Người lao động tự đi khám sức khỏe thì cần mang những hồ sơ gì để chứng minh làm thanh toán với DN?

Người lao động tự đi khám sức khỏe thì cần mang những hồ sơ gì để chứng minh làm thanh toán với DN?

Căn cứ pháp lý: Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015; Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP; các quy định hiện hành về khám sức khỏe.

Theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, hằng năm người sử dụng lao động (NSDLĐ) phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất 01 lần cho người lao động (NLĐ). Đối với một số nhóm lao động nhất định, việc khám sức khỏe phải được thực hiện ít nhất 06 tháng/lần.

Chi phí cho hoạt động khám sức khỏe này thuộc trách nhiệm của NSDLĐ.

Vậy, trường hợp doanh nghiệp không tổ chức khám sức khỏe theo quy định mà NLĐ tự đi khám thì có được yêu cầu doanh nghiệp thanh toán lại chi phí không? NLĐ cần giữ những giấy tờ gì để chứng minh?

(I) NLĐ tự đi khám khi doanh nghiệp không tổ chức có được thanh toán không?

Về nguyên tắc, việc tổ chức khám sức khỏe định kỳ là trách nhiệm của NSDLĐ, không phải nghĩa vụ để NLĐ tự thực hiện và tự chi trả.

Đáng chú ý, Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định biện pháp xử lý đối với hành vi NSDLĐ không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho NLĐ.

Trong đó, khoản 11 Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định trường hợp NLĐ đã tự thực hiện việc khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp thì NSDLĐ buộc thanh toán chi phí khám cho NLĐ.

Như vậy, pháp luật đã ghi nhận trường hợp NLĐ tự thực hiện việc khám và phát sinh chi phí trong bối cảnh doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ tổ chức khám.

Tuy nhiên, cần hiểu đúng: đây là biện pháp khắc phục hậu quả đối với hành vi vi phạm của NSDLĐ, chứ không phải quy định cho phép NLĐ trong mọi trường hợp tự lựa chọn một cơ sở khám bất kỳ, tự đi khám rồi mặc nhiên yêu cầu doanh nghiệp hoàn trả chi phí.

Do đó, nếu doanh nghiệp vẫn tổ chức khám sức khỏe định kỳ đúng quy định mà NLĐ tự đi khám tại một cơ sở khác vì nhu cầu cá nhân thì không thể chỉ dựa vào quy định này để yêu cầu doanh nghiệp thanh toán.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp không thực hiện việc tổ chức khám theo quy định và NLĐ đã tự đi khám, các tài liệu chứng minh việc doanh nghiệp không tổ chức khám và chi phí thực tế đã phát sinh sẽ có ý nghĩa quan trọng khi xem xét việc thanh toán.

[II] NLĐ cần giữ những giấy tờ gì?

Hiện nay, chưa có quy định riêng thiết lập một “bộ hồ sơ thanh toán chi phí khám sức khỏe” bắt buộc mà NLĐ phải nộp cho doanh nghiệp trong trường hợp này.

Tuy nhiên, để bảo vệ quyền lợi của mình, NLĐ nên chủ động lưu giữ tài liệu chứng minh hai vấn đề sau:

[1] Chứng minh doanh nghiệp không tổ chức khám sức khỏe

NLĐ có thể lưu giữ:

- Thông báo, email, tin nhắn hoặc trao đổi của doanh nghiệp về việc không tổ chức khám;

- Trao đổi với bộ phận nhân sự, công đoàn hoặc người có trách nhiệm về việc khám sức khỏe;

- Các tài liệu thể hiện lịch khám nhưng doanh nghiệp không thực hiện;

- Các tài liệu, thông tin khác có thể chứng minh doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ tổ chức khám.

Lưu ý: Đây là những tài liệu có giá trị chứng minh tình huống thực tế, không phải danh mục giấy tờ bắt buộc do pháp luật quy định.

[2] Chứng minh NLĐ thực tế đã đi khám và phát sinh chi phí

NLĐ nên giữ:

- Giấy khám sức khỏe hoặc kết quả khám sức khỏe;

- Hóa đơn, chứng từ thu tiền hoặc chứng từ thanh toán của cơ sở khám;

- Phiếu chỉ định, phiếu kết quả xét nghiệm hoặc các tài liệu liên quan nếu có;

- Các giấy tờ thể hiện thời gian, nội dung và chi phí khám.

Những tài liệu này giúp chứng minh NLĐ đã thực tế thực hiện việc khám và đã phát sinh khoản chi phí cụ thể.

[III] Trường hợp doanh nghiệp chủ động cho NLĐ tự đi khám rồi thanh toán lại chi phí

Cần phân biệt trường hợp NLĐ tự đi khám do doanh nghiệp không tổ chức với trường hợp doanh nghiệp chủ động tổ chức khám theo hình thức NLĐ tự đến cơ sở khám tại địa phương rồi thanh toán lại chi phí.

Trên thực tế, đối với doanh nghiệp có NLĐ làm việc, kinh doanh tại nhiều tỉnh, việc tổ chức khám tập trung có thể không thuận tiện. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án yêu cầu NLĐ đến cơ sở khám đủ điều kiện tại địa phương, thực hiện nội dung khám theo yêu cầu của doanh nghiệp, sau đó nộp kết quả khám cùng hóa đơn, chứng từ để doanh nghiệp thanh toán.

Trong trường hợp này, việc NLĐ trực tiếp đến cơ sở khám không đồng nghĩa với việc NLĐ tự ý thực hiện nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện. Nếu doanh nghiệp chủ động yêu cầu, hướng dẫn và thanh toán chi phí thì đây có thể được xem là phương thức doanh nghiệp tổ chức thực hiện việc khám sức khỏe định kỳ.

Để có căn cứ rõ ràng, doanh nghiệp nên thông báo hoặc có văn bản hướng dẫn trước về:

- Doanh nghiệp nên quy định/hướng dẫn trước:

+ NLĐ thuộc đối tượng phải khám;

+ Thời gian hoàn thành việc khám;

+ Nội dung khám;

+ Cơ sở khám hoặc tiêu chí đối với cơ sở khám;

+ Mức chi phí được thanh toán;

+ Giấy giới thiệu, phiếu yêu cầu khám hoặc văn bản/giấy ủy quyền của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp áp dụng).

- Hồ sơ NLĐ cần lưu giữ/nộp để thanh toán:

+ Giấy khám sức khỏe hoặc kết quả khám sức khỏe;

+ Hóa đơn, chứng từ thu tiền hoặc chứng từ thanh toán của cơ sở khám;

+ Giấy đề nghị thanh toán/hoàn ứng theo quy định nội bộ của doanh + nghiệp;

+ Các tài liệu liên quan khác nếu có.

Như vậy, cần phân biệt hai trường hợp:

- Doanh nghiệp không tổ chức khám, NLĐ tự ý đi khám: đây là trường hợp được đề cập trong biện pháp khắc phục hậu quả tại Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP khi xử lý hành vi vi phạm của doanh nghiệp được đề cập tại Mục [I] và [II].

- Doanh nghiệp chủ động yêu cầu NLĐ tự đến cơ sở khám tại địa phương và thanh toán chi phí: đây là phương thức doanh nghiệp tổ chức thực hiện việc khám sức khỏe, phù hợp với thực tế quản lý NLĐ làm việc ở nhiều địa bàn, nếu được doanh nghiệp triển khai và quản lý đúng quy định được đề cập tại Mục [III].

Lưu ý: Không phải mọi khoản tiền NLĐ đã chi khi đi khám đều được thanh toán, khoản chi phí được xem xét thanh toán cần gắn với việc khám sức khỏe thuộc trách nhiệm của NSDLĐ theo quy định.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, được phân tích theo các quy định pháp luật tại thời điểm có hiệu lực và có thể còn phụ thuộc vào từng trường hợp thực tế. Khi phát sinh vướng mắc hoặc có cách hiểu khác nhau, doanh nghiệp và người lao động nên liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn, giải quyết cụ thể!

Người lao động tự đi khám sức khỏe thì cần mang những hồ sơ gì để chứng minh làm thanh toán với DN? (Hình từ Internet)

Tổng hợp mẫu khám sức khỏe định kỳ 2026 cho người lao động là những mẫu nào?

Căn cứ theo Phụ lục XXIV, XXV ban hành kèm Thông tư 32/2023/TT-BYT được sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT thì dưới đây là các mẫu khám sức khỏe định kỳ 2026 cho người lao động:

Doanh nghiệp có phải khám sức khỏe cho lao động thử việc không?

Căn cứ Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 quy định về khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên.

Đồng thời, dựa vào Điều 2 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 có quy định về đối tượng áp dụng như sau:

Đối tượng áp dụng

1. Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động; người thử việc; người học nghề, tập nghề để làm việc cho người sử dụng lao động.

2. Cán bộ, công chức, viên chức, người thuộc lực lượng vũ trang nhân dân.

3. Người lao động làm việc không theo hợp đồng lao động.

4. Người lao động Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài theo hợp đồng; người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

5. Người sử dụng lao động.

6. Cơ quan, tổ chức và cá nhân khác có liên quan đến công tác an toàn, vệ sinh lao động.

Những người quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này sau đây gọi chung là người lao động.

...

Theo quy định trên, người thử việc thuộc đối tượng áp dụng của Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và được gọi chung là người lao động. Do đó, các quy định về khám sức khỏe đối với người lao động cũng được áp dụng đối với người thử việc.

Như vậy, lao động thử việc vẫn phải được khám sức khỏe theo quy định.