Hồ sơ điện tử của CBCCVC là gì? Ai có trách nhiệm lập hồ sơ điện tử của CBCCVC?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 27/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1/7/2026) định nghĩa về hồ sơ điện tử của cán bộ công chức viên chức như sau:
Giải thích từ ngữ
....
3. Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức là hồ sơ được tạo lập, cập nhật, sử dụng, lưu trữ bằng phương thức điện tử, bao gồm các thông tin về cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình làm việc, công tác từ khi được bầu cử hoặc tuyển dụng đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu.
...
Đồng thời, tại Điều 18 Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định như sau:
Tạo lập hồ sơ điện tử
1. Trách nhiệm tạo lập hồ sơ điện tử:
Cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền thực hiện tạo lập hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Việc tạo lập được thực hiện trên hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức.
2. Thời gian tạo lập hồ sơ điện tử:
Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày công bố hoặc ban hành quyết định bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm, chỉ định, tuyển dụng, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này phải hoàn thành tạo lập hồ sơ điện tử.
3. Trường hợp quy trình bổ nhiệm, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức thực hiện trên hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức thì hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức được tạo lập đồng thời cùng với việc ban hành quyết định bổ nhiệm, tiếp nhận, tuyển dụng.
Theo đó, trách nhiệm tạo lập hồ sơ điện tử của cán bộ công chức viên chức thuộc về cơ quan quản lý cán bộ công chức viên chức hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền thực hiện tạo lập hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.
Hồ sơ điện tử của CBCCVC là gì? Ai có trách nhiệm lập hồ sơ điện tử của CBCCVC?
Hồ sơ điện tử của cán bộ công chức viên chức được sử dụng như thế nào?
Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 27/2026/NĐ-CP về sử dụng hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức như sau:
- Thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được sử dụng thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và cấp có thẩm quyền.
- Trường hợp do yêu cầu nghiệp vụ phải sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức khai thác hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, chuyển đổi sang bản giấy để sử dụng. Việc chuyển đổi sang bản giấy từ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử.
- Cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, trừ trường hợp cần thiết nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Trường hợp phát hiện thông tin, dữ liệu có sai lệch, cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật thông tin, dữ liệu thuộc phạm vi thẩm quyền của mình lên hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập, xem hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật khi được người đó đồng ý bằng thông điệp điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý. Trường hợp phục vụ công tác cán bộ, cơ quan quản lý hoặc cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức được phép truy cập, xem hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi thẩm quyền và nhiệm vụ được giao và có nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.
Việc quản lý cán bộ công chức viên chức phải đảm bảo những nguyên tắc nào?
Theo quy định tại Điều 3 Luật Cán bộ, công chức 2025, việc quản lý cán bộ công chức phải đảm bảo nguyên tắc:
- Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, sự quản lý của Nhà nước.
- Kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế.
- Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ trách nhiệm cá nhân và phân công, phân cấp rõ ràng.
- Việc đánh giá, bố trí, sử dụng cán bộ, công chức phải căn cứ vào phẩm chất chính trị, đạo đức, năng lực và kết quả, hiệu quả thực thi nhiệm vụ theo yêu cầu vị trí việc làm.
- Bảo đảm thống nhất, đồng bộ, liên thông trong hệ thống chính trị.
- Thực hiện bình đẳng giới.
- Ưu tiên trong tuyển dụng, bổ nhiệm và thực hiện chế độ, chính sách đối với người dân tộc thiểu số.
Đồng thời, tại Điều 3 Luật Viên chức 2025 (có hiệu lực từ 1/7/2026) về quản lý viên chức phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, sự quản lý của Nhà nước.
- Thực hiện tuyển dụng, sử dụng, quản lý viên chức theo vị trí việc làm và căn cứ vào hợp đồng làm việc.
- Thực hiện phân cấp, phân quyền, bảo đảm quyền tự chủ toàn diện của đơn vị sự nghiệp công lập gắn với trách nhiệm của người đứng đầu; xây dựng và công khai cơ chế giải trình, giám sát của cơ quan, người có thẩm quyền trong công tác quản lý đội ngũ viên chức.
- Thực hiện bình đẳng giới trong tuyển dụng, sử dụng, quản lý và phát triển đội ngũ viên chức.
- Đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ, chuyển đổi số trong quản lý viên chức; khuyến khích, bảo vệ viên chức đổi mới sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, dám đột phá, dám chịu trách nhiệm vì lợi ích chung.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
