Công văn 2854/CNCCN-QLDN khám sức khỏe định kỳ và cập nhật dữ liệu khám sức khỏe đối với NLĐ ra sao?

Công văn 2854/CNCCN-QLDN khám sức khỏe định kỳ và cập nhật dữ liệu khám sức khỏe đối với NLĐ ra sao?

Ngày 27/8/2026, Ban Quản lý các khu công nghệ cao và khu công nghiệp thành phố Hà Nội đã có Công văn 2854/CNCCN-QLDN khám sức khỏe định kỳ và cập nhật dữ liệu khám sức khỏe đối với NLĐ.

TẢI VỀ Công văn 2854/CNCCN-QLDN 2026

Theo đó, Công văn 2854/CNCCN-QLDN 2026 khám sức khỏe định kỳ và cập nhật dữ liệu khám sức khỏe đối với NLĐ, cụ thể như sau:

Nhằm bảo đảm tiến độ khám sức khỏe cho toàn thể người lao động (Nhóm 3) đang làm việc tại các doanh nghiệp trong các khu công nghệ cao và khu công nghiệp, đồng thời để cập nhật chính xác, không trùng lặp dữ liệu vào Hồ sơ sức khỏe điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia (VNeID) trước thời hạn quy định; Ban Quản lý các khu công nghệ cao và khu công nghiệp thành phố Hà Nội (Ban Quản lý) đề nghị các doanh nghiệp trong các KCNC, KCN rà soát và triển khai ngay các nội dung sau:

1. Phân nhóm, rà soát và lập danh sách người lao động (Nhóm 3)

Đối tượng rà soát: Toàn bộ người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp (bao gồm lao động chính thức, thử việc, lao động theo mùa vụ/hợp đồng).

Thực hiện phân loại rõ:

Số lượng NLĐ đã được khám sức khỏe trong năm 2026 (chỉ tổng hợp số liệu, không tổ chức khám trùng lặp).

- Số lượng NLĐ chưa được khám sức khỏe trong năm 2026.

Bảo đảm tính chính xác: Rà soát kỹ lưỡng để không bỏ sót đối tượng, không trùng lặp số liệu giữa các đơn vị, đối soát dữ liệu gắn liền với mã định danh/CCCD của người lao động.

2. Tổ chức khám sức khỏe định kỳ

Lập danh sách: Rà soát toàn bộ người lao động trong năm 2026, phân loại rõ: Đã khám, chưa khám, kế hoạch khám cho số chưa thực hiện và gửi kết quả rà soát về UBND xã, phường nơi đơn vị đặt trụ sở. Nếu đã khám trong năm 2026 thì không khám trùng, chỉ tổng hợp số liệu.

-Thời gian và tần suất khám:

+ Lao động thông thường: Ít nhất 01 lần/năm.

+ Lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; người cao tuổi, chưa thành niên, người khuyết tật: Ít nhất 06 tháng/lần.

+ Lao động nữ: Được khám chuyên khoa phụ sản.

+ Lao động làm việc trong môi trường lao động tiếp xúc với các yếu tố có nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp: Khám phát hiện bệnh nghề nghiệp đúng quy định.

Thực hiện: Chủ động liên hệ với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện để tổ chức khám sức khỏe cho người lao động, lập và quản lý hồ sơ sức khỏe theo quy định. Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc, đề nghị đơn vị liên hệ UBND xã, phường nơi đặt trụ sở hoặc Ban Quản lý các Khu công nghệ cao và khu công nghiệp Thành phố để được hỗ trợ.

3. Cập nhật và liên thông dữ liệu

Người sử dụng lao động có trách nhiệm: Đôn đốc cơ sở y tế đã thực hiện khám sức khỏe phối hợp thực hiện việc liên thông này; đồng thời báo cáo tình hình cập nhật, liên thông dữ liệu về UBND xã, phường nơi đặt trụ sở.

4. Cung cấp số liệu và thời hạn báo cáo

4.1. Đối với người sử dụng lao động (doanh nghiệp, đơn vị):

Kê khai đầy đủ, chính xác thông tin và gửi về UBND xã, phường/Ban Quản lý các Khu công nghệ cao và khu công nghiệp Thành phố nơi đặt trụ sở chi nhánh theo tiến độ cho đến khi tổ chức khám sức khỏe cho toàn bộ người lao động của đơn vị.

Cử 01 cán bộ làm đầu mối phối hợp với UBND xã, phường trong quá trình rà soát, xác minh và bổ sung số liệu.

Đối với các đơn vị chưa tổ chức khám, khẩn trương lập kế hoạch và hoàn thành công tác khám sức khỏe định kỳ trước tháng 11/2026.

4.2. Phân công đầu mối và chế độ báo cáo số liệu

Mỗi doanh nghiệp cử 01 cán bộ làm đầu mối chuyên trách (họ tên, chức danh, số điện thoại, email) phối hợp với Ban Quản lý và UBND xã/phường (nơi doanh nghiệp đặt trụ sở) trong quá trình rà soát, xác minh, tổng hợp số liệu.

Doanh nghiệp thực hiện kê khai, cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin tình hình khám sức khỏe của NLĐ vào Biểu mẫu trực tuyến của Ban Quản lý theo đường link:

Báo cáo tách biệt theo 02 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Từ ngày 01/01/2026 đến hết ngày 30/06/2026.

Giai đoạn 2: Từ ngày 01/07/2026 đến thời điểm báo cáo.

Cập nhật số liệu phát sinh lũy kế hằng ngày ngay sau khi có kết quả khám phát sinh trước 17h00 hằng ngày.

Công văn 2854/CNCCN-QLDN khám sức khỏe định kỳ và cập nhật dữ liệu khám sức khỏe đối với NLĐ (Hình từ Internet)

Năm 2026, không tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động bị phạt bao nhiêu?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP có nội dung như sau:

Vi phạm quy định về phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

Phạt tiền đối với hành vi vi phạm quy định về phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự như sau:

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân đã được trang cấp;

b) Không tham gia cấp cứu và khắc phục sự cố, tai nạn lao động khi có lệnh của người sử dụng lao động hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động.

...

Như vậy, đối với hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ thì người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng khi vi phạm đối với mỗi người lao động, tuy nhiên mức phạt tiền tối đa đối với hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ không quá 75 triệu đồng.

Lưu ý: Mức phạt tiền hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ trên là mức phạt tiền áp dụng đối với cá nhân, mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Bên cạnh đó, trường hợp người sử dụng lao động có hành vi vi phạm hành chính về quy định không tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động thì ngoài hình phạt phạt tiền, người sử dụng lao động phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc tổ chức khám sức khỏe cho người lao động. Trường hợp người lao động đã tự thực hiện việc khám thì buộc thanh toán chi phí khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động.

Kinh phí khám sức khỏe định kỳ cho người lao động do ai chi trả?

Theo khoản 4, 5, 6 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 quy định:

Khám sức khỏe và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động

...

4. Người sử dụng lao động tổ chức khám sức khỏe cho người lao động, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo đảm yêu cầu, điều kiện chuyên môn kỹ thuật.

5. Người sử dụng lao động đưa người lao động được chẩn đoán mắc bệnh nghề nghiệp đến cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện chuyên môn kỹ thuật để điều trị theo phác đồ điều trị bệnh nghề nghiệp do Bộ trưởng Bộ Y tế quy định.

6. Chi phí cho hoạt động khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động do người sử dụng lao động chi trả quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 5 Điều này được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và hạch toán vào chi phí hoạt động thường xuyên đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp không có hoạt động dịch vụ.

Như vậy:

• Việc khám phải thực hiện tại cơ sở khám chữa bệnh đủ điều kiện chuyên môn.
• Toàn bộ chi phí khám sức khỏe định kỳ, khám bệnh nghề nghiệp và điều trị bệnh nghề nghiệp do người sử dụng lao động chi trả.
• Khoản chi này được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định.

Quy định về cấp và lưu Giấy khám sức khỏe như thế nào?

Căn cứ theo Điều 38 Thông tư 32/2023/TT-BYT quy định về việc cấp và lưu Giấy khám sức khỏe như sau:

- Giấy khám sức khỏe được cấp 01 (một) bản cho người được khám sức khỏe và 01 bản lưu tại cơ sở khám sức khỏe. Thời gian lưu hồ sơ giấy khám sức khỏe thực hiện theo quy định tại mục 20 nhóm 01 Tài liệu về khám bệnh, chữa bệnh và phục hồi chức năng ban hành kèm theo Thông tư 53/2017/TT- BYT ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế. Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ do đơn vị quản lý người được khám sức khỏe bảo quản và lưu trữ.

- Trường hợp người được khám sức khỏe có yêu cầu cấp nhiều giấy khám sức khỏe, thì cơ sở khám sức khỏe thực hiện nhân bản giấy khám sức khoẻ. Việc nhân bản thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây gọi tắt là Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

- Thời hạn trả giấy khám sức khỏe, sổ khám sức khỏe định kỳ:

+ Đối với trường hợp khám sức khỏe đơn lẻ: cơ sở khám sức khỏe trả giấy khám sức khỏe, sổ khám sức khỏe định kỳ cho người được khám sức khỏe trong vòng 24 (hai mươi tư) giờ kể từ khi kết thúc việc khám sức khỏe, trừ trường hợp phải khám hoặc xét nghiệm bổ sung theo yêu cầu của người thực hiện khám sức khỏe;

+ Đối với trường hợp khám sức khỏe tập thể theo hợp đồng: cơ sở khám sức khỏe trả giấy khám sức khỏe, sổ khám sức khỏe định kỳ cho người được khám sức khỏe theo thỏa thuận đã ghi trong hợp đồng.

- Giá trị sử dụng của giấy khám sức khỏe, kết quả khám sức khỏe định kỳ:

+ Giấy khám sức khỏe có giá trị trong thời hạn 12 (mười hai) tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe;

+ Kết quả khám sức khỏe định kỳ có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật.