Làm sao để có thể thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng?

Nội dung chính

• Các điều kiện cần thiết để mở văn phòng công chứng?
• Làm sao để có thể thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng?
• Văn phòng công chứng có thể hoạt động khi vẫn chưa thay đổi nội dung đăng ký hoạt động được hay không?

Các điều kiện cần thiết để mở văn phòng công chứng?

Theo quy định tại Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì các điều kiện cần thiết để mở văn phòng công chứng gồm có:

- Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

- Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

- Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

- Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

- Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Làm sao để có thể thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng?

Làm sao để có thể thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng?

Theo Điều 19 Thông tư 01/2021/TT-BTP thì thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được quy định như sau:

- Văn phòng công chứng đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 24 Luật Công chứng 2014 hoặc Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, Văn phòng công chứng được chuyển nhượng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động.

Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-10), bản chính giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và một hoặc một số giấy tờ sau đây tùy vào nội dung đăng ký hoạt động được đề nghị thay đổi:

+ Trường hợp Văn phòng công chứng bổ sung công chứng viên: Văn bản chấp thuận của các công chứng viên hợp danh trong trường hợp bổ sung công chứng viên hợp danh hoặc hợp đồng lao động trong trường hợp bổ sung công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động kèm theo hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên;

+ Trường hợp Văn phòng công chứng giảm số lượng công chứng viên: Văn bản chấp thuận của các công chứng viên hợp danh và văn bản thông báo về việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại khoản 2 Điều 18 của Thông tư này hoặc giấy tờ chứng minh công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh trong các trường hợp theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 18 của Thông tư này hoặc quyết định miễn nhiệm công chứng viên hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng lao động với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng;

+ Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi Trưởng Văn phòng: Giấy tờ chứng minh công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên, kèm theo thỏa thuận bằng văn bản của các thành viên hợp danh về việc thay đổi Trưởng Văn phòng;

+ Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng: Giấy tờ chứng minh về trụ sở mới;

+ Trường hợp thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng: Văn bản thỏa thuận của các thành viên hợp danh về việc thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng;

+ Trường hợp sáp nhập Văn phòng công chứng: Các giấy tờ theo quy định tại khoản 4 Điều 14 Nghị định 29/2015/NĐ-CP; trường hợp chuyển nhượng Văn phòng công chứng: Các giấy tờ theo quy định tại khoản 3 Điều 15 Nghị định 29/2015/NĐ-CP.

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phòng hoặc ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng thay đổi danh sách công chứng viên hợp danh hoặc công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Giấy đăng ký hoạt động cấp lại được giữ nguyên số đã cấp trước đó.

Văn phòng công chứng có thể hoạt động khi vẫn chưa thay đổi nội dung đăng ký hoạt động được hay không?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 16 Nghị định 82/2020/NĐ-CP thì Văn phòng công chứng không thể hoạt động khi vẫn chưa thay đổi nội dung đăng ký hoạt động cụ thể như sau:

"Điều 16. Hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

...

5. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với hành vi hoạt động khi văn phòng công chứng được hợp nhất, nhận chuyển nhượng, nhận sáp nhập mà chưa được cấp, cấp lại, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động.

..."

Như vậy, nếu vẫn chưa thay đổi nội dung đăng ký hoạt động động thì Văn phòng công chứng có thể bị phạt hành chính lên đến 40 triệu đồng.