Thông tư 01/2023/TT-VPCP biện pháp thi hành số hóa hồ sơ kết quả giải quyết thủ tục hành chính

• Số hiệu: 01/2023/TT-VPCP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Văn phòng Chính phủ
• Người ký: Trần Văn Sơn
• Ngày ban hành: 05/04/2023

VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 01/2023/TT-VPCP	Hà Nội, ngày 05 tháng 4 năm 2023

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH MỘT SỐ NỘI DUNG VÀ BIỆN PHÁP THI HÀNH TRONG SỐ HÓA HỒ SƠ, KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ

Căn cứ Nghị định số 79/2022/NĐ-CP ngày 06 tháng 10 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính; Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;

Căn cứ Quyết định số 31/2021/QĐ-TTg ngày 11 tháng 10 năm 2021 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính;

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính; tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính; rà soát, đánh giá thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu xây dựng dịch vụ công trực tuyến theo các mức độ, chuẩn hóa danh mục dịch vụ công trực tuyến; quản lý Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh; tích hợp, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu trong thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công, thanh toán trực tuyến, số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.

2. Nhận dạng ký tự quang học (tiếng Anh là Optical Character Recognition, viết tắt là OCR) là công nghệ giúp chuyển đổi một hình ảnh văn bản thành định dạng văn bản hoặc ngôn ngữ thiết bị điện tử có thể đọc, lưu trữ.

3. Tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính là quá trình rà soát, đánh giá, thiết kế lại quy trình thực hiện thủ tục hành chính từ khâu tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả để tổ chức thực hiện trên môi trường điện tử bảo đảm tính hợp pháp, hợp lý, khả thi, hiệu quả dựa trên nguyên tắc lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân là thước đo chất lượng phục vụ của cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan có thẩm quyền.

4. Mã QR (mã phản hồi nhanh, tên tiếng Anh là Quick Response Code) hồ sơ thủ tục hành chính: là mã vạch hai chiều được sử dụng để tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ hoặc thanh toán hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

5. Ngân hàng, trung gian thanh toán là các ngân hàng, tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian thanh toán được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp phép đã kết nối, tích hợp, cung cấp dịch vụ thanh toán trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

6. Cơ quan thu là cơ quan ra quyết định thu phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính khác của thủ tục hành chính hoặc các khoản thu khác trong cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật.

7. Mã CITAD của đơn vị Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng nơi cơ quan thu mở tài khoản: là mã ngân hàng 8 số (mã CITAD) của đơn vị Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng nơi cơ quan thu mở tài khoản có tên trong quyết định xử phạt hoặc trong thông báo thu phí, lệ phí.

Chương II

SỐ HÓA HỒ SƠ, KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 4. Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

a) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

b) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

c) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

d) Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

2. Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

3. Kết quả giải quyết của thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

4. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu:

a) Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

b) Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại khoản 1 Điều này;

c) Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

d) Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Người có trách nhiệm thực hiện số hóa

Người có trách nhiệm thực hiện số hóa bao gồm:

1. Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính.

2. Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc khoản 1 Điều này được giao thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

3. Cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp cung ứng bưu chính công ích và các trường hợp khác được giao đảm nhận việc số hóa hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Điều 6. Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

1. Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.

2. Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.

Điều 7. Quy trình số hóa

Quy trình số hóa được thực hiện qua các bước:

1. Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.

2. Bóc tách dữ liệu.

3. Cấp mã kết quả số hóa.

4. Lưu kết quả số hóa.

Điều 8. Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử

1. Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.

2. Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

b) Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

c) Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

d) Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

đ) Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

e) Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Các trường hợp không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử:

a) Hồ sơ được nộp để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

b) Các tài liệu được nêu tại khoản 2 Điều 4 Thông tư này.

Điều 9. Bóc tách dữ liệu của giấy tờ

1. Việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì cán bộ, công chức, viên chức tự nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy. Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.

2. Dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:

a) Mã loại giấy tờ;

b) Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân).

Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;

c) Tên giấy tờ;

d) Số, ký hiệu giấy tờ;

đ) Ngày, tháng, năm cấp;

e) Cơ quan cấp giấy tờ;

g) Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;

h) Thời hạn có hiệu lực (nếu có);

i) Phạm vi có hiệu lực (nếu có);

k) Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

3. Trường hợp số hóa giấy tờ được nêu tại khoản 1, 2 Điều 4, nếu hồ sơ bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp theo quy định, người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu sau khi được bóc tách.

Khi thủ tục hành chính được xác định giải quyết thành công, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, bản sao chụp từng thành phần giấy tờ và dữ liệu đặc tả được ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

4. Trường hợp số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính được nêu tại khoản 3 Điều 4, người được giao nhiệm vụ số hóa thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản sao chụp kết quả giải quyết thủ tục hành chính và chuyển để ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Trường hợp phát hiện sai lệch thông tin trong quá trình số hóa thì thực hiện điều chỉnh, sửa đổi thông tin theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Điều 10. Cấp mã kết quả số hóa

1. Kết quả số hóa của giấy tờ được lưu theo mã số có cấu trúc sau: <mã định danh của tổ chức, cá nhân>.<mã loại giấy tờ>.<số, ký hiệu giấy tờ>.

2. Đối với giấy tờ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ được nêu tại khoản 1 Điều này là mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, trường hợp không có mã định danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu đặc tả được nêu tại điểm b khoản 2 Điều 9.

3. Đối với các giấy tờ khác không phải là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này được ghi theo cấu trúc <mã số thủ tục hành chính>.<mã loại giấy tờ theo quy định của bộ, ngành hoặc số thứ tự của giấy tờ trong thành phần hồ sơ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính>.

Điều 11. Lưu kết quả số hóa

1. Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ được người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính cập nhật, lưu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Trường hợp pháp luật chuyên ngành không quy định thì lưu tại Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính, là một bộ phận thuộc chức năng lưu giữ dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

2. Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ có đầy đủ thông tin mã định danh của tổ chức, cá nhân thì được hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

3. Sau khi kết quả số hóa giấy tờ đã được ký số cơ quan, lưu theo quy định tại khoản 1 Điều này và có giá trị pháp lý thì các dữ liệu đặc tả đã được bóc tách của giấy tờ có giá trị sử dụng như các thông tin trong giấy tờ được số hóa.

4. Các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính dạng giấy sau khi số hóa được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành và có giá trị xác minh cao nhất trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp.

5. Thời hạn lưu trữ điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.

Điều 12. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử

1. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử phải bảo đảm thể thức theo quy định của pháp luật chuyên ngành hoặc được chuyển từ bản giấy sang bản điện tử theo quy định tại Điều 25, 26, 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

2. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử phải được xử lý để bảo đảm đầy đủ các dữ liệu đặc tả được nêu tại khoản 2 Điều 9 Thông tư này và quy định về lưu trữ thông điệp điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

3. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử được lưu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành theo quy định của pháp luật chuyên ngành; đồng thời cung cấp thông tin đường dẫn kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ hoặc cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính.

Trường hợp chưa có Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử được lưu vào Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính, đồng thời hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ hoặc cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính.

Chương III

RÀ SOÁT, ĐÁNH GIÁ, TÁI CẤU TRÚC QUY TRÌNH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐỂ CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN

Điều 13. Các tiêu chí để cung cấp dịch vụ công trực tuyến trong thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử

1. Tiêu chí đối với dịch vụ công trực tuyến toàn trình trong thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

a) Công bố, công khai, cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh;

b) Tổ chức, cá nhân tải được các mẫu văn bản trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh;

c) Điền và gửi trực tuyến các mẫu đơn, tờ khai, áp dụng chữ ký số trong trường hợp có yêu cầu có chữ ký của tổ chức, cá nhân;

d) Hồ sơ được gửi toàn bộ qua môi trường điện tử;

đ) Thanh toán trực tuyến trên nền tảng thanh toán trực tuyến của Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh đối với các thủ tục hành chính có yêu cầu nộp phí, lệ phí hoặc các nghĩa vụ tài chính khác;

e) Trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường điện tử, quá trình thực hiện, giải quyết thủ tục hành chính không có quy định tổ chức, cá nhân phải nộp, xuất trình bản giấy để kiểm tra hoặc yêu cầu hiện diện tại cơ quan nhà nước hoặc thực hiện quy trình trước mặt cán bộ, công chức tiếp nhận, giải quyết; cơ quan nhà nước phải đi thẩm tra, xác minh tại hiện trường theo quy định của pháp luật;

g) Có kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử;

h) Trả kết quả được thực hiện trực tuyến hoặc qua bưu chính công ích, không yêu cầu tổ chức, cá nhân phải có mặt hoặc ký nhận trực tiếp khi nhận kết quả.

2. Tiêu chí đối với dịch vụ công trực tuyến một phần trong thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Dịch vụ công trực tuyến một phần trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử cho tổ chức, cá nhân là dịch vụ công trực tuyến không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của dịch vụ công trực tuyến toàn trình nhưng phải bảo đảm đáp ứng những tiêu chí quy định tại điểm a, b, c, d, g khoản 1 Điều này.

3. Đối với các dịch vụ công chỉ đáp ứng các tiêu chí quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều này được coi là dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến cho tổ chức, cá nhân, không được xác định là dịch vụ công trực tuyến trong thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

4. Từ kết quả rà soát, cơ quan, đơn vị thực hiện chức năng kiểm soát thủ tục hành chính tổng hợp kết quả, báo cáo người đứng đầu bộ, ngành, địa phương ra quyết định phê duyệt danh mục. Báo cáo bao gồm các nội dung:

a) Danh mục thủ tục hành chính, nhóm thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu triển khai tái cấu trúc quy trình, cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình hoặc một phần trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

b) Danh mục thủ tục hành chính, nhóm thủ tục hành chính chưa đáp ứng yêu cầu triển khai ngay việc tái cấu trúc quy trình, cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình hoặc một phần trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Các phương án đề xuất sửa đổi, bổ sung quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan trước khi thực hiện tái cấu trúc quy trình.

Điều 14. Trình tự thực hiện tái cấu trúc quy trình

Trình tự thực hiện tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính được thực hiện theo các bước quy định tại khoản 2 Điều 26 Quyết định số 31/2021/QĐ-TTg ngày 11 tháng 10 năm 2021 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế quản lý vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Điều 15. Tiêu chí lựa chọn thủ tục hành chính được thực hiện rà soát, đánh giá để cung cấp dịch vụ công trực tuyến

1. Sự phù hợp của quy định thủ tục hành chính cho phép thực hiện trên môi trường điện tử.

2. Số lượng đối tượng, tần suất thực hiện của từng thủ tục hành chính.

3. Khả năng kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính giữa các cơ quan trong quá trình xem xét, giải quyết thủ tục hành chính.

4. Tính hiệu quả của việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

Điều 16. Rà soát quy trình thực hiện thủ tục hành chính

1. Căn cứ trên danh mục thủ tục hành chính được phê duyệt, cơ quan, đơn vị thực hiện chức năng kiểm soát thủ tục hành chính phối hợp các cơ quan, đơn vị chuyên môn tiến hành rà soát quy trình thực hiện thủ tục hành chính theo hai loại là thủ tục hành chính đơn lẻ và nhóm thủ tục hành chính liên thông.

2. Việc rà soát quy trình thực hiện thủ tục hành chính dựa trên trình tự thực hiện của thủ tục hành chính hoặc nhóm thủ tục hành chính liên thông và trách nhiệm, nội dung công việc cụ thể cần thực hiện của từng cơ quan, đơn vị liên quan tham gia trong trình tự thực hiện.

3. Đối với thủ tục hành chính đơn lẻ, cơ quan rà soát quy trình xây dựng sơ đồ tổng thể qua các bước sau:

a) Nghiên cứu quy định thủ tục hành chính để xác định trình tự các bước cần thực hiện của thủ tục hành chính từ khi tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả giải quyết;

b) Xác định các cơ quan, đơn vị, cá nhân tham gia trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trả kết quả và trách nhiệm, nội dung cần thực hiện cụ thể;

c) Xây dựng và hoàn thiện sơ đồ.

4. Đối với nhóm thủ tục hành chính liên thông, cơ quan rà soát lập sơ đồ tổng thể qua các bước sau:

a) Xác định thứ tự và mối liên hệ giữa các thủ tục hành chính trong nhóm và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị đối với từng thủ tục hành chính;

b) Xác định trình tự thực hiện hiện tại của từng thủ tục hành chính đơn lẻ trong nhóm;

c) Xây dựng và hoàn thiện sơ đồ.

Điều 17. Đánh giá, tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính

1. Thực hiện tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính nhằm đạt được một hoặc một số kết quả sau:

a) Cắt giảm thủ tục hành chính không cần thiết;

b) Giảm đi lại, tiếp xúc trực tiếp của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính;

c) Giảm hồ sơ, giấy tờ cần cung cấp của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính;

d) Giảm các bước phải xử lý trực tiếp hoặc thủ công của cơ quan, đơn vị trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

2. Tiêu chí thực hiện tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính:

a) Khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu và số hóa hồ sơ, giấy tờ;

b) Khả năng liên thông điện tử giữa các cơ quan trong quá trình xem xét, giải quyết thủ tục hành chính;

c) Hiệu quả của việc xây dựng hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến;

d) Hiệu năng đáp ứng của hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

3. Cách thức thực hiện tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính:

a) Xác định các hệ thống, cơ sở dữ liệu liên quan đến quá trình thực hiện thủ tục hành chính và khả năng kết nối, chia sẻ, khai thác dữ liệu;

b) Đánh giá cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, thành phần hồ sơ, quy trình, trình tự thực hiện thủ tục hành chính theo các tiêu chí tái cấu trúc;

c) Xây dựng sơ đồ quy trình điện tử.

4. Việc rà soát, chuẩn hóa mẫu đơn, tờ khai thiết lập biểu mẫu tương tác được thực hiện theo quy định tại Chương IV Thông tư này.

5. Tùy thuộc theo yêu cầu, việc tái cấu trúc quy trình được thực hiện theo từng thủ tục hành chính hoặc theo nhóm thủ tục hành chính liên thông. Trên cơ sở kết quả tái cấu trúc, cơ quan chủ trì rà soát, đánh giá tiến hành hoàn thiện quy trình điện tử sau khi tái cấu trúc quy trình để cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Trong trường hợp cần thiết, cơ quan chủ trì rà soát tổng hợp, đề xuất hoặc thực hiện theo thẩm quyền việc sửa đổi, bổ sung các quy định tại văn bản quy phạm pháp luật để hoàn thiện cơ sở pháp lý đáp ứng tối đa các kết quả tại khoản 1 Điều này khi cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

Điều 18. Tính toán chi phí tiết kiệm

Trên cơ sở phương án tái cấu trúc quy trình, cơ quan, đơn vị chủ trì rà soát, tính toán chi phí tiết kiệm trên cơ sở các nội dung đã được cắt giảm, đơn giản hóa theo quy định về kiểm soát thủ tục hành chính.

Điều 19. Xây dựng hoặc hoàn thiện hệ thống, tích hợp, kiểm thử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến

1. Trên cơ sở kết quả rà soát, xây dựng phương án tái cấu trúc, cơ quan chủ trì rà soát, trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt và công bố để cung cấp hoặc hoàn thiện dịch vụ công trực tuyến.

2. Thực hiện tích hợp, kiểm thử, cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Khuyến khích quá trình kiểm thử có sự tham gia của các đối tượng thực hiện thủ tục hành chính.

Điều 20. Kiểm thử dịch vụ công trực tuyến tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

1. Kiểm tra dịch vụ công trực tuyến đã khai báo trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và yêu cầu công khai.

Công chức cơ quan, đơn vị thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính tại bộ, ngành, địa phương sử dụng tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để kiểm tra dịch vụ công trực tuyến đã khai báo trên Cổng Dịch vụ công quốc gia trong mục tra cứu danh mục dịch vụ công; kiểm tra các thông tin và đề nghị công khai dịch vụ công hiển thị trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để thực hiện kiểm thử. Trường hợp thông tin không chính xác phải đề nghị cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa lại đầy đủ, chính xác trước khi đề nghị công khai.

Các thông tin cần kiểm tra bao gồm: Tên Dịch vụ công; mã thủ tục hành chính bảo đảm chính xác với loại dịch vụ công khai báo; cấp thực hiện; các cơ quan, đơn vị thực hiện; đường dẫn tới dịch vụ công; mức độ áp dụng.

2. Thực hiện kiểm thử dịch vụ công trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Sau khi dịch vụ công trực tuyến được hiển thị công khai trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ khi công khai, dịch vụ công trực tuyến phải được bộ, ngành, địa phương kiểm thử với vai trò của đối tượng thực hiện dịch vụ và gửi tổng hợp kết quả kiểm thử trên hệ thống quản trị của Cổng Dịch vụ công quốc gia tại trang quản trị có địa chỉ: quantri.dichvucong.gov.vn.

Nội dung kiểm thử bao gồm:

a) Kiểm tra cơ chế đăng nhập một lần từ Cổng Dịch vụ công quốc gia tới hệ thống cung cấp dịch vụ công;

b) Thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến. Trường hợp quá trình nộp phát hiện có bước không thực hiện được hoặc hồ sơ, giấy tờ ghi chưa chính xác theo nội dung công bố, công khai thủ tục hành chính thì đề nghị kiểm tra, điều chỉnh lại;

c) Kiểm tra tích hợp thanh toán trực tuyến đối với dịch vụ công cho phép thanh toán trực tuyến, gồm: Tính thông suốt về mặt kỹ thuật đối với quy trình thanh toán; phương thức thanh toán đã tích hợp, sử dụng Hệ thống thanh toán trực tuyến của Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Đối với dịch vụ công trực tuyến đăng ký mức độ toàn trình có yêu cầu nộp nghĩa vụ tài chính nhưng chưa cho phép thanh toán trực tuyến thì đề nghị rà soát, tích hợp thanh toán trực tuyến để bảo đảm đáp ứng đúng yêu cầu về chất lượng của dịch vụ công mức độ toàn trình;

d) Kiểm tra việc xử lý hồ sơ trực tuyến, việc đồng bộ trạng thái hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử. Sau khi nộp hồ sơ thành công, hồ sơ phải được kiểm tra tính thông suốt trong luân chuyển, thao tác nghiệp vụ xử lý hồ sơ giữa các cơ quan, đơn vị, bộ phận và việc đồng bộ trạng thái xử lý hồ sơ theo từng bước thực hiện trong quy trình nội bộ, điện tử với Cổng Dịch vụ công quốc gia. Trường hợp kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử chứa chữ ký số, việc ký và hiển thị chữ ký số phù hợp quy định của Luật Giao dịch điện tử và quy định của pháp luật chuyên ngành;

đ) Tổng hợp kết quả kiểm thử.

Sau khi hoàn thành việc kiểm thử, bộ, ngành, địa phương tổng hợp kết quả kiểm thử và gửi mã hồ sơ, dịch vụ công đã kiểm thử trên hệ thống quản trị của Cổng Dịch vụ công quốc gia để hệ thống kiểm tra kết quả thực hiện.

3. Sau 05 ngày làm việc kể từ ngày công khai để kiểm thử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia mà bộ, ngành, địa phương không thực hiện kiểm thử và không gửi kết quả kiểm thử theo quy định thì hệ thống sẽ thực hiện tự động dừng công khai các dịch vụ công trực tuyến đã đăng ký.

Chương IV

RÀ SOÁT, CHUẨN HÓA MẪU ĐƠN, TỜ KHAI THIẾT LẬP BIỂU MẪU ĐIỆN TỬ TƯƠNG TÁC

Điều 21. Rà soát, chuẩn hóa mẫu đơn, tờ khai

1. Bộ, cơ quan, địa phương thực hiện rà soát mẫu đơn, tờ khai theo Kế hoạch rà soát, đánh giá thủ tục hành chính hàng năm và trọng tâm quy định tại Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31 tháng 10 năm 2017 hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính.

2. Yêu cầu đối với mẫu đơn, tờ khai.

a) Thủ tục hành chính có quy định đơn, tờ khai thì đơn, tờ khai phải được mẫu hóa;

b) Mẫu đơn, tờ khai bảo đảm hợp lý, từng nội dung thông tin tại mẫu đơn, tờ khai rõ ràng, ngắn gọn, thực sự cần thiết cho việc giải quyết thủ tục hành chính, tăng tính chịu trách nhiệm của cá nhân, tổ chức đối với những nội dung tại đơn, tờ khai;

c) Trong trường hợp đơn, tờ khai cần phải có xác nhận của cơ quan, người có thẩm quyền thì quy định rõ cơ quan, người có thẩm quyền xác nhận và nội dung xác nhận.

3. Thực hiện rà soát mẫu đơn, tờ khai.

a) Rà soát nội dung thông tin trong mẫu đơn, tờ khai theo quy định của thủ tục hành chính;

b) Rà soát, đánh giá sự cần thiết của thông tin, nội dung và thẩm quyền xác nhận và khả năng chia sẻ dữ liệu để hỗ trợ điền, xác nhận tự động thông tin vào mẫu đơn, tờ khai từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, thiết lập sơ đồ mối quan hệ các trường thông tin của mẫu đơn, tờ khai;

c) Trường hợp phát hiện các trường thông tin, nội dung yêu cầu xác nhận trong mẫu đơn, tờ khai không cần thiết, bộ, ngành, địa phương sửa đổi theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi theo quy định;

d) Rà soát mối quan hệ giữa thành phần hồ sơ với các thông tin trong mẫu đơn, tờ khai.

Trường hợp thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó, có thể tra cứu, khai thác trên các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân thì bộ, ngành, địa phương sửa đổi theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi thủ tục hành chính theo hướng cắt giảm thành phần hồ sơ, đồng thời bổ sung thông tin cơ bản về thành phần hồ sơ tại mẫu đơn, tờ khai để hỗ trợ tra cứu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Thông tin cơ bản về thành phần hồ sơ bao gồm: tên loại giấy tờ; mã định danh của tổ chức, cá nhân được cấp giấy tờ; số ký hiệu giấy tờ; cơ quan cấp và thời gian cấp. Trường hợp số ký hiệu giấy tờ đã thể hiện đầy đủ thông tin cơ quan và thời gian cấp thì không thể hiện nội dung này tại mẫu đơn, tờ khai.

Điều 22. Biểu mẫu điện tử tương tác

1. Trách nhiệm cung cấp biểu mẫu điện tử tương tác.

a) Bộ, cơ quan ngang bộ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam xây dựng và cung cấp biểu mẫu điện tử tương tác đối với các dịch vụ công trực tuyến để giải quyết thủ tục hành chính: thuộc phạm vi giải quyết của bộ, cơ quan; được cấp có thẩm quyền giao xây dựng giải pháp cung cấp tập trung trên toàn quốc; nhóm thủ tục hành chính có liên quan đến nhau thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của nhiều bộ, cơ quan;

b) Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương xây dựng và thực hiện giải pháp cung cấp biểu mẫu điện tử tương tác đối với các dịch vụ công trực tuyến để giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết của địa phương hoặc nhóm thủ tục hành chính liên thông được thực hiện thí điểm tại địa phương, trừ những thủ tục hành chính được nêu tại điểm a khoản này.

2. Quy trình thiết lập biểu mẫu tương tác.

a) Trên cơ sở kết quả rà soát mẫu đơn, tờ khai, xây dựng các biểu mẫu điện tử tương tác cho từng dịch vụ công trực tuyến đáp ứng yêu cầu đơn giản, thuận lợi, tối đa hóa việc khai thác dữ liệu để điền, xác nhận tự động, có khả năng tái sử dụng dữ liệu của biểu mẫu.

Định dạng thông tin cơ bản của biểu mẫu điện tử tương tác bao gồm: Mã số mẫu đơn, tờ khai; mã định danh của tổ chức, cá nhân; các thông tin cơ bản về tổ chức, cá nhân; các thông tin khác nếu có. Khuyến khích việc định dạng thông tin của biểu mẫu điện tử tương tác đáp ứng tối đa yêu cầu bóc tách, số hóa dữ liệu theo quy định tại Điều 9 Thông tư này;

b) Biểu mẫu điện tử tương tác bao gồm các phần: Nội dung thông tin của mẫu đơn, tờ khai theo quy định của thủ tục hành chính; thông tin bổ sung để hỗ trợ tìm kiếm, tích hợp hoặc đăng tải thành phần hồ sơ.

Trường hợp thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính chưa được cắt giảm, đơn giản hóa, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương xây dựng biểu mẫu điện tử tương tác theo hướng cho phép tổ chức, cá nhân tìm kiếm thành phần hồ sơ trong Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân hoặc tìm kiếm thông qua kết nối, tích hợp với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành;

c) Kiểm thử và sử dụng biểu mẫu điện tử tương tác được thực hiện cùng với việc kiểm thử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

3. Biểu mẫu điện tử tương tác đáp ứng các yêu cầu tối thiểu sau:

a) Định dạng thông tin phải tuân thủ quy định dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và tích hợp từ các cơ sở dữ liệu này.

b) Mã số biểu mẫu xác định theo cấu trúc: <mã số thủ tục hành chính>.<ký hiệu mẫu đơn, tờ khai>.

Mã số thủ tục hành chính được áp dụng thống nhất theo mã được cấp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.

Ký hiệu mẫu đơn tờ khai được thực hiện theo quy định của thủ tục hành chính.

c) Cho phép điền, xác nhận tự động các thông tin, dữ liệu đã được số hóa, chia sẻ.

d) Cho phép tổ chức, cá nhân ký số trong trường hợp dịch vụ công trực tuyến có yêu cầu.

đ) Việc xuất bản biểu mẫu điện tử tương tác phải bảo đảm thống nhất với yêu cầu về thể thức của mẫu đơn, tờ khai thủ tục hành chính theo quy định.

Chương V

CHIA SẺ DỮ LIỆU GIỮA HỆ THỐNG THÔNG TIN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP BỘ, CẤP TỈNH VÀ CỔNG DỊCH VỤ CÔNG QUỐC GIA

Điều 23. Yêu cầu nghiệp vụ đối với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh

Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh được hợp nhất, nâng cấp từ Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ sau:

1. Cung cấp thông tin về thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến.

2. Xác thực người dùng theo phương thức tích hợp với hệ thống xác thực của Cổng Dịch vụ công quốc gia.

3. Tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công trực tuyến mức độ toàn trình hoặc một phần do tổ chức, cá nhân thực hiện trên Hệ thống hoặc qua kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia.

4. Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận từ Bộ phận Một cửa, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh; tự động sinh mã số hồ sơ thủ tục hành chính, mã giấy tờ số hóa để theo dõi việc xử lý hồ sơ, trả kết quả trên cơ sở ghi nhận từng bước thực hiện của quá trình theo thời gian thực và lưu trữ thông tin lịch sử của việc giải quyết thủ tục hành chính.

5. Tra cứu thông tin theo các mức độ xác thực:

a) Mức độ không đòi hỏi xác thực: Các thông tin về mã số hồ sơ thủ tục hành chính và mức độ hoàn thành việc giải quyết thủ tục hành chính;

b) Mức độ đã được xác thực: Cung cấp thông tin trạng thái giải quyết thủ tục hành chính của người dùng đến cấp độ phòng, ban chuyên môn; tình hình, kết quả giải quyết phản ánh, kiến nghị của người dùng; các thông tin, hồ sơ điện tử của người dùng đã cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

6. Hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính.

7. Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp về giải quyết thủ tục hành chính.

8. Đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính, việc giải quyết phản ánh, kiến nghị của cơ quan nhà nước theo kết quả tiếp nhận, giải quyết hồ sơ được Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh ghi nhận.

9. Công khai tình trạng giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp tình trạng giải quyết thủ tục hành chính cho Cổng Dịch vụ công quốc gia để công khai theo quy định của pháp luật.

10. Lưu giữ dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính tại Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính, bao gồm các dữ liệu về:

a) Hồ sơ tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính;

b) Thông tin lịch sử của việc giải quyết thủ tục hành chính;

c) Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ giải quyết thủ tục hành chính do bộ, cơ quan, địa phương tự thực hiện;

d) Kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương chủ quản hệ thống trong trường hợp kết quả này không được lưu vào cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành;

đ) Kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trong trường hợp địa phương tự thực hiện;

e) Thông tin dạng đường dẫn đối với các dữ liệu liên quan đến tổ chức, cá nhân có tài khoản trên hệ thống được lưu tại các Cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

11. Cung cấp Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân theo tài khoản để hỗ trợ tổ chức, cá nhân theo dõi, quản lý, lưu giữ thông tin, dữ liệu điện tử liên quan đến giao dịch hành chính của tổ chức, cá nhân đó.

12. Thống kê, tổng hợp tình hình cung cấp, giải quyết thủ tục hành chính.

13. Xuất bản dữ liệu, chuyển đổi hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử sang hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản giấy phục vụ cho việc lưu, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc cung cấp cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật.

14. Kết nối, tích hợp, chia sẻ thông tin theo các yêu cầu được quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 12 của Điều này với Cổng Dịch vụ công quốc gia.

15. Kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành nhằm hỗ trợ việc giải quyết thủ tục hành chính, trích xuất dữ liệu kết quả giải quyết thủ tục hành chính là văn bản điện tử.

16. Kết nối, tích hợp với Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia để cung cấp thông tin về tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong kỳ báo cáo.

17. Kết nối, chia sẻ dữ liệu khoản thu với Hệ thống thông tin của Kho bạc Nhà nước, Thuế để thực hiện thanh toán trực tuyến phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính trong thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công.

18. Các yêu cầu nghiệp vụ khác theo quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Điều 24. Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh

1. Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân là cách thức tổ chức dữ liệu, quản lý, lưu giữ dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, với giao diện hiển thị giúp quản lý dữ liệu điện tử của từng tổ chức, cá nhân theo tài khoản sử dụng.

2. Các dữ liệu được thể hiện trong Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, bao gồm:

a) Dữ liệu về thông tin người làm thủ tục, chủ sở hữu hồ sơ, lưu trữ dưới dạng dữ liệu đặc tả để định danh chủ hồ sơ như: Chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân (đối với cá nhân) hoặc số hộ chiếu (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài, Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp);

b) Dữ liệu hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công đã được tiếp nhận và xử lý thành công;

c) Dữ liệu về tiến trình, lịch sử xử lý, nội dung, tệp tin trong quá trình xử lý hồ sơ;

d) Kết quả hoặc đường dẫn kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử;

đ) Kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính;

e) Các dữ liệu đặc tả khác của giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa;

g) Tệp tin do tổ chức, cá nhân có chữ ký số chủ động cập nhật.

3. Việc phân quyền truy cập, khai thác dữ liệu của tổ chức, cá nhân thực hiện theo quy chế hoạt động của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Các dữ liệu của tổ chức, cá nhân được hiển thị phù hợp với mức độ phân quyền khai thác dữ liệu để bảo đảm nguyên tắc về bảo vệ bí mật đời tư, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định về trách nhiệm, các hành vi không được làm trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Điều 25. Kết nối, chia sẻ kết quả số hóa giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Cổng Dịch vụ công quốc gia

1. Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia như sau:

a) Các kết quả số hóa được đồng bộ gồm: Kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương; kết quả số hóa thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thành công; bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính được bộ, cơ quan, địa phương thực hiện; các thông tin khác (nếu có);

b) Việc đồng bộ phải bảo đảm các trường thông tin, dữ liệu sau: Mã số giấy tờ; tên giấy tờ; tệp tin đính kèm hoặc đường dẫn đến tệp tin; các dữ liệu đặc tả khác theo mức độ quản lý, giải quyết thủ tục hành chính và cung cấp dịch vụ công;

c) Việc đồng bộ kết quả số hóa được thực hiện theo thời gian thực.

2. Cổng Dịch vụ công quốc gia chia sẻ với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính:

a) Đồng bộ danh mục kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh theo yêu cầu của bộ, ngành, địa phương;

b) Chia sẻ dữ liệu về giấy tờ cho Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh trong trường hợp bộ, cơ quan, địa phương yêu cầu kiểm tra để giải quyết thủ tục hành chính. Căn cứ mã giấy tờ số hóa do bộ, cơ quan, địa phương cung cấp, Cổng Dịch vụ công quốc gia chia sẻ: Mã số giấy tờ, tên giấy tờ, tệp tin đính kèm hoặc đường dẫn đến tệp tin;

c) Việc đồng bộ được thực hiện tự động theo tần suất phù hợp với năng lực của Cổng Dịch vụ công quốc gia và thực hiện đồng bộ theo yêu cầu tại thời điểm tổ chức, cá nhân kiểm tra phục vụ tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến.

3. Việc tái sử dụng kết quả số hóa được thực hiện theo thứ tự ưu tiên như sau:

a) Khai thác từ Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền phạm vi quản lý của chính bộ, cơ quan, địa phương;

b) Khai thác từ các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu có kết nối song phương với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh;

c) Khai thác từ dữ liệu được chia sẻ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Điều 26. Áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính

1. Việc áp dụng cung cấp mã QR trong tiếp nhận thủ tục hành chính phải bảo đảm theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7322:2009 (ISO/IEC 18004:2006) về Công nghệ thông tin - Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động - Yêu cầu kỹ thuật đối với mã hình QR code 2005.

2. Mã QR được in ở góc trên bên trái của các giấy tờ được xuất bản từ dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cho tổ chức, cá nhân cung cấp các dữ liệu tối thiểu sau:

a) Mã số hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính;

b) Mã thủ tục hành chính;

c) Mã định danh của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính;

d) Tên giấy tờ được xuất bản;

đ) Tên hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu;

e) Thời điểm xuất bản;

g) Trường hợp là Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về ngày hẹn trả kết quả;

h) Trường hợp là Kết quả giải quyết thủ tục hành chính, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về thời hạn, phạm vi có hiệu lực (nếu có).

Điều 27. Dữ liệu khoản thu

1. Các cơ quan thu phải bảo đảm thông tin định danh khoản thu cụ thể như sau:

a) Mã định danh khoản thu được xác định bằng mã số hồ sơ thủ tục hành chính hoặc số quyết định đối với khoản thu khác do cơ quan giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công cấp, bảo đảm tính duy nhất trên toàn quốc;

b) Mã cơ quan thu: Mã định danh điện tử cơ quan do bộ, ngành, địa phương cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính;

c) Tên cơ quan thu;

d) Mã thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính;

đ) Mã phí hoặc mã lệ phí hoặc mã loại hình thu phạt xử lý vi phạm hành chính thực hiện theo quy định danh mục mà phí, lệ phí, xử lý vi phạm hành chính của Kho bạc Nhà nước.

Trường hợp chưa có mã phí, lệ phí thì thay thế bằng Mã loại giao dịch thanh toán quy định tại khoản 4 Điều này.

e) Số tiền phải thu;

g) Loại tiền phải thu;

h) Tên cá nhân, tổ chức có nghĩa vụ tài chính;

i) Thời hạn nộp tiền (nếu có);

k) Mã số thuế của cá nhân, tổ chức có nghĩa vụ tài chính (nếu có);

l) Mã CITAD;

m) Số tài khoản của cơ quan thu tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng;

n) Tên tài khoản của cơ quan thu;

o) Nội dung thông tin khác theo quy định của ngành, lĩnh vực.

2. Chứng từ thanh toán

Chứng từ thanh toán của ngân hàng, trung gian thanh toán tạo lập trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công hoặc các khoản thu khác qua Cổng Dịch vụ công quốc gia bao gồm đầy đủ các thông tin quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Khi lập lệnh thanh toán chuyển số tiền đã thu về phí, lệ phí, xử phạt vi phạm hành chính để chuyển tiền về tài khoản chuyên thu phí, lệ phí của tổ chức thu phí, lệ phí mở tại tổ chức tín dụng hoặc tài khoản phí chờ nộp ngân sách của tổ chức thu phí mở tại Kho bạc Nhà nước hoặc vào ngân sách nhà nước, các Ngân hàng, trung gian thanh toán bảo đảm trường “Nội dung” của lệnh thanh toán theo cấu trúc như sau:

<Mã giao dịch>+<Mã định danh khoản thu>+<Mã CITAD>+<Mã Thủ tục hành chính>+<Mã cơ quan thu>+<Số tiền>+<Mã phí/lệ phí/xử phạt vi phạm hành chính>

4. Cổng Dịch vụ công quốc gia cấp tự động mã giao dịch theo định dạng:

G22.99.X-YYMMDDZZZZZZ.

Trong đó, G22.99.X là Mã loại giao dịch thanh toán, bao gồm: G22.99.1: Thu phạt; G22.99.2: Thu phí, lệ phí thủ tục hành chính; G22.99.3: Thu thuế; G22.99.4: Thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; G22.99.5: Thanh toán tiền điện; G22.99.6: Thanh toán viện phí; G22.99.7: Thu tạm ứng án phí; G22.99.8: Thanh toán học phí và các loại giao dịch thanh toán khác.

YYMMDD là số thể hiện năm, tháng, ngày phát sinh giao dịch.

ZZZZZZ là số thứ tự giao dịch trong ngày.

Danh mục mã loại giao dịch thanh toán qua hệ thống thanh toán trực tuyến của Cổng Dịch vụ công quốc gia được thực hiện thống nhất theo hướng dẫn tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối, tích hợp với hệ thống thanh toán trực tuyến của Cổng Dịch vụ công quốc gia khi phát triển các dịch vụ công mới.

5. Khuyến khích các hình thức thu khác sử dụng mã giao dịch thống nhất do Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công sinh ra theo cấu trúc <Mã định danh điện tử cơ quan thu>.X- YYMMDDZZZZZZ.

6. Việc thanh toán điện tử giữa ngân hàng thương mại hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán đến tài khoản thụ hưởng của cơ quan, đơn vị cung cấp dịch vụ công mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước đối với phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính khác trong thực hiện thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Nghị định số 107/2021/NĐ-CP hoặc pháp luật chuyên ngành.

Điều 28. Cập nhật thông tin giao dịch, chứng từ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính

1. Ngân hàng, trung gian thanh toán cập nhật đầy đủ, kịp thời trạng thái giao dịch thanh toán trên Cổng Dịch vụ công quốc gia phục vụ công tác quản trị, rà soát, đối chiếu và hỗ trợ hạch toán giao dịch thanh toán trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

a) Trạng thái giao dịch bao gồm: khởi tạo, khởi tạo thất bại, đang xử lý, thanh toán thất bại, thanh toán thành công, giao dịch thất bại, giao dịch thành công;

b) Trạng thái hạch toán gồm: thành công, thất bại.

2. Ngân hàng, trung gian thanh toán rà soát các giao dịch thanh toán ở trạng thái “Đang xử lý” đến ngày T-1 (ngày trước ngày rà soát); bảo đảm việc đồng bộ, cập nhật trạng thái kết thúc giao dịch (thành công hoặc thất bại) trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

3. Các bộ, ngành, địa phương thường xuyên rà soát, đối chiếu các trạng thái giao dịch thanh toán, trạng thái hạch toán thông qua tài khoản được phân quyền theo dõi, tra soát dữ liệu thanh toán trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Trường hợp, giao dịch thanh toán qua Hệ thống thanh toán của Cổng Dịch vụ công quốc gia được ghi nhận là đã thực hiện thành công, nhưng chứng từ điện tử chưa được đồng bộ về Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, bộ, ngành, địa phương sử dụng tài khoản quản trị thực hiện gửi yêu cầu phối hợp xử lý đồng bộ chứng từ điện tử tới ngân hàng và trung gian thanh toán. Khi hoàn thành việc xử lý, cập nhật trạng thái “Đã nhận chứng từ” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

4. Bộ, ngành, địa phương đồng bộ trạng thái “Đã nhận tiền” khi giao dịch thanh toán qua Cổng Dịch vụ công quốc gia được hạch toán về tài khoản thụ hưởng của cơ quan thu đặt tại ngân hàng thương mại.

Kho bạc Nhà nước đồng bộ trạng thái “Tiền đã về Kho bạc Nhà nước” khi giao dịch thanh toán qua Cổng Dịch vụ công quốc gia được hạch toán về tài khoản tại Kho bạc Nhà nước.

Điều 29. Rà soát, đối chiếu và hỗ trợ hạch toán giao dịch thanh toán trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

1. Chuyển tiền không thành công về tài khoản của cơ quan thu.

Các ngân hàng, trung gian thanh toán không hoàn tiền cho khách hàng trong trường hợp giao dịch thành công, đã có chứng từ điện tử gửi Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, trừ trong trường hợp được sự đồng ý của cơ quan thu.

Trên cơ sở các khoản thu chưa hạch toán được vào tài khoản của cơ quan thu tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng, cơ quan thu có trách nhiệm rà soát, gửi yêu cầu tới các ngân hàng, trung gian thanh toán. Trong vòng 01 ngày làm việc, ngân hàng, trung gian thanh toán tiếp nhận yêu cầu, phản hồi thông tin, có phương án xử lý để hạch toán về tài khoản của cơ quan thu.

2. Trường hợp việc hạch toán không thành công do thông tin hạch toán của cơ quan thu không chính xác do ngân hàng, trung gian thanh toán phát hiện, cung cấp thông tin, cơ quan thu có trách nhiệm làm việc với ngân hàng, trung gian thanh toán thực hiện cập nhật, điều chỉnh trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh; đồng thời, gửi thông tin yêu cầu hạch toán cho ngân hàng, trung gian thanh toán để thực hiện hạch toán về tài khoản của cơ quan thu.

Điều 30. Hoàn trả đối với các khoản thu phí, lệ phí, thu phạt

1. Khi người dân có yêu cầu hoàn trả số tiền đã nộp nhầm, nộp thừa, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đề nghị hoàn trả theo quy định.

2. Việc thực hiện đề nghị hoàn trả đối với giao dịch thanh toán các khoản thu phí, lệ phí, thu phạt đã được hạch toán vào tài khoản cơ quan thu tại Kho bạc Nhà nước trên Cổng Dịch vụ công quốc gia như sau:

a) Cán bộ được phân quyền “Lập chứng từ hoàn trả các khoản thu ngân sách nhà nước” thực hiện việc lập chứng từ tại chức năng quản trị đối với mã giao dịch thanh toán trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền gửi chứng từ hoàn sang Kho bạc Nhà nước thì sử dụng mẫu chứng từ hoàn trả theo quy định của Bộ Tài chính;

b) Cán bộ được phân quyền “Phê duyệt chứng từ hoàn trả các khoản thu ngân sách nhà nước” phê duyệt chứng từ tại chức năng quản trị;

c) Chuyển lệnh hoàn trả sang Kho bạc Nhà nước. Cán bộ được phân công lập chứng từ, phê duyệt, theo dõi tình hình, kết quả xử lý của Kho bạc Nhà nước trên chức năng quản trị của Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 31. Trách nhiệm thi hành

1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

2. Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này.

Điều 32. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 25 tháng 5 năm 2023, việc thực hiện điểm đ khoản 1 Điều 27 Thông tư này được triển khai thực hiện thống nhất từ ngày 01 tháng 01 năm 2024.

2. Việc đánh giá chất lượng giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 766/QĐ-TTg ngày 23 tháng 6 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Bộ chỉ số chỉ đạo điều hành và đánh giá chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công theo thời gian thực trên môi trường điện tử.

Bãi bỏ các quy định về rà soát, đánh giá sự phù hợp của thủ tục hành chính và các quy định có liên quan đến thủ tục hành chính với triển khai dịch vụ công trực tuyến quy định tại điểm i khoản 2 Điều 25, khoản 2 Điều 28 Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31 tháng 10 năm 2017 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính; bãi bỏ các Điều 13, 14, 15, 17, 21, khoản 2 Điều 16 Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

4. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Văn phòng Chính phủ để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung./.

Nơi nhận: - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán nhà nước; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: VT, KSTT (2b)TM.

BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM Trần Văn Sơn

Tiếng Anh (English)

GOVERNMENT OFFICE OF VIETNAM -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 01/2023/TT-VPCP	Hanoi, April 05, 2023

CIRCULAR

Providing for certain contents of and measures for administrative procedure result and document digitization and administRative procedures by electronic means

Pursuant to Decree No. 79/2022/ND-CP dated October 06, 2022 of the Government on functions, tasks, powers and organizational structure of the Government Office of Vietnam;

Pursuant to Decree No. 63/2010/ND-CP dated June 08, 2010 of the Government on control of administrative procedures; Decree No. 92/2017/ND-CP dated August 07, 2017 of the Government on amendments to certain Articles of Decrees related to control of administrative procedures;

Pursuant to Decree No. 61/2018/ND-CP dated April 23, 2018 of the Government on implementation of single-window system and interlinked single-window system for handling administrative procedures and Decree No. 107/2021/ND-CP dated December 06, 2021 of the Government providing amendments to Decree No. 61/2018/ND-CP;

Pursuant to Decree No. 45/2020/ND-CP dated August 08, 2020 of the Government on administrative procedures by electronic means;

Pursuant to Decree No. 42/2022/ND-CP dated June 24, 2022 of the Government on online information and public service provision by regulatory bodies;

Pursuant to Decision No. 31/2021/QD-TTg dated October 11, 2021 of the Prime Minister promulgating Regulations on management, operation and use of the National Public Service Portal;

...

...

...

The Minister, Head of Government Office of Vietnam promulgates a Circular providing for certain contents of and measures for administrative procedure result and document digitization and administrative procedures by electronic means.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Circular provides for certain contents of and measures for digitizing administrative procedure results and documents; restructuring administrative procedure; reviewing, assessing administrative procedures meeting requirements for operation of online public services at various levels, standardization of online public service lists; managing ministerial and provincial administrative procedure information systems; data integration, sharing and synchronization in administrative procedures by electronic means.

Article 2. Regulated entities

This Circular applies to agencies, organizations and individuals involving in administrative procedures, public service provision, online payment and administrative procedure result and document digitization.

Article 3. Definitions

For the purposes of this Circular, the terms below shall be construed as follows:

...

...

...

2. “optical character recognition (OCR)” means a technology that converts an image of text into a machine-readable text format.

3. “administrative procedure restructuring” means the process of reviewing, re-assessing and re-designing administrative procedures from receipt, handling and return of results to organize implementation thereof by electronic means in a manner that the legality, conformability, practicability and efficiency are ensured on the principle that the satisfaction of organization and individuals will be the benchmark for quality of services provided by officials, public employees and competent authorities.

4. “Quick Response Code (QR code) of an administrative procedure dossier” means a 2D bar code that is used to track the status of document processing or online payment on National Public Service Portal or ministerial and provincial administrative procedure information systems.

5. “banks and payment service providers" are intermediary payment service providers and banks which are licensed by the State Bank of Vietnam and have connected, integrated and provided online payment services via National Public Service Portal.

6. “collecting agency" is the agency that issues a decision on collection of fees, charges and other financial obligations of administrative procedures or other revenues from service provision to organizations and individuals as prescribed by law.

7. “CITAD code” of a unit of Vietnam State Treasury or a bank where the collecting agency opens an account means a bank code which consists of 8 digits (CITAD code) of a unit of Vietnam State Treasury or a bank where the collecting agency opens an account listed in penalty decisions or notification of fee and charge collection.

Chapter II

ADMINISTRATIVE PROCEDURE RESULT AND DOCUMENT DIGITIZATION

Article 4. Documents to be digitized

...

...

...

a) Documents which are administrative procedure results given previously;

b) Documents to be digitized as prescribed by relevant laws;

c) Documents that need digitization at the request of managers and classified in Decisions of the Minister, Heads of ministerial agencies, Governmental agencies, Presidents of the provincial People’s Committees;

d) Documents other than those prescribed in Points a, b and c of this Clause and are digitized at the request of organizations and individuals during administrative processes.

The above-mentioned documents shall be submitted as originals, certified true electronic copies extracted from the master register, certified true electronic copies of originals; electronic photocopies with originals to be compared during administrative processes.

2. Results of verification and response to agencies and units participating during administrative processes, unless otherwise provided for by specialized laws.

3. Administrative procedure results which are still effective as prescribed in Article 25 of Decree No. 45/2020/ND-CP dated August 08, 2020 on administrative procedures by electronic means.

4. The following documents shall not be digitized:

a) Documents which have been shared in the form of data by national database, specialized database, National Public Service Portal and Ministerial and provincial administrative procedure information systems and have legal values;

...

...

...

c) Documents that only need to be presented when submitting administrative procedure dossiers;

d) Other classified documents according to regulations of law.

Article 5. Persons responsible for digitization

Persons responsible for digitization include

1. Officials, public employees who receive, process and return administrative procedure results.

2. Officials and public employees other than those prescribed in Clause 1 of this Article who are assigned to digitize administrative procedure results which are effective as prescribed in Article 25 of Decree No. 45/2020/ND-CP dated August 08, 2020 on administrative procedures by electronic means.

3. Officials and employees of public postal service providers and other cases who are assigned to assume document digitization according to the regulations in Point b Clause 3 Article 1 of Decree No. 107/2021/ND-CP dated December 06, 2021 on amendments to certain Articles of Decree No. 61/2018/ND-CP dated April 23, 2018 of the Government on implementation of single-window system and interlinked single-window system for handling administrative procedures.

Article 6. Requirements for administrative procedure result and document digitization

1. During the digitization process, the sufficiency, accuracy, completeness of data of digitized documents and the adequacy of digitization contents and procedures must be ensured.

...

...

...

3. Electronic data of documents must include metadata fields to be saved to reuse in handling relevant administrative procedures.

Article 7. Digitization procedures

A digitization procedure includes the following steps:

1. Photocopy documents and convert them into electronic forms;

2. Extract data.

3. Issue of digitization result codes.

4. Save digitization result.

Article 8. Photocopying documents to convert them into electronic forms

1. The person who performs digitization shall photocopy each type of documents to convert them into electronic documents and put his/her granted personal digital signature to the electronic documents before moving to data extraction. When adding the digital signature, information including the name of the person who prepared the photocopy, photocopy time and position of the digital signature must be shown on the top left corner of the first page of the photocopy.

...

...

...

a) The number of originals must be determined according to the number of photocopies to ensure that all originals must be digitized;

b) The entire document must be involved, and photocopies must be accurate, complete and sufficient when comparing to originals;

c) The number of pictures in photocopies must be equal to the number of the physical pages and arranged in the correct order;

d) For pages with notes, two photocopies shall be made, including one with a note on the document and another with note removed;

d) The data integrity must be ensured during the process of transfer;

e) Technical parameters of photocopies must satisfy standards for input data of database on archive documents in Circular No. 02/2019/TT-BNV dated January 24, 2019 of the Ministry of Domestic Affairs on standards of input data and requirements of electronic archive document preservation.

3. Documents of which photocopies used to convert into electronic forms are not required:

a) Documents submitted to follow administrative procedures by electronic means;

b) Documents specified in Clause 2 Article 4 of this Circular;

...

...

...

1. The data extraction shall be carried out by using the OCR technology; in case OCR technology cannot be used, officials and public employees shall record data by themselves end ensure the accuracy in comparison with the printed documents. Information of documents and administrative procedure results must be preserved as much as possible in order to satisfy the requirements for management, access and use thereof at the maximum when carrying out data extraction.

2. The extracted data must at least include the following metadata fields:

a) Document type code;

b) Identification number of an individual/Electronic identification number of an organization (hereinafter referred to as “identification number of organization or individual).

In case a document does not include an identification number of an individual, it shall be replaced with his/her full name and date of birth; if a document does not include electronic identification number of an organization, it shall be replaced with the organization's name and year of establishment;

c) Document’s name;

d) Document number and symbol;

dd) Date of issuance;

e) Issuing agency;

...

...

...

h) Effective period (if any);

i) Effective scope (if any);

k) Other information and data as prescribed by relevant laws.

3. In case of digitization of one of the documents prescribed in Clauses 1 and 2 of Article 4, if the accuracy, sufficiency and legality of the document are ensured as prescribed, the person responsible for handling administrative procedures shall extract data from the electronic document and be responsible for the accuracy of the data after being extracted.

In case the administrative procedures are handled successfully, administrative procedure results, photocopies of each document and metadata shall be digitally signed according to regulations on true electronic copies of document documents in Decree No. 30/2020/ND-CP dated March 05, 2020 of the Government of Vietnam on records management.

4. In case of digitization of administrative procedure results prescribed in Clause 3 Article 4, the person tasked with digitization shall convert the photocopies of the results into electronic documents for digital signature implementation according to regulations on true electronic copies of document documents in Decree No. 30/2020/ND-CP dated March 05, 2020 of the Government of Vietnam on records management.

In case any incorrect information is detected during the process of digitization, such information shall be adjusted as prescribed by relevant laws.

Article 10. Grant of digitization result code

1. Digitization results of documents shall be saved according to codes using the following structure: <identification number of organization or individual>.<document type code>.<document number, symbol>.

...

...

...

3. For other documents which are not obtained from administrative procedures, document type codes mentioned in Clause 1 of this Article shall be drawn up according to the following structure: <administrative procedure code>.<document type code in accordance with regulations of the ministries, central authorities or ordinal number of document on the National Database on administrative procedures>.

Article 11. Saving digitization results

4. Physical administrative documents after being digitized shall be stored according to regulations of law on archives and relevant laws and have the highest confirmation values in case of complaints and disputes.

5. Electronic storage limitation for electronic administrative procedure documents shall comply with regulations of law on archives and relevant laws.

Article 12. Administrative procedure results in electronic formats

1. Formatting structures of administrative procedure results in electronic formats must comply with relevant laws or be converted from physical documents to electronic documents in accordance with regulations in Articles 25, 26 and 27 of Decree No. 30/2020/ND-CP dated March 05, 2020 of the Government of Vietnam on records management.

2. Administrative procedure results in electronic formats must be handled to satisfy all metadata mentioned in Clause 2 Article 9 of this Circular and regulations on storage of electronic messages according to Law on E-Transactions.

3. Administrative procedure results in electronic formats shall be saved in the National Database or Specialized Database or Centralized Public Service Information Systems of ministries and central authorities according to regulations of relevant laws; and links to results of electronic administrative procedures shall be sent to Electronic storages of organizations and individuals on ministerial or provincial administrative procedure information systems competent to handle administrative procedures.

In case the National Database or Specialized Database or Centralized Public Service Information Systems of ministries and central authorities are not established, administrative procedure results in electronic formats shall be saved in Data Storages of administrative procedure dossiers, and shown in Electronic storages of organizations and individuals on ministerial or provincial administrative procedure information systems competent to handle administrative procedures.

...

...

...

REVIEWING, ASSESSING, RESTRUCTURING ADMINISTRATIVE PROCEDURES FOR ONLINE PUBLIC SERVICE PROVISION

Article 13. Criteria for online public service provision in administrative procedures by electronic means

1. Criteria for wholly online public services in administrative procedures by electronic means.

a) All information about administrative procedures shall be published and provided on the National Database on administrative procedures and Ministerial and provincial administrative procedure information systems;

b) Organizations and individuals are allowed to download document forms on the National Database on administrative procedures and Ministerial and provincial administrative procedure information systems;

c) Application forms and declaration forms shall be filled and sent online; and digital signatures shall be applied to them in case the signatures of organizations and individuals are required.

d) All dossiers shall be sent by electronic means;

dd) Online payment shall be made via National Public Service Portal or Ministerial and provincial administrative procedure information systems for which the payment of fees and charges or other financial obligations are required;

e) During the processing of dossiers and providing services by electronic means, process of following and handling administrative procedures, organizations and individuals are not required to submit or present physical documents to inspect or be present at regulatory agencies or follow procedures directly before officials who receive and process their dossiers; regulatory agencies must conduct on-site verification in accordance with regulations of law;

...

...

...

h) Results shall be sent online or via public postal services, and organizations and individuals are not required to be present or directly sign to acknowledge receipt of results.

2. Criteria for partially online public services in administrative procedures by electronic means.

Partially online public service in receiving and handling administrative procedures by electronic means for organizations and individuals are online public services which fail to fully satisfy criteria of wholly online public services but must satisfy the criteria prescribed in points a, b, c, d and g clause 1 of this Article.

3. Public services which only satisfy the criteria prescribed in Points a and b Clause 1 of this Article shall be considered services of online information provision to organizations and individuals and not be considered online public services in following administrative procedures by electronic means.

4. From results of reviewing, agencies and units tasked with administrative procedure control shall consolidate results and submit reports to leaders of ministries, central authorities and local authorities for making decisions on approving lists. A report includes the following contents:

a) Lists of administrative procedures and administrative procedure groups which meet requirements for restructuring procedures for and provision of wholly or partially online public services in receiving and handling administrative procedures by electronic means;

b) Administrative procedure lists and administrative procedure groups which fail to meet requirements for immediately restructuring procedures for and provision of wholly or partially online public services in receiving and handling administrative procedures by electronic means. Proposed amendments to relevant legislative documents before restructuring procedures.

Article 14. Steps in procedure restructuring

Steps in restructuring administrative procedures are specified in Clause 2 Article 26 of Decision No. 31/2021/QD-TTg dated October 11, 2021 of the Prime Minister promulgating Regulations on management, operation and use of the National Public Service Portal;

...

...

...

1. The conformity of regulations on administrative procedures by electronic means.

2. The number of entities and frequency of each administrative procedure.

3. Ability to connect, communicate and share data serving administrative procedures between agencies during administrative processes.

4. The efficiency of the provision of online public services.

Article 16. Reviewing administrative procedures

1. On the basis of approved administrative procedure lists, agencies and units tasked with administrative procedure control shall cooperate with relevant agencies and units in reviewing separated administrative procedures and inter-connected administrative procedures.

2. The review of administrative procedures shall be conducted on the basis of steps in following administrative procedures or inter-connected administrative procedures within responsibilities and specific tasks of each relevant agency or unit participating in such procedures.

3. For separated administrative procedures, reviewing agencies shall follow these steps to draw an overall diagram:

a) Researching regulations on administrative procedures to determine the sequence of steps to be performed of administrative procedures since the day on which dossiers of organizations and individuals following administrative procedures are submitted until the date on which results of processing such dossiers are received;

...

...

...

c) Drawing and completing the diagram.

4. For inter-connected administrative procedures, reviewing agencies shall follow these steps to draw an overall diagram:

a) Determining the order and relationship between administrative procedures in this group and responsibilities of agencies and units for each administrative procedure;

b) Determining the current order of each separated administrative procedure in this group;

c) Drawing and completing the diagram.

Article 17. Reviewing and restructuring administrative procedures

1. Restructuring of administrative procedures is required in order to achieve one or a number of the following aims:

a) Cut down unnecessary administrative procedures;

b) Reduce travel and direct contact of organizations and individuals following administrative procedures;

...

...

...

d) Reduce steps to be handled directly or manually by agencies and units during administrative processes.

2. Criteria for restructuring administrative procedures:

a) Ability to connect, share data and digitize dossiers and documents;

b) Ability to electronically communicate between agencies during administrative processes;

c) The efficiency of building an online public service provision system;

d) The adequacy of the online public service delivery system.

3. Methods of restructuring administrative procedures:

a) Identify systems and databases related to the following of administrative procedures and the ability to connect, share and access data;

b) Evaluate the removal and simplification of administrative procedures, documentation requirements, steps of following administrative procedures according to the restructuring criteria;

...

...

...

4. The review and standardization of application and declaration forms for establishing interactive forms shall comply with the regulations of Chapter IV of this Circular.

5. Depending on the requirements, the process restructuring shall be carried out according to each separated administrative procedure or according to the group of inter-connected administrative procedures. On the basis of the restructuring results, the agency in charge of reviewing (hereinafter referred to as “the reviewing agency”) shall evaluate and complete the electronic process after process restructuring to provide online public services. In case of necessity, the reviewing agency shall consolidate, propose or implement according to its competence amendments to regulations in legislative documents in order to complete the legal basis to meet the maximum results specified in Clause 1 of this Article when providing online public services.

Article 18. Calculating cost savings

On the basis of the process restructuring plan, the reviewing agency or unit shall calculate cost reduction on the basis of the contents which have been removed or simplified according to regulations on control of administrative procedures.

Article 19. Building or improving systems, integrating, testing and providing online public services

1. Based on the results of the review and formulation of the restructuring plan, the reviewing agency shall propose to the Minister, Heads of ministerial agencies, Governmental agencies and Presidents of provincial People's Committees approval and announcement of the results to provide or improve online public services.

2. The reviewing agency shall integrate, test and provide them on the National Public Service Portal, ministerial and provincial administrative procedure information systems. The reviewing agency shall encourage the testing with the participation of subjects following administrative procedures.

Article 20. Testing of integrated online public service on the National Public Service Portal

1. Inspecting and requesting disclosure of online public services declared on the National Public Service Portal.

...

...

...

The information to be verified includes names of public services, accuracy of administrative procedure codes for the declared public services, levels of implementing agencies; implementing agencies and units, links to public services; degrees of application.

2. The testing of online public services on the National Public Service Portal shall be carried out.

After an online public service is disclosed on the National Public Service Portal, within 05 working days from the date of disclosure, the online public service must be tested by ministries, central and local authorities with the role of service users. The testing results shall be uploaded to quantri.dichvucong.gov.vn (the administration page of the National Public Service Portal).

Contents of the testing include:

a) Test the single sign-on (SSO) function from the National Public Service Portal to the system for public service provision;

b) Submit dossiers online. In case a step cannot be performed or information on the document is incorrect, it must be reported for inspection and adjustment;

c) Check the integration of online payment for public services that allow online payment, including: Technical continuity of the payment process; payment methods for which the Online Payment System of the National Public Service Portal is integrated and used.

For wholly online public services that involve payment but online payment is not available, it is recommended to review and integrate online payment to ensure that the quality requirements of wholly public services are met;

d) Check the processing of online dossiers, the synchronization of administrative procedure result and document statuses in electronic formats. After successfully submitting a dossier, the continuity in transporting and professional operation of dossier processing between agencies, units and divisions and the synchronization of document statuses following each step in internal electronic process of such agencies with the National Public Service Portal must be checked. In case administrative procedure results in electronic formats contain digital signatures, the signing and display of digital signatures shall comply with the regulations of the Law on Electronic Transactions and relevant laws;

...

...

...

After completing the testing, ministries, central and local authorities shall consolidate the test results and update the tested dossier and public service codes on the administrative system of the National Public Service Portal that will check the results.

3. After 05 working days from the date of disclosure for testing on the National Public Service Portal, but ministries, central authorities and local authorities do not either perform testing and do not send testing results as prescribed, the system will automatically stop disclosure of registered online public services.

Chapter IV

REVIEWING AND STANDARDIZING APPLICATION AND DECLARATION FORMS FOR ESTABLISHING INTERACTIVE ELECTRONIC FORMS

Article 21. Reviewing and standardizing application and declaration forms

1. Ministries, agencies and local authorities shall review application and declaration forms according to the annual key plans for reviewing and evaluating administrative procedures prescribed in Circular No. 02/2017/TT-VPCP dated October 31, 2017 guiding administrative procedure control.

2. Requirements for application and declaration forms.

a) Blank forms must be provided if set forms are used for the administrative procedure;

b) Blank forms must be reasonable; information in the blank forms must be clear, concise and really necessary for completion of the administrative procedure; responsibility of individuals and organizations for the information entered in the forms must be emphasized;

...

...

...

3. Review an application or declaration form.

a) Review information in the application and declaration form in accordance with the regulations of administrative procedures;

b) Review and assess the necessity of information, contents and competence to confirm and the ability to share data to support the automatic filling and confirmation on the application and declaration form from national databases and specialized databases, establish a diagram of the relationship of information fields of the application and declaration form;

c) In case of detecting unnecessary information fields and contents of requiring confirmation in the application or declaration form, ministries, central and local authorities shall modify them according to their competence or propose to competent authorities amendments to them according to regulations;

d) Review the relationship between the documents and the information in the application or declaration form.

In case documents of a dossier are previous administrative procedure results and they can be looked up and accessed on national databases, specialized databases or electronic storages of organizations and individuals, ministries, central and local authorities shall amend according to their competence or propose competent authorities amendments to administrative procedures in the direction of reducing a number of documents of the dossier and adding basic information on the documents to application and declaration forms to support search during administrative processes.

Basic information about documents of the dossier includes: names of types of documents; identification number of organization or individual to which documents are granted; symbol numbers of documents; issuing authority and time of issuance. In case the symbol number of a document fully shows information on the issuing agency and the time of issuance, this content shall not be shown in the form.

Article 22. Interactive electronic forms

1. Responsibility for providing interactive electronic forms.

...

...

...

b) The People's Committees of provinces and central-affiliated cities shall formulate and implement solutions to provide interactive electronic forms for online public services to handle administrative procedures within the scope of local authorities or groups of interconnected administrative procedures undergoing pilot implementation in their provinces, except for the administrative procedures mentioned at Point a of this Clause.

2. The process for establishing an interactive form.

a) Based on the results of reviewing the application and declaration form, interactive electronic forms meeting requirements for simplifying, facilitating and maximizing data access for automatic filling and confirmation and having data which is able to reuse shall be formulated for each online public service.

The basic information format of an interactive electronic form includes: Code of application or declaration form; identification number of organization or individual; basic information about organization or individual; other information (if any). The formatting of information of the interactive electronic form should meet the requirements for data extraction and digitization at the maximum as prescribed in Article 9 of this Circular;

b) The interactive electronic form includes the following parts: contents of the application or declaration form as prescribed by administrative procedures; additional information used to support in finding, integrating, or updating documents of the dossier.

In case the required documents of an administrative procedure have not been removed or simplified, the People's Committee of the province shall develop interactive electronic forms allowing users to look up specific documents in their electronic storages, or via national databases or specialized databases;

c) The testing and use of interactive electronic forms shall be carried out at the same time with the testing and provision of online public services.

3. Interactive electronic forms must meet the following requirements:

a) Information formats must comply with data regulations of the National Database on population and the National Database on business registration and integration between these databases.

...

...

...

Administrative procedure codes shall be applied uniformly according to codes granted on the National Database on administrative procedures.

The application/declaration form symbols shall comply with the regulations of administrative procedures.

c) Automatic filling and confirmation of digitized and shared information and data shall be allowed.

d) Organizations and individuals shall be allowed to digitally sign in case there is a request from online public services.

dd) The formats of published interactive electronic forms must be consistent with those required by the corresponding administrative procedures.

Chapter V

DATA SHARING BETWEEN THE ADMINISTRATIVE PROCEDURE INFORMATION SYSTEMS OF MINISTERIAL AND PROVINCIAL AGENCIES AND THE NATIONAL PUBLIC SERVICE PORTAL

Article 23. Professional requirements for ministerial and provincial administrative procedure information systems

The administrative procedure information systems of ministerial and provincial agencies shall be consolidated and upgraded from public service portals and electronic one-stop information system for ministerial and provincial agencies to meet the following professional requirements:

...

...

...

2. Authenticate users by integrating with the authentication system of the National Public Service Portal.

3. Receive dossiers of wholly or partially online public services made by organizations and individuals on the System or through connection with the National Public Service Portal.

4. Manage the entire process of handling administrative procedures received from the One-Stop Department, the National Public Service Portal, the Administrative procedure information systems of ministerial and provincial agencies; Automatically generate codes of administrative procedure codes, digitized document codes to monitor the processing of the dossier, return results on the basis of recording each step of the process in real time and store historical information of administrative procedure handling.

5. Look up information by authentication levels:

a) Authentication not required: code of administrative procedure dossier and levels of completion of administrative procedures;

b) Authenticated: Provide information on the administrative procedure statuses of users to specialized departments and divisions; situation, results of settling reflections and recommendations of users; information and electronic dossiers of users which have been provided on the National Public Service Portal, ministerial and provincial administrative procedure information systems.

6. Guide and support the following of administrative procedures.

7. Receive feedback and recommendations of people and enterprises on administrative procedures.

8. Evaluate the handling of administrative procedures, the feedbacks of regulatory agencies according to the results of receiving and settling dossiers recorded by the Administrative procedure information systems of ministerial and provincial agencies.

...

...

...

10. Store data on the administrative procedure handling in Data Storages of Administrative procedure dossiers, including data on:

a) Dossiers of receipt and handling of administrative procedures;

b) Historical information on the handling of administrative procedures;

c) Results of administrative procedure document digitization carried out by ministries, agencies and local authorities themselves;

d) Results of handling administrative procedures within the competence of ministries, ministerial agencies and local authorities in charge of the system, in case these results are not stored in national databases or specialized databases;

dd) Results of certification of electronic copies from originals, in case the local authorities do it themselves;

e) Information in the form of links for data related to organizations and individuals having accounts on the system stored in national databases and specialized databases.

11. Provide account-based electronic data management services for organizations and individuals to support organizations and individuals to monitor, manage and store electronic information and data related to administrative transactions of such organizations and individuals.

12. Consolidate the status of provision and handling of administrative procedures.

...

...

...

14. Connect, integrate and share information according to the requirements specified in Clauses 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10 and 12 of this Article with the National Public Service Portal.

15. Connect and share data with the document administration system to support the handling of administrative procedures, extract data on the administrative procedure results which are electronic documents.

16. Connect and integrate with the National Reporting and Information System to provide information on the administrative procedure status and results in the reporting period.

17. Connect and share revenue data with the Information System of the State Treasury and Tax Authorities to make online payment of fees, charges and financial obligations in carrying out administrative procedures and providing public services.

18. Other professional requirements as decided by Ministers, Heads of ministerial agencies, Presidents of provincial People's Committees.

Article 24. Electronic storages of organizations and individuals on the Administrative procedure information systems of ministerial and provincial agencies

1. Electronic storage of an organization or individual is used to organize data, manage and store data of the Administrative procedure information systems of ministerial and provincial agencies, with a display interface supporting management of electronic data of each organization or individual by user account.

2. The data shown in the electronic storage of the organization or individual shall comply with the regulations of Clause 3 Article 16 of Decree No. 45/2020/ND-CP dated April 08, 2020 on administrative procedures by electronic means. To be specific:

a) Data on information of the person who follow procedures and dossier holder, stored in the form of metadata to identify the dossier holder such as: ID card/citizen identity card (for individuals) or passport number (or number of a passport alternative) of foreigners, taxpayer identification number (for enterprises);

...

...

...

c) Data on the process, processing history, contents and files during the processing of dossiers;

d) Results or links to results of handling electronic administrative procedures;

dd) Results of certification of electronic copies from the original;

e) Other metadata of digitized administrative procedure documents and results;

g) Files with digital signatures actively updated by organizations and individuals.

3. The authorization of data access of organizations and individuals shall comply with the operation regulations of the Administrative procedure information systems of ministerial and provincial agencies. The displayed data of organizations and individuals must be conformable to data access hierarchy to ensure the principles of protection of privacy and personal data protection and regulations on responsibilities and acts not to be done in receiving and handling administrative procedures by electronic means.

Article 25. Connecting and sharing digital results between the Ministerial and provincial administrative procedure information systems and the National Public Service Portal

1. The Ministerial and provincial administrative procedure information systems shall be synchronized with the National Public Service Portal as follows:

a) The synchronized digitization results include: results of handling administrative procedures under the competence of ministries, ministerial agencies and local authorities; results of digitizing administrative procedure documents that have been successfully received and processed by competent agencies; certified true electronic copies extracted from master register or certified true electronic copies of the original made by ministries, agencies or local authorities; other information (if any);

...

...

...

c) The synchronization of digitization results shall be carried out in real time.

2. The National Public Service Portal shall share with the Ministerial and provincial administrative procedure information systems during administrative processes:

a) Synchronize the list of administrative procedure results in the electronic storages of organizations and individuals on the National Public Service Portal with the ministerial and provincial administrative procedure information systems at the request of ministries, central and local authorities;

b) Share data on documents for the Ministerial and provincial administrative procedure information systems in case ministries, agencies and local authorities request inspection to handle administrative procedures. Based on the digitized document codes provided by ministries, agencies and local authorities, the National Public Service Portal shall share: Document’s code, document’s name, attachments or links to file;

c) The synchronization shall be carried out automatically with a frequency suitable for the capacity of the National Public Service Portal and requirements at the time of inspection by organizations and individuals in service of receiving and handling administrative procedures and online public services.

3. The reuse of digitized results shall be carried out in order of priority as follows:

a) Exploit from the administrative procedure information systems, information systems and databases under the management of ministries, agencies and local authorities;

b) Exploit from information systems and databases bilaterally connected to the ministerial and provincial administrative procedure information systems;

c) Exploit from data shared through the National Public Service Portal.

...

...

...

1. The application of QR codes in receiving administrative procedures must comply with Vietnamese standard TCVN 7322: 2009 (ISO / IEC 18004: 2006) on Information technology - Automatic identification and data capture techniques - QR code 2005 bar code symbology specification.

2. QR codes are printed in the upper left corner of documents published from the data of the Ministerial and provincial administrative procedure information systems for organizations and individuals providing at least the following data:

a) Code of administrative procedure document;

b) Code of administrative procedure;

c) Identification code of organization or individual following administrative procedure;

d) Name of the published document;

dd) Name of the information system for data provision;

e) Time of publication;

g) In case it is an appointment note, the QR code provides additional data on the date of appointment to return results;

...

...

...

Article 27. Revenue data

1. Collecting agencies must ensure specific revenue identifier as follows:

a) Revenue identifier shall be determined by code of administrative procedure dossier or decision numbers of other revenues issued by agencies handling administrative procedures and providing public services, ensuring its uniqueness nationwide;

b) Collecting agency code is the electronic identification code of the agency updated by ministries, central and local authorities on the National Database on administrative procedures;

c) Collecting agency’s name;

d) Administrative procedure code on the National Database on administrative procedures;

dd) Codes of fees or charges or fines complying with regulations on the list of fees, charges and fines of the State Treasury.

In case there is no code of fees or charges, it shall be replaced with the code of payment transaction specified in Clause 4 of this Article.

e) Amount receivable;

...

...

...

h) Name of individual or organization having financial obligations;

i) Time limit for payment (if any);

k) Taxpayer identification number of individual or organization having financial obligations (if any);

l) CITAD code;

m) Account number of the collecting agency at the State Treasury or bank;

n) Account name of the collecting agency;

o) Other information as prescribed by sectors or fields.

2. Payment documents

Payment documents of banks, payment service providers created during administrative processes, public services or other revenues through the National Public Service Portal shall include all information specified in Clause 1 of this Article.

...

...

...

<Transaction code>+<Revenue identifier>+<CITAD code>+<Administrative procedure code>+<Collecting agency code>+<Amount>+<Fee/charge/fine code>

4. The National Public Service Portal shall automatically issue transaction codes in the following format:

G22.99.X-YYMMDDZZZZZZ.

In particular, G22.99.X is the Payment Transaction Code, including: G22.99.1: Collection of penalties; G22.99.2: Collection of fees and charges for administrative procedures; G22.99.3: Collection of taxes; G22.99.4: Collection of premiums of social insurance and health insurance; G22.99.5: Payment of electricity bills; G22.99.6: Payment of hospital fees; G22.99.7: Advance collection of court fees; G22.99.8: Payment of tuition and other types of payment transactions.

YYMMDD is the number that represents the year, month, and date on which the transaction arose.

ZZZZZZ is the ordinal number of the transaction in that day.

The list of codes of payment transactions via online payment system of the National Public Service Portal is uniformly made according to the guidelines of technical standards for connection and integration with the online payment system of the National Public Service Portal when developing new public services.

5. Other forms of collection using uniform transaction codes generated by the Information Systems for administrative procedures and public service provision are encouraged according to the structure <Electronic identification code of the collecting agency>. X- YYMMDDZZZZZZ.

6. The electronic payment between commercial banks or intermediary payment service providers to beneficiary accounts of public service providers opened at banks or the State Treasury for fees, charges and other financial obligations in following administrative procedures shall comply with the regulations in Clause 12, Article 1 Decree No. 107/2021/ND-CP or relevant laws.

...

...

...

1. Banks and payment service providers shall fully and promptly update the payment transaction statuses on the National Public Service Portal to serve the administration, review, comparison and support settlement of online payment on the National Public Service Portal.

a) Transaction status includes: initiation, failed initialization, processing, failed payment, successful payment, failed transaction, successful transaction;

b) Settlement status includes: success and failure.

2. Banks and payment service providers shall review payment transactions in "Processing" status until T-1 (the day before the review date); ensure the synchronization and update of transaction completion status (successful or failed) on the National Public Service Portal.

3. Ministries, central and local authorities shall regularly review and compare payment transaction statuses, settlement statuses through authorized accounts to monitor and check payment data on the National Public Service Portal.

In case payment transactions conducted through the Payment System of the National Public Service Portal are recorded as successful payment, but electronic documents have not been synchronized to the Ministerial and provincial administrative procedure information systems, ministries, central and local authorities shall use administrative accounts to send requests for cooperation in synchronous processing of electrical documents to banks and payment service providers. When the processing is complete, the status "Documents received" shall be updated on the National Public Service Portal.

4. Ministries, central and local authorities shall synchronize the status "Payment received" when amounts paid through the National Public Service Portal have been transferred to the beneficiary accounts of the collecting agencies located at commercial banks.

The State Treasury shall synchronize the status "Payment received by the State Treasury" when amounts paid through the National Public Service Portal have been transferred to accounts at the State Treasury.

Article 29. Reviewing, comparing and supporting settlement of online payment on the National Public Service Portal

...

...

...

Banks and payment service providers shall not refund to customers in case the transaction is successful and electronic documents have been sent to the National Public Service Portal and the Ministerial and provincial administrative procedure information systems, unless otherwise agreed by collecting agencies.

On the basis of revenues that have not been transferred to accounts of collecting agencies at the State Treasury or banks, collecting agencies shall review and send requests to banks and payment service providers. Within 01 working day, banks and payment service providers shall receive requests, respond, and transfer these amounts to accounts of collecting agencies..

2. In case the transfer is unsuccessful due to incorrect payment information of collecting agencies, detected and provided by banks or payment service providers, collecting agencies shall have to work with such banks or payment service providers for updating and adjusting information on the National Database on administrative procedures, Ministerial and provincial administrative procedure information systems; and send the requests to the banks or payment service providers in order to transfer these amounts to the collecting agencies’ accounts.

Article 30. Refunding fees, charges and fines

1. When a person claims a refund of a mistaken payment or overpayment, the competent agency shall receive and process claim as prescribed.

2. The refund of fees, charges and fines that have been transferred to the collecting agency’s account at the State Treasury on the National Public Service Portal shall be carried out as follows:

a) Officials authorized to "Prepare documents for refund of state budget revenues" shall prepare documents for payment transaction codes on the National Public Service Portal. In case a competent agency sends refund documents to the State Treasury, the refund document form shall be used according to regulations of the Ministry of Finance;

b) Officials authorized to "Approve refund documents of state budget revenues" shall approve documents at the administrative function;

c) The refund order shall be transferred to the State Treasury. Officials shall be assigned to prepare documents, approve and monitor the situation and processing results of the State Treasury at the administrative function of the National Public Service Portal.

...

...

...

IMPLEMENTATION CLAUSES

Article 31. Responsibility for implementation

1. Ministers, Heads of ministerial agencies, Heads of Governmental agencies, Presidents of the People's Committees of provinces and central-affiliated cities, relevant organizations and individuals are responsible for implementation of this Circular./.

2. The Department of Administrative Procedure Control affiliated to the Government Office of Vietnam is responsible for assisting the Minister-Chief of the Government Office of Vietnam Guide in monitoring, urging and inspecting the implementation of this Circular.

Article 32. Effect

1. This Circular comes into force from May 25, 2023; Point dd Clause 1 Article 27 of this Circular shall be applicable from January 01, 2024.

2. The evaluation of quality of handling administrative procedures shall comply with the regulations in Decision No. 766/QD-TTg dated June 23, 2022 of the Prime Minister on promulgation of real-time performance evaluation indexes in electronic administrative procedures and public services.

The regulations on reviewing and evaluating the conformity of administrative procedures and regulations related to administrative procedures and provision of online public services prescribed in Point I Clause 2 Article 25, Clause 2 Article 28 of Circular No. 02/2017/TT-VPCP dated October 31, 2017 of the Government Office providing professional guidelines on administrative procedure control shall be annulled; Articles 13, 14, 15, 17, 21 Clause 2 Article 16 of Circular No. 01/2018/TT-VPCP dated November 23, 2018 of the Government Office providing instructions for implementation of the Government’s Decree No. 61/2018/ND-CP dated April 23, 2018 on implementation of single-window system and interlinked single-window system for handling administrative procedures shall be annulled.

4. Difficulties that arise during the period of implementation of this Circular should be reported promptly to the Government Office for consideration./.

...

...

...

MINISTER, CHIEF OF OFFICE




Tran Van Son