Việc kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của NHNN được thực hiện theo nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Hệ thống phần mềm kế toán là gì?
• Việc kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước được thực hiện theo nguyên tắc nào?
• Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm gì trong quá trình kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước?

Hệ thống phần mềm kế toán là gì?

Hệ thống phần mềm kế toán được giải thích tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 25/2020/TT-NHNN như sau:

1. Hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống”: là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị, thực hiện các xử lý nhằm mục đích quản lý và hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của NHNN (sau đây gọi tắt là hệ thống phần mềm kế toán), bao gồm: phần mềm ERP, phần mềm T24, phần mềm CSD, phần mềm AOM, phần mềm CDP.

Như vậy, theo quy định trên thì hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống”: là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị, thực hiện các xử lý nhằm mục đích quản lý và hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của NHNN (sau đây gọi tắt là hệ thống phần mềm kế toán), bao gồm: phần mềm ERP, phần mềm T24, phần mềm CSD, phần mềm AOM, phần mềm CDP.

Việc kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của NHNN được thực hiện theo nguyên tắc nào? (Hình từ Internet)

Việc kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước được thực hiện theo nguyên tắc nào?

Việc kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước được thực hiện theo nguyên tắc được quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 25/2020/TT-NHNN như sau:

Nguyên tắc luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán

...

2. Nguyên tắc kiểm soát, đối chiếu chứng từ kế toán

a) Tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng phải được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán, thu, chi…), nội dung của việc kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng gồm:

- Đối với chứng từ giấy

+ Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác của các chỉ tiêu, số liệu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

+ Kiểm soát nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán đảm bảo đúng quy định tại Luật Kế toán, đối chiếu đảm bảo khớp đúng các nội dung trên chứng từ kế toán với các chứng từ, hồ sơ khác có liên quan;

+ Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) đối với các chứng từ quy định có KHM;

+ Kiểm soát việc chấp hành quy trình tại Thông tư này của người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Kiểm tra, đối chiếu dấu (nếu có) và chữ ký trên chứng từ (gồm chữ ký của khách hàng và chữ ký của các cán bộ có liên quan trong đơn vị kế toán NHNN) đảm bảo dấu và chữ ký trên chứng từ đúng với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại đơn vị kế toán NHNN.

- Đối với chứng từ điện tử

Việc kiểm soát chứng từ điện tử được chia thành hai bước, phần kỹ thuật thông tin phải được kiểm soát trước, sau đó mới tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ.

Bước 1: Kiểm soát kỹ thuật thông tin, bao gồm:

+ Kiểm tra chữ ký số của người lập và người kiểm soát tại khâu trước, KHM và các mã khoá bảo mật (mã nhận biết) trên chứng từ phải đúng với mã định dạng đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định;

+ Tên tập tin phải được lập đúng tên, mẫu thông tin quy định;

Bước 2: Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:

+ Kiểm tra nội dung chứng từ;

+ Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, ngày giá trị trên chứng từ và các nội dung khác trên chứng từ;

+ Kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi đảm bảo đủ để chi trả số tiền trên chứng từ;

b) Cán bộ hậu kiểm không được thực hiện kiểm soát lại các giao dịch do chính mình đã kiểm soát hoặc đã thực hiện xử lý trên hệ thống phần mềm kế toán;

c) Việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ với các báo cáo kiểm soát (sau đây gọi tắt là báo cáo) của ngày giao dịch phải hoàn thành ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

…

Theo đó, việc kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước được thực hiện theo các nguyên tắc được quy định như trên.

Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm gì trong quá trình kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước?

Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm gì trong quá trình kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước, thì theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư 25/2020/TT-NHNN như sau:

Trách nhiệm các thành viên tham gia quy trình

...

2. Đối với Trưởng phòng kế toán

a) Tham mưu Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN về việc tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn các bộ phận, cán bộ liên quan thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư này;

b) Trực tiếp giám sát việc tuân thủ quy trình và thực hiện chế độ chứng từ tại đơn vị kế toán NHNN;

c) Phân công, chỉ đạo các cán bộ thuộc Phòng kế toán thực hiện theo quy trình quy định tại Thông tư này;

d) Kiểm tra, kiểm soát Báo cáo tổng hợp tài khoản ngày, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày, các tài liệu kế toán chi tiết khi có dấu hiệu nghi vấn hoặc sai sót và các báo cáo kế toán tháng, quý, năm; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác, đầy đủ, trung thực về số liệu trên báo cáo;

đ) Báo cáo kịp thời Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN các trường hợp sai sót, vi phạm các quy định trong xử lý giao dịch làm sai lệch bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Tham mưu hoặc trực tiếp ra quyết định các biện pháp khắc phục sai sót trong phạm vi được phân công của Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN.

Theo đó, trong quá trình kiểm soát chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước thì Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm sau:

- Tham mưu Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN về việc tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn các bộ phận, cán bộ liên quan thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư này;

- Trực tiếp giám sát việc tuân thủ quy trình và thực hiện chế độ chứng từ tại đơn vị kế toán NHNN;

- Phân công, chỉ đạo các cán bộ thuộc Phòng kế toán thực hiện theo quy trình quy định tại Thông tư này;

- Kiểm tra, kiểm soát Báo cáo tổng hợp tài khoản ngày, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày, các tài liệu kế toán chi tiết khi có dấu hiệu nghi vấn hoặc sai sót và các báo cáo kế toán tháng, quý, năm; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác, đầy đủ, trung thực về số liệu trên báo cáo;

- Báo cáo kịp thời Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN các trường hợp sai sót, vi phạm các quy định trong xử lý giao dịch làm sai lệch bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Tham mưu hoặc trực tiếp ra quyết định các biện pháp khắc phục sai sót trong phạm vi được phân công của Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN.