Quy trình tổ chức cung cấp thông tin thuế TNCN đã nộp thay cho người lao động?
Căn cứ vào Quy trình tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin được ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 của Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) có quy định về quy trình tổ chức cung cấp thông tin thuế TNCN đã nộp thay cho người lao động như sau:
Bước 1: Tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (Hệ thống HTKK hỗ trợ NNT import file Excel danh sách chi tiết).
(Phụ lục hưởng dẫn các bước thực hiện trên ứng dụng HTKK định kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025)
Bước 2: Tổ chức chi trả thu nhập đăng nhập vào hệ thống eTax thực hiện:
Tại chức năng Nộp thuế: NNT chọn chức năng Tra cứu giấy nộp tiền (chứng từ nộp NSNN) và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo chứng từ nộp NSNN.
Trường hợp NNT tra cứu chưa thấy giấy nộp tiền thì NNT chọn Chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo các thông tin chứng từ đã nộp NSNN.
Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử thì thực hiện đăng ký cấp tài khoản theo quy định tại Điều 10 Thông tư 19/2021/TT-BTC hướng dẫn về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có (hoặc thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh VNIED và kích hoạt tài khoản thuế điện tử theo hướng dẫn của ứng dụng)
(Phụ lục hướng dẫn các bước thực hiện trên ứng dụng ETAX đính kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025)
Bước 3: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thực hiện tiếp nhận thông tin. Trường hợp, sau khi tiếp nhận nếu phát hiện thông tin cung cấp có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện thông báo cụ thể về thông tin lỗi và lý do lỗi để tổ chức chi trả thu nhập cung cấp lại thông tin.
Cổng ETax Kiểm tra:
- Số chứng từ trên file cung cấp thông tin khớp với số chứng từ của giấy nộp tiền.
- Tổng số tiền nộp thay cho từng cá mân trên file thông tin cung cấp phải bằng tổng tiền thuế thu nhập cá nhân tổ chức chi trả đã nộp trên chứng từ nộp NSNN.
Ngoài ra, Thuế Thành phố Hồ Chí Minh cũng đã ra hướng dẫn Quy trình tổ chức cung cấp thông tin thuế TNCN đã nộp thay cho người lao động như sau:
Lưu ý:
1. Mỗi chứng từ nộp NSNN người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng; Cơ quan thuế sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập/gửi, lần gửi sau cùng;
2. Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp NSNN nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.
3. Trường hợp cá nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định.
Xem thêm:
>>> Khi nào không phải nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân?
Quy trình tổ chức cung cấp thông tin thuế TNCN đã nộp thay cho người lao động? (Hình từ Internet)
Thời hạn nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân là khi nào?
Tại Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên phần mềm HTKK.
Theo đó, doanh nghiệp kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân theo tháng đối với DN kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý đối với DN kê khai thuế TNCN theo quý, ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế thay cho cá nhân.
Căn cứ vào khoản 2 Điều 55 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về thời hạn nộp tiền TNCN thay cá nhân cũng như hạn kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân như sau:
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ...
Vì vậy, thời hạn kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân theo tháng theo quý như sau:
- Đối với doanh nghiệp khai thuế TNCN theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế
- Đối với doanh nghiệp khai thuế TNCN theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
Lưu ý:
- Trường hợp thời hạn nộp thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015. (Theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC);
- Trường hợp nộp thuế điện tử thì thời gian nộp hồ sơ là 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ và ngày Tết. (Theo khoản 1 Điều 8 Thông tư 19/2021/TT-BTC).
Đối tượng nào phải nộp thuế thu nhập cá nhân hiện nay?
Căn cứ vào Điều 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 quy định đối tượng nộp thuế TNCN hiện nay bao gồm:
(1) Đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân là cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam và cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.
(2) Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:
- Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam;
- Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.
(3) Cá nhân không cư trú là người không đáp ứng điều kiện quy định tại (2).
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
