Các tình huống thường gặp khi cung cấp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay được xử lý như thế nào?
Ngày 21/11/2025, Cục Thuế đã ban hành Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 về việc tuyên truyền, hướng dẫn tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin TNCN đã nộp thay chi tiết cho cá nhân.
Tải về Công văn 5435/CT-NVT năm 2025.
Theo đó, tại Phụ lục 1 ban hành kèm Công văn 5435/CT-NVT năm 2025, Cục Thuế hướng dẫn xử lý các tình huống thường gặp khi cung cấp Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN cụ thể như sau:
(1) Câu hỏi: Công văn 828/TCT-KK doanh nghiệp thực hiện cung cấp “DS chỉ tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” từ thời gian nào? Đối với các kỳ năm 2024, doanh nghiệp có phải cung cấp lại danh sách không?
=> Trả lời: Doanh nghiệp cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” từ kỳ tháng 1/2025, quý I/2025 trở đi.
(2) Câu hỏi: Doanh nghiệp không phát sinh số thuế phải nộp có cần lập/gửi “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay"?
=> Trả lời: Doanh nghiệp không phát sinh số phải nộp thì không phải “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay".
(3) Câu hỏi: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay" doanh nghiệp cung cấp theo từng kỳ tháng/quý hay theo kỳ quyết toán?
=> Trả lời: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay" cung cấp chi tiết số tiền đã nộp cho từng cá nhân tương ứng với số thuế đã nộp theo chứng từ nộp NSNN của từng kỳ tháng/quý/năm.
(4) Câu hỏi: Doanh nghiệp có chỉ trả phụ cấp HĐTV cho một số người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam, những người này không có Mã số thuế TNCN nên không kê khai được tại phần mềm HTKK?
=> Trả lời: Căn cứ quy định của Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về đối tượng đăng ký thuế và cấp mã số thuế
Đối tượng đăng ký thuế và cấp mã số thuế
1. Người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước
...
Theo đó, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế thay cho cá nhân có phát sinh thu nhập hoặc hướng dẫn cá nhân có thu nhập thực hiện đăng ký thuế để được cơ quan thuế cấp MST.
(5) Câu hỏi: Doanh nghiệp nộp thuế qua Kho bạc, trên Etax của doanh nghiệp không có chức năng “Nộp thuế” để tra cứu chứng từ và nộp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay"?
=> Trả lời: Doanh nghiệp thực hiện đăng nhập hệ thống thuế điện tử bằng tài khoản giao dịch đã được cấp, chọn bổ sung thông tin đăng ký nộp thuế điện tử để thực hiện tra cứu chứng từ (nếu có) và đính kèm “DS chỉ tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay" theo chứng từ nộp NS.
Trường hợp không tra cứu ra chứng từ để đính kèm “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay" thì doanh nghiệp thực hiện nộp tại tab “Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML" tại chức năng Nộp thuế.
(6) Câu hỏi: Trường hợp doanh nghiệp có số nộp thừa theo quyết toán (cá nhân thừa, cá nhân thiếu) thì điền vào “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” như thế nào?
Theo quyết toán thuế TNCN năm 2024 doanh nghiệp có số nộp thừa, kỳ tiếp theo doanh nghiệp sử dụng số thừa này để bù trừ với số phải nộp và không phát sinh chứng từ nộp NSNN, doanh nghiệp có phải cung cấp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 không?
Trả lời: Cục Thuế gửi 2 ví dụn minh họa để CQT tham khảo hướng dẫn NNT thực hiện.
- Ví Dụ 1: Quyết toán TTNCN năm 2024, Công ty phát sinh số tiền thuế nộp thừa là 10 triệu đồng; kỳ Tháng 1/2025, công ty phát sinh số tiền thuế phải nộp là 4 triệu đồng, Công ty bù trừ với số thừa kỳ trước
=> Công ty không phải cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay" do không có chứng từ nộp thuế.
Tháng 2/2025, phát sinh số thuế phải nộp là 9 triệu đồng
=> Tháng 2, Công ty bù trừ 6 triệu thừa kỳ trước và thực hiện nộp NSNN 3 triệu đồng, thì Công ty cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay" (bao gồm cả số phát sinh phải nộp của tháng 1 (4 triệu đồng) chưa lập “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay" do không có chứng từ nộp thuế).
Chi tiết số liệu kê khai của Công ty
MST | Tên NNT | Số thuế đã nộp thừa trên tờ khai QTTNCN 2024 | Số thuế còn phải nộp trên tờ khai QTTNCN 2024 | Số thuế phải nộp tháng 3/2025 (trên tờ khai 05/KK-TNCN) |
A | 5.000.000 | 3.000.000 | ||
B | 1.500.000 | |||
C | 1.000.000 | 100.000 | ||
D | 5.000.000 | - | ||
E | 1.000.000 | 1.500.000 | ||
Tổng cộng | 6.000.000 | 1.500.000 | 6.100.000 |
=> Công ty lập “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NSNN kỳ tháng 2/2025 như sau:
MST | Tên NNT | Số thuế đã khấu trừ | Số tiền đã nộp NSNN | Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có) |
(2) | (3) | (4) | (5) | (6) |
A | 7.000.000 | 2.000.000 | 5.000.000 | |
B | 2.000.000 | 1.000.000 | 1.000.000 | |
C | 1.000.000 | 1.000.000 | ||
D | 3.000.000 | 3.000.000 | ||
Tổng cộng | 13.000.000 | 3.000.000 | 10.000.000 |
- Ví Dụ 2: Công ty có số nộp thừa sau quyết toán năm 2024 và đề nghị bù trừ vào kỳ tháng 3/2025 là 4.500.000 đ; Kỳ tháng 3/2025 có phát sinh phải nộp là 6.100.000 đ và tổng số thuế đã nộp trên chứng từ tháng 3/2025 sau khi bù trừ là 1.600.000 đ.
Chi tiết số liệu kê khai của Công ty:
Họ tên NNT | Số thuế đã nộp thừa trên tờ khai QTTNCN 2024 | Số thuế còn phải nộp trên tờ khai QTTNCN 2024 | Số thuế phải nộp tháng 3/2025 (trên tờ khai 05/KK-TNCN) |
A | 5.000.000 | 3.000.000 | |
B | 1.500.000 | ||
C | 1.000.000 | 100.000 | |
D | 5.000.000 | - | |
E | 1.000.000 | 1.500.000 | |
Tổng | 6.000.000 | 1.500.000 | 6.100.000 |
=> Công ty lập “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NSNN kỳ tháng 3/2025 như sau:
MST | Tên NNT | Số thuế đã khấu trừ | Số tiền đã nộp NSNN | Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có) |
(2) | (3) | (4) | (5) | 6) |
A | 3.000.000 | 3.000.000 | ||
B | 1.500.000 | 1.500.000 | ||
C | 100.000 | 100.000 | ||
D | - | |||
E | 1.500.000 | 1.500.000 | ||
Tổng cộng | 6.100.000 | 1.600.000 | 4.500.000 |
Việc bù trừ số đã nộp thừa, số phải nộp của các cá nhân, Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện theo quy định tại điểm a.3 Điều 25 Thông tư 80/2021/TT-BTC; doanh nghiệp chủ động xác định số nộp thừa được bù trừ giữa các cá nhân.
Lưu ý:
(1) Tổng cộng cột [5] trên Danh sách chi tiết bằng số tiền trên chứng từ nộp thuế;
(2) Tổng cột [6] trên Danh sách chi tiết bằng số đã bù trừ;
(3) Tổng cột [5]+[6] trên Danh sách chi tiết của từng cá nhân bằng tổng số thuế đã nộp cho cả nhân đó.
Trường hợp Công ty có sử dụng số nộp thừa kỳ trước bù trừ với số phải nộp kỳ này thì Tổ chức tự xác định Số tiền nộp NSNN tại cột [5] và số nộp thừa kỳ trước được bù trừ đối với từng cá nhân tại cột [6] trên Danh sách chỉ tiết
=> Đảm bảo cột [5]+[6] trên Danh sách chi tiết của từng cả nhân bằng tổng số thuế đã nộp cho cá nhân đó và đảm bảo nguyên tắc (1) và (2) nêu trên.
Trên đây là thông tin về Các tình huống thường gặp khi cung cấp Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay.
Xem thêm:
>> Tra cứu MST
>> Lỗi nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân xử lý như thế nào?
Các tình huống thường gặp khi cung cấp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay được xử lý như thế nào? (Hình từ Internet)
Trình tự lập danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như thế nào?
Căn cứ vào Phụ lục ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập lập và gửi thông tin chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo chứng từ nộp thuế TNCN, bao gồm: Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN; thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, Số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)).
Theo đó, trình tự lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như sau:
Bước 1: Tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (Hệ thống HTKK hỗ trợ NNT import file Excel danh sách chi tiết).
Bước 2: Tổ chức chi trả thu nhập đăng nhập vào hệ thống eTax thực hiện:
Tại chức năng Nộp thuế: NNT chọn chức năng Tra cứu giấy nộp tiền (chứng từ nộp NSNN) và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo chứng từ nộp NSNN.
Trường hợp NNT tra cứu chưa thấy giấy nộp tiền thì NNT chọn Chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo các thông tin chứng từ đã nộp NSNN.
Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử thì thực hiện đăng ký cấp tài khoản theo quy định tại Điều 10 Thông tư 19/2021/TT-BTC ngày 18/3/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có (hoặc thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh VNIED và kích hoạt tài khoản thuế điện tử theo hướng dẫn của ứng dụng).
Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế thực hiện tiếp nhận thông tin. Trường hợp, sau khi tiếp nhận nếu phát hiện thông tin cung cấp có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện thông báo cụ thể về thông tin lỗi và lý do lỗi để tổ chức chi trả thu nhập cung cấp lại thông tin.
Cổng ETax Kiểm tra:
- Số chứng từ trên file cung cấp thông tin khớp với số chứng từ của giấy nộp tiền.
- Tổng số tiền nộp thay cho từng cá nhân trên file thông tin cung cấp phải bằng tổng tiền thuế thu nhập cá nhân tổ chức chi trả đã nộp trên chứng từ nộp NSNN.
Lưu ý:
- Mỗi chứng từ nộp NSNN người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng; Cơ quan thuế sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập/gửi, lần gửi sau cùng;
- Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp NSNN nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.
- Trường hợp cá nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định.
Đối tượng nào phải nộp thuế thu nhập cá nhân hiện nay?
Căn cứ vào Điều 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 quy định đối tượng nộp thuế TNCN hiện nay bao gồm:
(1) Đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân là cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam và cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.
(2) Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:
- Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam;
- Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.
(3) Cá nhân không cư trú là người không đáp ứng điều kiện quy định tại (2).
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
