Các thành phần thể thức bổ sung văn bản của Đảng bao gồm những gì? Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao theo Hướng dẫn 36-HD/VPTW như thế nào?

Nội dung chính

• Thành phần thể thức bổ sung văn bản của Đảng bao gồm những nội dung sau?
• Các loại bản sao văn bản của Đảng và hình thức sao quy định như thế nào?
• Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao văn bản của Đảng như thế nào?

Thành phần thể thức bổ sung văn bản của Đảng bao gồm những nội dung sau?

Căn cứ tiểu mục 2 Mục II Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 quy định thành phần thể thức bổ sung văn bản của Đảng như sau:

- Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

+ Dấu chỉ mức độ mật gồm: Mật, tối mật, tuyệt mật. Việc xác định mức độ mật thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng. Con dấu chỉ mức độ mật được khắc theo hướng dẫn của Bộ Công an. Mực dấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ mức độ mật trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 10a, Phụ lục 1).

+ Dấu chỉ mức độ khẩn gồm: Khẩn, thượng khẩn, hoả tốc. Tuỳ mức độ cần chuyển nhanh văn bản để xác định độ khẩn. Mực dấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ mức độ khẩn trình bày dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10b, Phụ lục 1).

- Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản

+ Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, ghi chỉ dẫn phạm vi lưu hành như: Tài liệu thu hồi; Xong hội nghị trả lại; Xem xong trả lại; Lưu hành nội bộ; Tài liệu hội nghị; Không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng...

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày trang đầu, góc phải, cách mép trên trang giấy 10 mm (ô số 11a, Phụ lục 1). Riêng chỉ dẫn "Không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng" trình bày chính giữa, phía dưới quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Đối với văn bản dự thảo nhiều lần, sử dụng chỉ dẫn lần dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 11b, Phụ lục 1).

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

+ Đối với những văn bản cần quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành, ghi ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành trình bày cuối nơi lưu văn bản (ô số 12, Phụ lục 1).

- Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản

+ Nếu cần thiết, trong các văn bản, giấy tờ hành chính của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi thêm địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (email), số điện thoại, số fax, địa chỉ trang thông tin điện tử (website).

+ Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản trình bày trang cuối cùng của văn bản, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản (ô số 13, Phụ lục 1).

Các thành phần thể thức bổ sung văn bản của Đảng bao gồm những gì? Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao theo Hướng dẫn 36-HD/VPTW như thế nào?

Các loại bản sao văn bản của Đảng và hình thức sao quy định như thế nào?

Căn cứ tiểu mục 3 Mục II Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 quy định các loại bản sao văn bản của Đảng như sau:

- Có 3 loại bản sao:

+ Bản sao y bản chính: Là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính nhân sao và phát hành.

+ Bản sao lục: Là bản sao lại toàn văn văn bản của cơ quan khác do cơ quan nhận văn bản được phép nhân sao và phát hành.

+ Bản trích sao: Là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.

- Các hình thức sao

+ Sao thông thường: Là hình thức sao bằng cách trình bày lại nội dung văn bản cần sao.

+ Sao photocopy: Là hình thức sao bằng cách chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.

Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao văn bản của Đảng như thế nào?

Căn cứ tiểu mục 3 Mục II Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 quy định thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao như sau:

- Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao. Các thành phần thể thức bản sao trình bày cuối văn bản cần sao, ngăn cách với văn bản cần sao bằng một đường kẻ nét liền, có độ dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Vận dụng thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần bắt buộc để trình bày các thành phần thể thức bản sao tương ứng, đồng thời lưu ý một số điểm như sau:

+ Tên cơ quan sao văn bản xác định cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng sao văn bản.

Tên cơ quan sao văn bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngay dưới đường ngăn cách với nội dung văn bản cần sao (ô số 14, Phụ lục 2).

+ Số và ký hiệu bản sao: Số bản sao ghi liên tục từ số 01 trong một nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu bản sao ghi chung chữ viết tắt là "BS".

Số và ký hiệu bản sao trình bày cân đối dưới tên cơ quan sao văn bản (ô số 15, Phụ lục 2).

+ Chỉ dẫn loại bản sao giúp cho việc quản lý và sử dụng bản sao. Tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghi chỉ dẫn loại bản sao là: Sao y bản chính, sao lục, hoặc trích sao.

Chỉ dẫn loại bản sao trình bày góc phải, dòng dầu, ngang với tên cơ quan sao văn bản (ô số 16, Phụ lục 2).

+ Địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 17, Phụ lục 2).

+ Chức vụ, chữ ký, họ tên của người ký sao trình bày dưới địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản (ô số 18a, 18b, 18c, Phụ lục 2).

+ Dấu cơ quan sao trình bày dưới chức vụ người ký sao (ô số 19, Phụ lục 2).

+ Nơi nhận bản sao trình bày dưới số và ký hiệu bản sao (ô số 20, Phụ lục 2).

- Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ trình bày một lần thể thức sao lục. Trường hợp văn bản cần sao hết trang thì trình bày các thành phần thể thức bản sao vào trang mới và đánh số trang tiếp theo số trang của văn bản cần sao, giữa trang cuối văn bản cần sao và trang trình bày các thành phần thể thức bản sao đóng dấu giáp lai.

- Đối với bản sao bằng hình thức photocopy

+ Nếu photocopy văn bản cần sao và có trình bày các thành phần thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính.

+ Nếu photocopy văn bản cần sao nhưng không trình bày các thành phần thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.