Luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất, chi tiền mặt được quy định thế nào? Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ra sao?

Nội dung chính

• Chứng từ kế toán nào được sử dụng khi xuất tiền, chi tiền mặt?
• Luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất, chi tiền mặt được quy định thế nào?
• Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ra sao?

Chứng từ kế toán nào được sử dụng khi xuất tiền, chi tiền mặt?

Căn cứ Thông tư 25/2022/TT-NHNN về quy định chế độ kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Các chứng từ kế toán được sử dụng khi xuất tiền, chi tiền mặt được xác định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 25/2022/TT-NHNN bao gồm:

- Khi xuất tiền:

+ Xuất tiền thuộc Quỹ dự trữ phát hành: Lệnh điều chuyển hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành; phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận tiền;

+ Xuất tiền tiêu hủy, gồm: Lệnh điều chuyển, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tiền;

- Khi chi tiền: Giấy nộp tiền, séc, lệnh chuyển Có, giấy lĩnh tiền, phiếu thu, phiếu chi và bảng kê các loại tiền thu, bảng kê các loại tiền chi.

Ngoài ra, còn có một số loại chứng từ khác như:

- Biên bản chi tiết kết quả kiểm đếm và biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm của Hội đồng kiểm đếm, giấy ủy quyền vận chuyển.

- Phiếu xuất kho, giấy nộp tiền, phiếu hạch toán Nợ/Có tài khoản ngoại bảng “tiền đang vận chuyển”.

Theo đó, trách nhiệm lập các chứng từ kế toán nêu trên được xác định như sau:

- Vụ Tài chính - Kế toán lập phiếu phiếu xuất kho đối với việc xuất tiền tại kho tiền I;

- Phòng Kế toán - Tài vụ của Chi cục Phát hành và Kho quỹ lập phiếu xuất kho đối với việc xuất tiền tại kho tiền II;

- Phòng Kế toán - Thanh toán của các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh lập phiếu xuất kho, phiếu chi đối với việcxuất tiền tại kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, Phòng Kế toán của Sở Giao dịch lập phiếu chi đối với việc xuất tiền tại kho tiền Sở Giao dịch;

- Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu hủy lập phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền tiêu hủy tại các Cụm tiêu hủy.

Luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất, chi tiền mặt được quy định thế nào? Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ra sao? (Hình từ Internet)

Luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất, chi tiền mặt được quy định thế nào?

Luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất, chi tiền mặt được quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 25/2022/TT-NHNN như sau:

Luân chuyển chứng từ

Việc luân chuyển chứng từ bằng giấy và bằng dữ liệu điện tử được thực hiện theo chế độ chứng từ kế toán NHNN.

1. Luân chuyển chứng từ khi xuất tiền, chi tiền:

a) Căn cứ lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành đã được Giám đốc NHNN chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan, bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho/phiếu chi hoặc căn cứ chứng từ lĩnh tiền do khách hàng nộp, thực hiện hạch toán, sau đó chuyển bộ chứng từ xuất tiền/chi tiền sang bộ phận kho quỹ để xuất tiền/chi tiền;

b) Bộ phận kho quỹ căn cứ chứng từ do bộ phận kế toán chuyển sang, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thực hiện lập biên bản giao nhận tiền/bảng kê các loại tiền chi theo quy định, làm thủ tục xuất tiền/chi tiền; vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã chi tiền" trên chứng từ chi tiền, bảng kê các loại tiền chi và chuyển trả chứng từ về bộ phận kế toán.

Như vậy, việc luân chuyển chứng từ kế toán khi xuất tiền, chi tiền được thực hiện theo nội dung nêu trên.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ra sao?

Căn cứ theo nội dung được quy định tại Điều 119 Thông tư 200/2014-TT-BTC như sau:

Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

1. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

2. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

3. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

4. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

Theo đó, tại khoản 2 Điều 119 Thông tư 200/2014-TT-BTC nêu trên, trình tự luận chuyển chứng từ kế toán được xác định như sau:

Thông tư 25/2022/TT-NHNN sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 15/02/2023.