Phần mềm hóa đơn điện tử là gì? Phần mềm hóa đơn điện tử dùng để làm gì?
Tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử là gì, phần mềm hóa đơn điện tử dùng để làm gì dưới đây:
(1) Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP giải thích hóa đơn điện tử là gì như sau:
- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
+ Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
+ Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.
(2) Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định về phần mềm hóa đơn điện tử là gì, theo đó có thể tham khảo định nghĩa về phần mềm hóa đơn điện tử như sau:
- Phần mềm hóa đơn điện tử là một ứng dụng hoặc hệ thống giúp tự động hóa quy trình tạo, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử của một doanh nghiệp. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, phần mềm hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp tạo và gửi hóa đơn qua mạng internet.
(3) Phần mềm hóa đơn điện tử dùng để làm gì?
Phần mềm hóa đơn điện tử được tích hợp các tính năng để quản lý và lưu trữ dữ liệu một cách tốt hơn. Cụ thể như sau:
- Hỗ trợ công tác truy suất và lưu trữ. Giúp quản lý dữ liệu cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Gồm nhiều mẫu hóa đơn đa dạng. Cho phép in trên đó các đặc điểm nhận diện riêng của thương hiệu: logo, slogan, hình ảnh,… Nâng cao tính chuyên nghiệp và ghi dấu ấn với khách hàng.
- Hỗ trợ các dịch vụ in ấn và chuyển đổi hóa đơn một cách nhanh chóng đến đối tác qua các thiết bị khác như internet, email, SMS…
- Kết hợp mạnh mẽ với các phần mềm văn phòng cần thiết khác như bán hàng, phần mềm kế toán… giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc truy suất hóa đơn.
*Trên đây là thông tin tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử là gì, phần mềm hóa đơn điện tử dùng để làm gì!
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì? Phần mềm hóa đơn điện tử dùng để làm gì? Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử ra sao? (Hình ảnh Internet)
Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử ra sao?
Căn cứ tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như thế nào?
Căn cứ tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:
(1) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
(2) Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
(3) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
