Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức phải không?

Nội dung chính

• Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì?
• Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức theo chỉ đạo mới nhất của Thủ tướng Chính phủ?
• Giấy tờ, tài liệu trong việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được quy định như thế nào?
• Những chủ thể nào hiện nay có trách nhiệm số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính?

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 01/2023/TT-VPCP có quy định số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.

Số hóa hồ sơ

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức theo chỉ đạo mới nhất của Thủ tướng Chính phủ?

Nhằm đẩy mạnh giải pháp cải cách và nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công phục vụ người dân và doanh nghiệp, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị 27/CT-TTg năm 2023 với nội dung chỉ đạo:

Để kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại, hạn chế, bất cập nêu trên và tiếp tục nâng cao hiệu quả cắt giảm, đơn giản hóa, tạo điều kiện thuận lợi trong giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công phục vụ người dân, doanh nghiệp, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu:

1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tập trung chỉ đạo và tổ chức thực hiện:

....

c) Thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo đúng quy định của Chính phủ tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và Nghị định số 107/2021/NĐ-CP, gắn việc số hóa với việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; 100% Ủy ban nhân dân cấp xã triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính; khẩn trương hoàn thành các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo đúng tiến độ, đồng thời kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

...

Như vậy, tại Chỉ thị 27/CT-TTg năm 2023 Thủ tướng Chính phủ đã chỉ đạo rõ việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính gắn với việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo đúng quy định pháp luật.

Giấy tờ, tài liệu trong việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP thì những loại giấy tờ, tài liệu sau thuộc phạm vi thực hiện số hóa:

(1) Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

+ Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

+ Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

+ Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

+ Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu trên và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

(2) Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

(3) Kết quả giải quyết của thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định 45/2020/NĐ-CP

Theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP thì những loại giấy tờ, tài liệu sau không thực hiện số hóa:

+ Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

+ Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định;

+ Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

+ Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Những chủ thể nào hiện nay có trách nhiệm số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính?

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Thông tư 01/2023/TT-VPCP thì những chủ thể có trách nhiệm thực hiện số hóa bao gồm:

+ Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính.

+ Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc trường hợp trên được giao thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.

+ Cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp cung ứng bưu chính công ích và các trường hợp khác được giao đảm nhận việc số hóa hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định 107/2021/NĐ-CP.