Văn phòng công chứng có bắt buộc phải lưu trữ bản gốc của chứng từ đã công chứng hay không?

Chào chị. Chị cho em hỏi, Công ty em có thuê một căn nhà nhưng đã thanh lý hợp đồng. Khi ra công chứng thanh lý thì bên công chứng giữ luôn bản gốc hợp đồng thuê nhà, nhưng bây giờ kế toán yêu cầu phải lấy lại bản chính để lưu chứng từ. Cho em hỏi theo luật hay nghị định nào quy định công chứng giữ bản gốc ạ?

Công chứng là gì?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 đã nêu khái niệm thì công chứng được hiểu là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Lưu trữ bản gốc của chứng từ đã công chứng

Lưu trữ bản gốc của chứng từ đã công chứng

Một văn bản công chứng như thế nào thì có giá trị pháp lý?

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định tại Điều 5 Luật Công chứng 2014, cụ thể:

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Trong một bộ hồ sơ công chứng thì gồm những giấy tờ gì?

Điều 63 Luật Công chứng 2014 quy định nội dung của hồ sơ công chứng bao gồm:

- Phiếu yêu cầu công chứng;

- Bản chính văn bản công chứng;

- Bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp;

- Các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

Bên cạnh đó thì hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

Hồ sơ tại văn phòng công chứng được lưu trữ như thế nào?

Theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014 thì việc lưu trữ hồ sơ công chứng được thực hiện theo chế độ sau đây:

- Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

- Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

- Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

- Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

- Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

Lưu ý: Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Như vậy, bản chính của văn bản công chứng và các giấy tờ liên quan khi chị thực hiện việc công chứng sẽ được lưu trữ tại văn phòng công chứng đó ít nhất là 20 năm. Trên thực tế, khi thực hiện việc công chứng hợp đồng, thông thường các bên sẽ làm dư ra 01 bản để văn phòng công chứng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

20,645 lượt xem
Văn phòng công chứng Tải trọn bộ các quy định hiện hành liên quan đến Văn phòng công chứng
Hồ sơ công chứng Tải về các quy định hiện hành liên quan đến Hồ sơ công chứng
Căn cứ pháp lý
MỚI NHẤT
Thư viện nhà đất
Tại sao mức giá phải trả giữa các văn phòng công chứng khác nhau?
Pháp luật
Việc thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng được quy định như thế nào? Tổ chức Văn phòng công chứng?
Pháp luật
Văn phòng công chứng được khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua phương thức nào?
Pháp luật
Văn phòng công chứng niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản không đúng nội dung bị bao nhiêu tiền?
Pháp luật
Mẫu giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng công chứng mới nhất 2024 ra sao?
Pháp luật
Mẫu đơn đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng mới nhất năm 2024 ra sao? Hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng gồm những gì?
Pháp luật
Mẫu đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng mới nhất 2024 ra sao? Hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng gồm những tài liệu nào?
Pháp luật
Văn phòng công chứng không có bị thu hồi quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng khi không thực hiện đăng ký hoạt động không?
Pháp luật
Điều kiện nào để trở thành phiên dịch cho văn phòng công chứng? Các hoạt động của phiên dịch trong văn phòng công chứng bao gồm những gì?
Pháp luật
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy có đúng hay không?
Pháp luật
Văn phòng công chứng và phòng công chứng có giống nhau không? Thành lập văn phòng công chứng được hướng dẫn ra sao?
Đặt câu hỏi

Quý khách cần hỏi thêm thông tin về có thể đặt câu hỏi tại đây.


TÌM KIẾM LIÊN QUAN
Văn phòng công chứng Hồ sơ công chứng

TÌM KIẾM VĂN BẢN
Xem toàn bộ văn bản về Văn phòng công chứng Xem toàn bộ văn bản về Hồ sơ công chứng

Chủ quản: Công ty THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Giấy phép số: 27/GP-TTĐT, do Sở TTTT TP. HCM cấp ngày 09/05/2019.
Chịu trách nhiệm chính: Ông Bùi Tường Vũ - Số điện thoại liên hệ: 028 3930 3279
Địa chỉ: P.702A , Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Q. Phú Nhuận, TP. HCM;
Địa điểm Kinh Doanh: Số 17 Nguyễn Gia Thiều, P. Võ Thị Sáu, Q3, TP. HCM;
Chứng nhận bản quyền tác giả số 416/2021/QTG ngày 18/01/2021, cấp bởi Bộ Văn hoá - Thể thao - Du lịch
Thông báo
Bạn không có thông báo nào