Thủ tục cấp bản sao điện tử từ sổ gốc trên Cổng dịch vụ công như thế nào? Thời hạn cấp bản sao điện tử là bao lâu?

Nội dung chính

• Thế nào là cấp bản sao điện tử từ sổ gốc? Những ai có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc?
• Thủ tục cấp bản sao điện tử từ sổ gốc trên Cổng dịch vụ công ra sao?
• Thời hạn cấp bản sao điện tử từ sổ gốc là bao lâu?

Thế nào là cấp bản sao điện tử từ sổ gốc? Những ai có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về khái niệm "cấp bản sao từ sổ gốc" như sau:

“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

Theo đó có thể hiểu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao qua hình thức điện tử.

Về các chủ thể có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ số gốc, căn cứ quy định tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

Như vậy, các đối tượng có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm:

- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

Thủ tục cấp bản sao điện tử từ sổ gốc trên Cổng dịch vụ công? Thời hạn cấp bản sao điện tử là bao lâu? (Hình từ Intenet)

Thủ tục cấp bản sao điện tử từ sổ gốc trên Cổng dịch vụ công ra sao?

Căn cứ theo quy định tại Mục 2 Công văn 779/BTP-HTQTCT năm 2023 như sau:

Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp, thẩm quyền cấp, thời hạncấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 2, Điều 16, Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP. Quy trình cấp bản sao điện tử từ sổ gốc phải đảm bảo các quy định tại Chương II Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.

Tại khoản 2 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

Yêu cầu cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý

...

2. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu. Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc.

Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo đó, thủ tục cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP,

Cụ thể gồm các bước sau:

- Người yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính hoặc cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

- Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử cho người yêu cầu; nội dung bản sao điện tử phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

Thời hạn cấp bản sao điện tử từ sổ gốc là bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

...

4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

Dẫn chiếu đến Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được xác định như sau:

- Thực hiện ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu;

- Hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ;

- Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

Thời hạn nêu trên được kéo dài trong các trường hợp sau:

- Cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn:

Thời hạn được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.

- Chứng thực chữ ký;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch.