Lỗi nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân xử lý như thế nào?

Lỗi nộp DS chi tiết tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân xử lý như thế nào?

Theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên phần mềm HTKK.

Theo đó, thời hạn chậm nhất để lập và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân là ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế. Cụ thể, doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thu nhập phải lập và gửi danh sách này bằng hình thức điện tử qua hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc các phương tiện điện tử phù hợp, ngay sau khi đã nộp thuế TNCN thay cho cá nhân.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, một số trường hợp báo lỗi khi nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân như sau:

Đối với trường hợp báo lỗi và đề nghị NNT chọn chức năng Tra cứu GNT để nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân, người nộp thuế xử lý như sau:

Chọn mục nộp thuế => tra cứu giấy nộp thuế và nộp đính kèm DS chi tiết số thuế đã nộp thay cho cá nhân:

Lưu ý: Thông tin mang tính tham khảo, NNT nên liên hệ với cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ chính xác nhất.

Lỗi nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân xử lý như thế nào?

Hạn chót nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay Quý 2/2025 là ngày mấy?

Theo hướng dẫn tại Công văn 828/TCT-KK năm 2025, Tổng Cục thuế (nay là Cục thuế) đã hướng dẫn cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên phần mềm HTKK.

Theo đó, doanh nghiệp kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân theo tháng đối với DN kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý đối với DN kê khai thuế TNCN theo quý, ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế thay cho cá nhân.

Đồng thời, căn cứ khoản 2 Điều 55 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 về thời hạn nộp tiền TNCN thay cá nhân cũng như hạn kê khai DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

...

Như vậy, thời hạn kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân đối với doanh nghiệp khai thuế TNCN theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.

Theo đó, thời hạn nộp tiền thuế thu nhập cá nhân của Quý 2/2025 chậm nhất là ngày 31/7/2025, ngay sau khi nộp tiền thuế TNCN thì doanh nghiệp phải nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân.

Lưu ý: Thời gian nộp hồ sơ thuế điện tử, nộp thuế điện tử 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ và ngày Tết (theo Điều 8 Thông tư 19/2021/TT-BTC).

Ngoài ra, theo Nghị định 82/2025/NĐ-CP, gia hạn thời hạn nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân đối với số tiền thuế phải nộp phát sinh năm 2025 của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động trong các ngành kinh tế, lĩnh vực nêu tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 3 Nghị định 82/2025/NĐ-CP. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện nộp số tiền thuế được gia hạn tại khoản này chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2025.

Quy trình lập danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân?

Căn cứ tại Phụ lục ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025, Tổ chức chi trả thu nhập lập và gửi thông tin chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo chứng từ nộp thuế TNCN, bao gồm: Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN; thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, Số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)).

Cụ thể quy trình lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như sau:

Bước 1: Tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (Hệ thống HTKK hỗ trợ NNT import file Excel danh sách chi tiết).

Bước 2: Tổ chức chi trả thu nhập đăng nhập vào hệ thống eTax thực hiện:

Tại chức năng Nộp thuế: NNT chọn chức năng Tra cứu giấy nộp tiền (chứng từ nộp NSNN) và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo chứng từ nộp NSNN.

Trường hợp NNT tra cứu chưa thấy giấy nộp tiền thì NNT chọn Chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo các thông tin chứng từ đã nộp NSNN.

Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử thì thực hiện đăng ký cấp tài khoản theo quy định tại Điều 10 Thông tư 19/2021/TT-BTC ngày 18/3/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có (hoặc thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh VNIED và kích hoạt tài khoản thuế điện tử theo hướng dẫn của ứng dụng).

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thực hiện tiếp nhận thông tin. Trường hợp, sau khi tiếp nhận nếu phát hiện thông tin cung cấp có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện thông báo cụ thể về thông tin lỗi và lý do lỗi để tổ chức chi trả thu nhập cung cấp lại thông tin.

Cổng ETax Kiểm tra:

- Số chứng từ trên file cung cấp thông tin khớp với số chứng từ của giấy nộp tiền.

- Tổng số tiền nộp thay cho từng cá nhân trên file thông tin cung cấp phải bằng tổng tiền thuế thu nhập cá nhân tổ chức chi trả đã nộp trên chứng từ nộp NSNN.

Lưu ý:

- Mỗi chứng từ nộp NSNN người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng; Cơ quan thuế sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập/gửi, lần gửi sau cùng;

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp NSNN nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.

- Trường hợp cá nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định.