Yêu cầu đối với chính sách khiếu nại của tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân là gì? Thủ tục kiểm soát tài liệu của tổ chứng chứng nhận được yêu cầu ra sao?

Nội dung chính

• Yêu cầu đối với chính sách khiếu nại của tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân là gì?
• Lãnh đạo cao nhất của tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân có trách nhiệm thế nào trong việc chứng nhận?
• Yêu cầu đối với thủ tục kiểm soát tài liệu của tổ chứng chứng nhận năng lực cá nhân thế nào?

Yêu cầu đối với chính sách khiếu nại của tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân là gì?

Về chính sách khiếu nại của tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân thực hiện theo yêu cầu tại tiểu mục 9.9 Mục 9 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17024:2012 (ISO/IEC 17024:2012) về Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu chung đối với tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân, cụ thể:

Khiếu nại

9.9.1. Tổ chức chứng nhận phải có quá trình dạng văn bản đối với việc tiếp nhận, đánh giá và ra quyết định về các khiếu nại.

9.9.2. Phải công khai bản mô tả quá trình xử lý khiếu nại. Các thủ tục phải xử lý một cách công bằng và không thiên vị đối với tất cả các bên.

9.9.3. Các chính sách và thủ tục này phải đảm bảo rằng mọi khiếu nại đều được giải quyết và xử lý một cách xây dựng, khách quan và kịp thời. Quá trình xử lý khiếu nại phải bao gồm ít nhất các yếu tố và phương pháp sau:

a) tóm tắt về quá trình tiếp nhận, xác nhận giá trị và điều tra khiếu nại và quyết định thực hiện hành động nào để đáp ứng khiếu nại;

b) theo dõi và lập hồ sơ khiếu nại, bao gồm cả các hành động được tiến hành để đáp ứng khiếu nại;

c) Khi có thể, đảm bảo thực hiện việc khắc phục và hành động khắc phục thích hợp.

9.9.4. Khi tiếp nhận khiếu nại, tổ chức chứng nhận phải xác nhận xem khiếu nại đó có liên quan đến hoạt động chứng nhận mà tổ chức chịu trách nhiệm hay không và nếu có tổ chức phải đáp ứng cho phù hợp.

9.9.5. Khi có thể, tổ chức chứng nhận phải cho biết mình đã nhận được khiếu nại và phải cung cấp cho người khiếu nại báo cáo tiến trình và kết quả.

9.9.6. Tổ chức chứng nhận tiếp nhận khiếu nại phải chịu trách nhiệm thu thập và kiểm tra xác nhận mọi thông tin cần thiết để xác nhận giá trị của khiếu nại.

9.9.7. Khi có thể, tổ chức chứng nhận phải gửi thông báo chính thức tới người khiếu nại việc kết thúc quá trình xử lý khiếu nại.

9.9.8. Tổ chức chứng nhận cũng phải chuyển mọi khiếu nại đã được chứng minh về người được chứng nhận tới họ ở thời điểm thích hợp.

9.9.9. Quá trình xử lý khiếu nại phải tuân theo các yêu cầu về bảo mật vì quá trình này liên quan tới người khiếu nại và đối tượng khiếu nại.

9.9.10. Việc trao đổi thông tin về quyết định với người khiếu nại phải do nhân sự trước đó không liên quan tới đối tượng khiếu nại thực hiện hoặc xem xét và phê duyệt.

Yêu cầu đối với chính sách khiếu nại của tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân là gì? (Hình từ Internet)

Lãnh đạo cao nhất của tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân có trách nhiệm thế nào trong việc chứng nhận?

Căn cứ theo tiểu mục 10.2.1 Mục 10 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17024:2012 (ISO/IEC 17024:2012) về Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu chung đối với tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân có nêu:

Tổ chức chứng nhận phải thiết lập, lập thành văn bản, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý có khả năng hỗ trợ và chứng tỏ việc đạt được một cách nhất quán các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Và trách nhiệm của lãnh đạo cao nhất của tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân được yêu cầu như sau:

- Lãnh đạo cao nhất của tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân phải thiết lập và lập thành văn bản các chính sách và mục tiêu đối với những hoạt động của mình.

- Lãnh đạo cao nhất phải cung cấp các bằng chứng về cam kết xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý của mình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các chính sách được thấu hiểu, áp dụng và duy trì ở tất cả các cấp tổ chức của tổ chức chứng nhận.

- Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo ngoài các trách nhiệm khác có trách nhiệm và quyền hạn bao gồm:

+ Đảm bảo các quá trình và thủ tục cần thiết của hệ thống quản lý được thiết lập, áp dụng và duy trì;

+ Đáo cáo lãnh đạo cao nhất về việc thực hiện hệ thống quản lý và mọi nhu cầu cải tiến.

Yêu cầu đối với thủ tục kiểm soát tài liệu của tổ chứng chứng nhận năng lực cá nhân thế nào?

Tại tiểu mục 10.2.3 Mục 10 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17024:2012 (ISO/IEC 17024:2012) về Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu chung đối với tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân, có nêu:

Tổ chức chứng nhận năng lực cá nhân phải thiết lập các thủ tục để kiểm soát tài liệu (nội bộ và bên ngoài) liên quan tới việc thực hiện tiêu chuẩn này. Những thủ tục này phải xác định các kiểm soát cần thiết để:

- Phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành;

- Xem xét và cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu;

- Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu;

- Đảm bảo các phiên bản của tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng;

- Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết;

- Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát;

- Ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào.

CHÚ THÍCH: Hệ thống tài liệu có thể dưới dạng hay loại phương tiện truyền thông bất kỳ