Một số lưu ý khi cung cấp số liệu về thuế TNCN đã nộp cho người lao động?
Vừa qua, Thuế TP Hồ Chí Minh đã có hướng dẫn về quy trình doanh nghiệp cung cấp thông tin thuế TNCN đã nộp thay.
Theo đó, tài liệu này hướng dẫn cách thức và những lưu ý khi doanh nghiệp cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp cho người lao động.
Dưới đây là một số lưu ý khi cung cấp số liệu về thuế TNCN đã nộp cho người lao động như sau:
Trách nhiệm cung cấp thông tin thuế TNCN đã nộp thay cho người lao động: Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp chi tiết số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân, dựa trên chứng từ nộp thuế.
Dữ liệu cần cung cấp: Thông tin bao gồm thông tin chung của chứng từ nộp ngân sách nhà nước và chi tiết của từng cá nhân như mã số thuế, tên, số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN và số thuế nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có).
Các bước thực hiện: Doanh nghiệp cần lập file dữ liệu bằng HTKK (hỗ trợ import từ Excel), kết xuất file XML và gửi qua hệ thống eTax.
Có hai trường hợp: đã có giấy nộp tiền thì tra cứu và đính kèm, chưa có thì chọn chức năng cung cấp thông tin nộp thay.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận. Nếu có sai sót, Cơ quan Thuế sẽ thông báo để Tổ chức cung cấp lại.
Lưu ý:
- Mỗi Chứng từ nộp NSNN chỉ được lập một file XML cung cấp thông tin tương ứng.
- Cơ quan thuế sẽ sử dụng file thông tin có ngày lập/gửi sau cùng.
- Trường hợp bù trừ thuế nộp thừa, phải xác định rõ số thuế bù trừ cho từng cá nhân.
- Đề nghị cá nhân chưa có thu nhập cần thực hiện đăng ký thuế.
Ví dụ minh họa cách điền vào “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” trong trường hợp doanh nghiệp có số nộp thừa theo quyết toán (cá nhân thừa, cá nhân thiếu).
Ví Dụ 1: Quyết toán TTNCN năm 2024, Công ty phát sinh số tiền thuế nộp thừa là 10 triệu đồng; kỳ Tháng 1/2025, công ty phát sinh số tiền thuế phải nộp là 4 triệu đồng, Công ty bù trừ với số thừa kỳ trước => Công ty không phải cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” do không có chứng từ nộp thuế.
Tháng 2/2025, phát sinh số thuế phải nộp là 9 triệu đồng => Tháng 2, Công ty bù trừ 6 triệu thừa kỳ trước và thực hiện nộp NSNN 3 triệu đồng, thì Công ty cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” (bao gồm cả số phát sinh phải nộp của tháng 1 (4 triệu đồng) chưa lập “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” do không có chứng từ nộp thuế).
Chi tiết số liệu kê khai của Công ty:
MST | Tên NNT | Số thuế đã nộp thừa trên tờ khai QTTNCN 2024 | Số thuế phải nộp tháng 01/2025 (trên tờ khai 05/KK-TNCN) | Số thuế phải nộp tháng 02/2025 (trên tờ khai 05/KK-TNCN) |
A | 5.000.000 | 4.000.000 | 3.000.000 | |
B | 2.000.000 | 2.000.000 | ||
C | 3.000.000 | 1.000.000 | ||
D | 3.000.000 | |||
Tổng cộng | 10.000.000 | 4.000.000 | 9.000.000 |
=> Công ty Lập “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NSNN kỳ tháng 2/2025 như sau:
MST | Tên NNT | Số thuế đã khấu trừ | Số tiền đã nộp NSNN | Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có) |
(2) | (3) | (4) | (5) | (6) |
A | 7.000.000 | 2.000.000 | 5.000.000 | |
B | 2.000.000 | 1.000.000 | 1.000.000 | |
C | 1.000.000 | 1.000.000 | ||
D | 3.000.000 | 3.000.000 | ||
Tổng cộng | 13.000.000 | 3.000.000 | 10.000.000 |
Ví Dụ 2: Công ty có số nộp thừa sau quyết toán năm 2024 và đề nghị bù trừ vào kỳ tháng 3/2025 là 4.500.000 đ; Kỳ tháng 3/2025 có phát sinh phải nộp là 6.100.000đ và tổng số thuế đã nộp trên chứng từ tháng 3/2025 sau khi bù trừ là 1.600.000 đ.
Chi tiết số liệu kê khai của Công ty:
=> Công ty Lập “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NSNN kỳ tháng 3/2025 như sau:
MST | Tên NNT | Số thuế đã khấu trừ | Số tiền đã nộp NSNN | Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có) |
(2) | (3) | (4) | (5) | (6) |
A | 3.000.000 | 3.000.000 | ||
B | 1.500.000 | 1.500.000 | ||
C | 100.000 | 100.000 | ||
D | ||||
E | 1.500.000 | 1.500.000 | ||
Tổng cộng | 6.100.000 | 1.600.000 | 4.500.000 |
Việc bù trừ số đã nộp thừa, số phải nộp của các cá nhân, Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện theo quy định tại tiết a.3 điểm a khoản 1 Điều 25 Thông tư 80/2021/TT-BTC; doanh nghiệp chủ động xác định số nộp thừa được bù trừ giữa các cá nhân.
Lưu ý:
(1) Tổng cộng cột [5] trên Danh sách chi tiết bằng số tiền trên chứng từ nộp thuế;
(2) Tổng cột [6] trên Danh sách chi tiết bằng số đã bù trừ;
(3) Tổng cột [5]+[6] trên Danh sách chi tiết của từng cá nhân bằng tổng số thuế đã nộp cho cá nhân đó.
Trường hợp Công ty có sử dụng số nộp thừa kỳ trước bù trừ với số phải nộp kỳ này thì Tổ chức tự xác định Số tiền nộp NSNN tại cột [5] và số nộp thừa kỳ trước được bù trừ đối với từng cá nhân tại cột [6] trên Danh sách chi tiết => đảm bảo cột [5]+[6] trên Danh sách chi tiết của từng cá nhân bằng tổng số thuế đã nộp cho cá nhân đó và đảm bảo nguyên tắc (1) và (2) nêu trên./.
Các vướng mắc thường gặp khi cung cấp thông tin “ds chi tiết số tiền nộp thuế tncn đã nộp thay”
1. Câu hỏi: Công văn 828/TCT-KK năm 2025 doanh nghiệp thực hiện cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” từ thời gian nào? Đối với các kỳ năm 2024, doanh nghiệp có phải cung cấp lại danh sách không?
Trả lời: Doanh nghiệp cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” từ kỳ tháng 1/2025, quý I/2025 trở đi.
2. Câu hỏi: Doanh nghiệp không phát sinh số thuế phải nộp có cần lập/gửi “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”?
Trả lời: Doanh nghiệp không phát sinh số phải nộp thì không phải cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”.
3. Câu hỏi: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” doanh nghiệp cung cấp theo từng kỳ tháng/quý hay theo kỳ quyết toán?
Trả lời: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” cung cấp chi tiết số tiền đã nộp cho từng cá nhân tương ứng với số thuế đã nộp theo chứng từ nộp NSNN của từng kỳ tháng/quý/năm.
4. Câu hỏi: Doanh nghiệp có chi trả phụ cấp HĐTV cho một số người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam, những người này không có Mã số thuế TNCN nên không kê khai được tại phần mềm HTKK?
Trả lời: Căn cứ quy định của Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019 “Người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước…”. Theo đó, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế thay cho cá nhân có phát sinh thu nhập hoặc hướng dẫn cá nhân có thu nhập thực hiện đăng ký thuế để được cơ quan thuế cấp MST.
5. Câu hỏi: Doanh nghiệp nộp thuế qua Kho bạc, trên Etax của doanh nghiệp không có chức năng “Nộp thuế” để tra cứu chứng từ và nộp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”?
Trả lời: Doanh nghiệp thực hiện đăng nhập hệ thống thuế điện tử bằng tài khoản giao dịch đã được cấp, chọn bổ sung thông tin đăng ký nộp thuế điện tử để thực hiện tra cứu chứng từ (nếu có) và đính kèm “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NS.
Trường hợp không tra cứ ra chứng từ để đính kèm “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” thì doanh nghiệp thực hiện nộp tại tab “Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML” tại chức năng Nộp thuế.
Quy Trình DOANH NGHIỆP Cung Cấp Thông Tin Thuế TNCN Đã Nộp Thay
Xem chi tiết tại Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 tuyên truyền, hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin số thuế thu nhập cá nhân đã nộp thay chi tiết cho cá nhân do Cục Thuế ban hành.
Xem thêm:
>> Cách tính thuế cho 4 nhóm hộ kinh doanh từ năm 2026?
>> Từ năm 2026 trả lương tiền mặt từ 5 triệu trở lên mỗi lần sẽ bị loại chi phí khi tính thuế TNDN?
>> Phân biệt ký thay, ký thừa lệnh và ký thừa ủy quyền theo Nghị định 30?
>> Tiền lương làm thêm giờ chính thức được miễn thuế TNCN toàn bộ từ ngày 01/01/2026 hay 01/7/2026?
>> Lương tháng 12/2025 nhưng trả vào tháng 1/2026 thì tính thuế thu nhập cá nhân như thế nào?
Một số lưu ý khi cung cấp số liệu về thuế TNCN đã nộp cho người lao động? (Hình từ Internet)
Nguyên tắc lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như thế nào?
Theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025, căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế 2019 đồng thời ngày 21/11/2025, Cục Thuế đã ban hành Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 tuyên truyền, hướng dẫn tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin TNCN đã nộp thay chi tiết cho cá nhân.
Theo đó, Doanh nghiệp lưu ý các nguyên tắc cần nhớ khi lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân:
- Chỉ khi có chứng từ nộp NSNN thì phải nộp “Danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay”.
- Nếu chỉ bù trừ số thuế nộp thừa giữa các tháng, chưa phát sinh chứng từ nộp tiền → KHÔNG cần gửi DS chi tiết.
- Khi lập danh sách phải đảm bảo nguyên tắc khớp số:
Cột (5) = số tiền nộp NSNN trên chứng từ
Cột (6) = số thuế nộp thừa chuyển bù trừ
Cột (5)+(6) = tổng số thuế đã nộp cho từng cá nhân
DN được tự phân bổ số nộp thừa theo từng cá nhân, miễn đảm bảo tổng cộng đúng với thực tế nộp.
Ví dụ tham khảo: Ví dụ 1 – Thừa nhiều hơn hoặc bằng số phải nộp trong kỳ Năm 2024 công ty sau quyết toán, thừa thuế TNCN: 15 triệu Tháng 1/2025 phải nộp: 5 triệu → bù trừ toàn bộ 5 triệu → còn thừa 10 triệu → Không nộp tiền vào NSNN → Không cần lập danh sách gửi thuế (chỉ ghi sổ nội bộ). Tháng 2/2025 phải nộp: 12 triệu → bù 10 triệu thừa + nộp thêm 2 triệu vào NSNN → Có nộp tiền → Bắt buộc lập danh sách. Trong danh sách phải thể hiện tổng thuế khấu trừ của các cá nhân = đúng 12 triệu Trong đó: 10 triệu là bù trừ từ số thừa, 2 triệu là tiền thực nộp (phải khớp với chứng từ nộp ngân sách). Ví dụ 2 – Thừa ít hơn số phải nộp trong kỳ Thừa tiền thuế TNCN từ nhiều năm trước: 8,5 triệu Tháng 3/2025 phát sinh phải nộp: 9,5 triệu → Bù trừ hết 8,5 triệu + nộp thêm 1 triệu vào NSNN → Có nộp tiền → Bắt buộc lập danh sách. Trong danh sách: Tổng thuế khấu trừ của tất cả cá nhân phải = đúng 9,5 triệu Phân bổ tỷ lệ: một phần lấy từ số thừa (8,5 triệu), phần còn lại là tiền thực nộp (1 triệu) Quan trọng: tổng cộng 3 con số phải luôn khớp nhau: Tổng khấu trừ theo bảng lương (9,5 triệu) Số bù trừ từ thừa (8,5 triệu) Số tiền thực nộp NSNN (1 triệu) |
Không phải nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân khi nào?
Ngày 25/02/2025, Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) đã có Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên phần mềm HTKK.
Theo đó, Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) triển khai việc các doanh nghiệp tổ chức, cá nhân (sau đây gọi chung là tổ chức chi trả thu nhập) khi nộp thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân là người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế, thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.
Tổ chức chi trả thu nhập lập và nộp danh sách chi tiết theo tháng đối với tổ chức chi trả thu nhập kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý đối với tổ chức chi trả thu nhập kê khai thuế TNCN theo quý.
Theo đó, thời hạn chậm nhất để lập và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân là ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế. Cụ thể, doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thu nhập phải lập và gửi danh sách này bằng hình thức điện tử qua hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc các phương tiện điện tử phù hợp, ngay sau khi đã nộp thuế TNCN thay cho cá nhân.
Tại Mục 1 Công văn 828/TCT-KK năm 2025 có nêu phạm vi, đối tượng như sau:
1. Phạm vi, đối tượng: Tổ chức chi trả thu nhập nộp số thuế TNCN thay cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
...
Bên cạnh đó, căn cứ khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP có quy định như sau:
Các loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế
...
6. Các loại thuế, khoản thu khai quyết toán năm và quyết toán đến thời điểm giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp. Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (không bao gồm doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa) mà doanh nghiệp chuyển đổi kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp được chuyển đổi thì không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp, doanh nghiệp khai quyết toán khi kết thúc năm. Cụ thể như sau:
...
d.1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền do tổ chức, cá nhân trả thu nhập chi trả, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).
...
Từ những quy định trên, phạm vi, đối tượng áp dụng Công văn 828/TCT-KK năm 2025 là tổ chức chi trả thu nhập nộp số thuế TNCN thay cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Như vậy, trường hợp doanh nghiệp kinh doanh không phát sinh chi trả thu nhập nộp số thuế TNCN thay cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thì sẽ không là đối tượng áp dụng Công văn 828/TCT-KK năm 2025 và không phải nộp Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
