Nhận tiền ứng trước, đặt cọc: Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử?

Nhận tiền ứng trước, đặt cọc: Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử?

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).

...

Theo quy định trên, đối với bán hàng hóa, người bán lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Đối với cung cấp dịch vụ, người bán lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp người bán thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Trường hợp nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền đặt cọc.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần phân biệt giữa tiền ứng trước và tiền đặt cọc.

Nếu bán hàng hóa, khi nhận tiền ứng trước doanh nghiệp chưa phải lập hóa đơn. Hóa đơn được lập khi giao hàng.

Nếu cung cấp dịch vụ, khi nhận tiền ứng trước hoặc tiền thanh toán trước, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Nếu nhận tiền đặt cọc nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền đặt cọc. Hóa đơn được lập theo thời điểm quy định đối với hoạt động cung cấp dịch vụ.

Nhận tiền ứng trước, đặt cọc: Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP bao gồm những loại nào?

Hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP gồm các loại sau:

(1) Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;

- Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

(2) Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như sau:

- Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.

+ Hoạt động vận tải quốc tế.

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

- Tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản 2 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

(3) Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

(4) Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán, chuyển nhượng các tài sản công thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.

(5) Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

(6) Các loại hóa đơn khác, gồm:

- Tem, vé, thẻ theo định dạng chuẩn dữ liệu và nội dung theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

(7) Các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

(8) Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị các loại hóa đơn để các đối tượng nêu tại Điều 2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP tham khảo trong quá trình thực hiện.

(9) Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Không bắt buộc có chữ ký số.

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (tra thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung nào theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP?

Nội dung của hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cụ thể:

- Hóa đơn phải có các nội dung sau:

+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

+ Số hóa đơn.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.

+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

+ Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận).

+Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

+ Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

+ Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

- Quy định chi tiết nội dung của hóa đơn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung được quy định tại Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế có các nội dung sau đây:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu).

+ Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức kinh tế nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.

+ Thời điểm lập hóa đơn.

+ Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

+ Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.

- Nội dung khác trên hóa đơn:

+ Đối với hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, khuyến khích người bán thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML gửi cơ quan thuế. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế thì thể hiện tương ứng trên hóa đơn. Thông tin nhóm ngành nghề (nếu có) được hiển thị trên bản thể hiện hóa đơn điện tử.

+ Ngoài các nội dung hướng dẫn từ khoản 1 đến khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

- Nội dung hóa đơn bán tài sản công thực hiện theo Mẫu số 07/TSC-HĐ ban hành kèm theo Nghị định 186/2025/NĐ-CP.

Mẫu số 07/TSC-HĐ: Tải về

- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế đảm bảo nội dung quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nội dung của hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác theo yêu cầu quản lý.