Hồ sơ, thẩm quyền thực hiện hủy tài liệu hết giá trị trong quản lý hồ sơ và lưu trữ vụ án thuộc hệ thống Tòa án nhân dân năm 2023?

Nội dung chính

• Quy định về các nhiệm vụ của hội đồng xác định giá trị tài liệu trong hệ thống Tòa án nhân dân như thế nào?
• Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu trong hệ thống Tòa án nhân dân phải đảm bảo nguyên tắc gì?
• Quy định thẩm quyền, hồ sơ thực hiện thủ tục hủy tài liệu hết giá trị trong hệ thống Tòa án nhân dân như thế nào?
• Quy định về việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trong hệ thống Tòa án nhân dân như thế nào?

Quy định về các nhiệm vụ của hội đồng xác định giá trị tài liệu trong hệ thống Tòa án nhân dân như thế nào?

Căn cứ Điều 24 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân nhân ban hành kèm Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Nhiêm vu của Hôi đồng xác đinh giá tri tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ sau:

a) Xem xét đối chiếu danh mục các tài liệu được giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị hủy; xem xét thực tế tài liệu đối với danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị huỷ.

b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số những hồ sơ, tài liệu dự kiến loại ra; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp. Biên bản phải có đủ chữ ký của các thành viên.

c) Hội đông thông qua biên bản và trình cấp có thẩm quyền kết quả thẩm tra tài liệu hết giá trị

d) Đối với tài liệu trước năm 1954 và tài liệu trước năm 1975 của chính quyền Việt Nam Cộng hòa do Tòa án nhân dân các cấp đang quản lý, tuyệt đối không được phép hủy khi chưa được sự thẩm định trực tiếp của Lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao và chưa có quyết định cho phép bằng văn bản của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

2. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Chánh án quyết định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

Như vậy, các nhiệm vụ của hội đồng xem xét xác định giá trị của tài liệu được quy định như trên.

Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu trong hệ thống Tòa án nhân dân phải đảm bảo nguyên tắc gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 22 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân nhân ban hành kèm Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu trong hệ thống Tòa án nhân dân phải đảm bảo nguyên tắc sau:

- Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

- Thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

- Phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản như:

+ Nội dung của tài liệu.

+ Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu.

+ Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.

+ Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ.

+ Hình thức của tài liệu.

+ Tình trạng vật lý của tài liệu.

Hồ sơ, thẩm quyền thực hiện hủy tài liệu hết giá trị trong quản lý hồ sơ và lưu trữ vụ án thuộc hệ thống Tòa án nhân nhân năm 2023? (Hình từ Internet)

Quy định thẩm quyền, hồ sơ thực hiện thủ tục hủy tài liệu hết giá trị trong hệ thống Tòa án nhân dân như thế nào?

Căn cứ Điều 25 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân nhân ban hành kèm Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định thẩm quyền, hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị như sau:

Huỷ tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị

a) Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao, Kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp cao sau khi có văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp tỉnh và kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp huyện thuộc quyền quản lý sau khi có văn bản thấm định của Chi cục Văn thư và Lưu trữ cấp tỉnh.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện như sau:

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu tố chức họp, thống nhất danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy;

b) Cơ quan có tài liệu cần tiêu hủy gửi văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy;

c) Căn cứ vào ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm định của cơ quan có thấm quyền, Vụ Tống hợp Tòa án nhân dân tối cao, Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Tòa án nhân dân cấp huyện trình Chánh án quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu và phải lập thành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:

a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đông xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định;

đ) Văn bản thấm định của cơ quan có tham quyền;

e) Quyêt định hủy tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan ít nhất 50 năm, kế từ ngày hủy tài liệu.

6. Các đơn vị, cá nhân không được tự ý tiêu hủy tài liệu dưới bất cứ hình thức nào. Đối với các tài liệu là bản sao hoặc photocoppy, đơn vị, cá nhân có thể tự hủy sau khi có ý kiến thấm định của công chức lưu trữ.

Như vậy, căn cứ khoản 4 Điều 25 Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 thì hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị thì hồ sơ bao gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đông xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm định;

- Văn bản thấm định của cơ quan có tham quyền;

- Quyêt định hủy tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

Quy định về việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trong hệ thống Tòa án nhân dân như thế nào?

Căn cứ Điều 26 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống tòa án nhân nhân ban hành kèm Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Sau thời hạn 70 năm, kê từ năm công việc kêt thúc, Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao, Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao, Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Tòa án nhân dân câp huyện có trách nhiệm trình Chánh án cùng cấp Danh mục hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo hướng dẫn của Lưu trữ lịch sử.

Như vậy, việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quy định như trên.