Việc thông qua biên bản họp đại hội đồng cổ đông được diễn ra khi nào theo quy định của pháp luật?

Nội dung chính

• Việc thông qua biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được diễn ra khi nào theo quy định của pháp luật?
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông có thể được lưu giữ tại chi nhánh của công ty cổ phần hay không?
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bằng tiếng Anh có phải có hiệu lực pháp lý cao hơn biên bản bằng tiếng Việt đúng không?

Việc thông qua biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được diễn ra khi nào theo quy định của pháp luật?

Việc thông qua biên bản họp đại hội đồng cổ đông được diễn ra khi nào theo quy định của pháp luật? (Hình từ Internet)

Căn cứ tại khoản 2 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 về Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cụ thể như sau:

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

c) Chương trình và nội dung cuộc họp;

d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;

đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.

2. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Như vậy, việc thông qua biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được diễn ra trước khi kết thúc cuộc họp.

Hay nói cách khác, trước khi bế mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thì phải thông qua biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông có thể được lưu giữ tại chi nhánh của công ty cổ phần hay không?

Căn cứ tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp cụ thể như sau:

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Như vậy, trong trường hợp Điều lệ công ty cổ phần có quy định về việc Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được lưu giữ ở chi nhánh của công ty thì lúc này Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông có thể được lưu giữ tại chi nhánh của công ty cổ phần.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bằng tiếng Anh có phải có hiệu lực pháp lý cao hơn biên bản bằng tiếng Việt đúng không?

Căn cứ tại khoản 4 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 về Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

...

4. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

5. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

6. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Như vậy, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bằng tiếng Anh và biên bản bằng tiếng Việt có hiệu lực pháp lý như nhau.

Lưu ý: Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng Anh thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.