Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp ra sao?

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp ra sao?

Khi doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc lần đầu cho người lao động, doanh nghiệp thực hiện kê khai hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN và nộp cho cơ quan BHXH có thẩm quyền. Cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Theo khoản 1 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc gồm:

- Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT) kèm theo hồ sơ của đơn vị, người tham gia (nếu có).

Tải về => Mẫu TK1-TS mới nhất 2026 theo Quyết định 366 kèm theo hướng dẫn.

Mẫu TK3-TS mới nhất 2026 theo Quyết định 366

Mẫu D02-LT mới nhất 2026 theo Quyết định 366

Bước 2: Nộp hồ sơ

Theo khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ BHXH; trường hợp không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do theo khoản 4 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Bước 3: Thực hiện đóng BHXH

Sau khi đăng ký, doanh nghiệp thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN theo phần trách nhiệm đóng của người sử dụng lao động và người lao động theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu cần chuẩn bị Mẫu TK3-TS, Mẫu D02-LT và Mẫu TK1-TS của người lao động cùng hồ sơ liên quan (nếu có), sau đó nộp cho cơ quan BHXH và thực hiện đóng các khoản bảo hiểm theo quy định. Doanh nghiệp phải hoàn thành việc kê khai, nộp hồ sơ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp ra sao? (Hình từ Internet)

Khi nào người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 164/2025/NĐ-CP quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

- Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, mỗi người chỉ được cấp duy nhất một mã số bảo hiểm xã hội và chứa đựng thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

-. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử là sổ bảo hiểm xã hội được Bộ Tài chính tạo lập bằng phương tiện điện tử, chứa đựng thông tin như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy.

- Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được tích hợp với tài khoản định danh điện tử của cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội và lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính, Cổng Dịch vụ công quốc gia sau khi cá nhân, tổ chức thực hiện thành công giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

- Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử đối với đối tượng thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an có các thông tin như sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy; do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an tạo lập, tích hợp, quản lý trên Tài khoản định danh điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an và bảo đảm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội.

- Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử được cấp chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026 và có giá trị pháp lý như sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy.

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được cấp chậm nhất là ngày 01/01/2026 và có giá trị pháp lý như sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy.

(Căn cứ Điều 8 Nghị định 164/2025/NĐ-CP)

Toàn bộ mức xử phạt về chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc từ 10/9/2026 như thế nào?

Căn cứ Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức xử phạt về chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc từ ngày 10/9/2026 như sau:

(1) Phạt cảnh cáo đối với các hành vi quy định tại khoản 3 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP khi số tiền vi phạm tính tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính dưới 400.000 đồng.

(2) Phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi: không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024; không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc sau thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 nhưng thuộc trường hợp pháp luật quy định không bị coi là trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật, theo một trong các mức sau đây:

- Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, khi vi phạm dưới 10 người lao động;

- Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng, khi vi phạm từ 10 người đến dưới 50 người lao động;

- Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng, khi vi phạm từ 50 người đến dưới 100 người lao động;

- Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng, khi vi phạm từ 100 người đến dưới 300 người lao động;

- Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng, khi vi phạm từ 300 người đến dưới 500 người lao động;

- Từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, khi vi phạm từ 500 người đến dưới 700 người lao động;

- Từ 50.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng, khi vi phạm từ 700 người đến dưới 1.000 người lao động;

- Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng, khi vi phạm từ 1.000 người lao động trở lên.

(3) Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội sau đây:

- Chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng theo hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc đã đăng ký kể từ sau ngày đóng bảo hiểm xã hội chậm nhất quy định tại khoản 4 Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trừ trường hợp quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 2024;

- Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền đã đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc sau 60 ngày kể từ ngày đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm nhất quy định tại khoản 4 Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và đã được cơ quan có thẩm quyền đôn đốc theo quy định tại Điều 35 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 nhưng thuộc trường hợp không bị coi là trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật.

(4) Biện pháp khắc phục hậu quả

- Buộc người sử dụng lao động lập hồ sơ đăng ký hoặc lập hồ sơ đăng ký đầy đủ số người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động; đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm đóng; nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm đóng và số ngày chậm đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP;

- Buộc người sử dụng lao động đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm đóng; nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm đóng và số ngày chậm đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 3 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Lưu ý: Mức phạt tiền trên là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (Theo Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/9/2026).