|
NGÂN HÀNG
NHÀ NƯỚC
VIỆT NAM
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
25/2020/TT-NHNN
|
Hà Nội,
ngày 31 tháng 12 năm 2020
|
THÔNG TƯ
QUY ĐỊNH QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN, KIỂM SOÁT, ĐỐI CHIẾU VÀ TẬP HỢP
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG “NGÂN HÀNG LÕI, KẾ TOÁN, LẬP NGÂN SÁCH VÀ TÍCH
HỢP HỆ THỐNG” TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
Căn cứ Luật
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ngày 16 tháng 6 năm 2010;
Căn cứ Luật Kế
toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Luật
Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Chính
phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
Căn cứ Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của
Chính phủ quy định chi
tiết về chữ ký số và chứng thư số; việc quản lý, cung cấp và sử dụng chữ ký số,
chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Quyết định số 08/2013/QĐ-TTg ngày 24 tháng 01 năm 2013 của Thủ
tướng Chính phủ về chế độ kế toán áp dụng đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tài chính
- Kế toán;
Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban
hành Thông tư quy định Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp
chứng từ kế toán trong hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích
hợp hệ thống” tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định Quy trình luân chuyển, kiểm
soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán trong hệ thống “Ngân hàng lõi, kế
toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống” tại các đơn vị có tổ chức bộ
máy kế toán thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi tắt là NHNN).
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Các đơn vị có tổ chức bộ máy kế toán, bao gồm:
Vụ Tài chính- Kế toán, Sở Giao dịch, Cục Quản trị, Cục Công nghệ thông tin, Cục
Phát hành và kho quỹ, Chi cục Quản trị, Chi cục Công nghệ thông tin, Chi cục
Phát hành và Kho quỹ, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước
chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đơn vị khác thuộc NHNN có
tổ chức bộ máy kế toán (sau đây gọi tắt là đơn vị kế toán NHNN).
2. Cá nhân, tổ chức có liên quan.
3. Thông tư này không áp dụng đối với các đơn vị
sự nghiệp và các Ban quản lý dự án thuộc NHNN có tổ chức bộ máy kế toán độc lập.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân
sách và tích hợp hệ thống”: là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận,
lưu trữ, hiển thị, thực hiện các xử lý nhằm mục đích quản lý và hạch toán kế
toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của NHNN (sau đây gọi tắt là hệ thống phần
mềm kế toán), bao gồm: phần mềm ERP, phần mềm T24,
phần mềm CSD, phần mềm AOM, phần mềm CDP.
a) Phần mềm ERP
(Enterprise Resource Planning): Là hệ thống quản lý và hạch toán
kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của NHNN, bao gồm các phân hệ nghiệp vụ
sau:
- Phân hệ Quản lý Sổ cái
(General Ledger), viết tắt là GL;
- Phân hệ Quản lý Tài sản
(Fixed Assets), viết tắt là FA;
- Phân hệ Quản lý Phải
thu, phải trả (Account Receivable, Account Payable) viết tắt là AR, AP;
- Phân hệ Công cụ kế
toán (Financial Accounting Hub), viết tắt là FAH;
- Phân hệ quản lý Ngân
sách (Budgeting), viết tắt là BG;
b) Phần mềm
T24 (Temenos T24): Là hệ thống ngân hàng lõi (Core banking) của NHNN để quản lý
và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cơ bản của NHNN bao gồm các phân hệ
nghiệp vụ sau:
- Phân hệ
Cho vay và Huy động vốn (Lending and Deposit), viết tắt là LD;
- Phân hệ Mua bán ngoại
tệ liên ngân hàng và quốc tế (Interbank and International Foreign Exchange), viết
tắt là FX;
- Phân hệ Quản lý các
nghiệp vụ phái sinh (Derivatives), viết tắt là DX;
- Phân hệ Chuyển tiền
(Fund Transfer), viết tắt là FT;
- Phân hệ Mua bán chứng
khoán (Securities), viết tắt là SC;
- Phân hệ Quản lý khách
hàng (Customer), viết tắt là CUS;
- Phân hệ Thị trường tiền
tệ (Money Market), viết tắt là MM;
- Phân hệ Quản lý tài
khoản khách hàng (Account), viết tắt là AC;
- Phân hệ Quản lý hạn mức
(Limit), viết tắt là LI;
- Phân hệ Quản lý nợ quá
hạn (Loans Past Dues), viết tắt là PD;
- Phân hệ Quản lý quỹ
giao dịch (Teller), viết tắt là TT;
- Phân hệ Quản lý dự trữ
bắt buộc (Cash Reserve Ratio), viết tắt là CRR;
- Phân hệ Kế toán tài
chính (Data Capture), viết tắt là DC;
c) Phần mềm CDP-TT01
(Central Desk Portal): là hệ thống quản lý các nghiệp vụ dự trữ ngoại hối nhà
nước;
d) Phần mềm
CSD (Central Securities Depository): là hệ thống của NHNN để quản lý các nghiệp
vụ phát sinh liên quan đến lưu ký giấy tờ có giá;
đ) Phần mềm
AOM (Auction/Open Market Operation): là hệ thống quản lý các nghiệp
vụ đấu thầu vàng, nghiệp vụ thị trường mở, nghiệp vụ phát hành tín phiếu NHNN,
trái phiếu chính phủ, trái phiếu đặc biệt.
2. Hệ thống CMO
(Currency Management Optimization): là hệ thống quản lý và phát hành kho quỹ tập
trung của NHNN.
3. Quy trình luân chuyển,
kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ: là việc chứng từ kế toán lần lượt đi
đến các bộ phận có liên quan để thực hiện một trình tự, bắt đầu từ khâu lập, tiếp
nhận, kiểm tra xử lý chứng từ; phân loại, và ghi sổ kế toán; kiểm soát, đối chiếu
chứng từ cho đến khâu tập hợp, sắp xếp chứng từ.
4. Giao dịch hạch
toán tự động: là giao dịch được phần mềm kế toán tự động hạch toán và không có
sự can thiệp từ bên ngoài. Các giao dịch này được hạch toán trên cơ sở các
thông tin do hệ thống phần mềm kế toán tạo ra từ nguồn dữ liệu có sẵn trong hệ
thống (ví dụ như các giao dịch hạch toán lãi dồn tích …).
5. Thành
viên tham gia quy trình: là các cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện từng khâu
trong Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ, bao gồm:
cán bộ nghiệp vụ, cán bộ kế toán, cán bộ kiểm soát, cán bộ thực hiện công tác hậu
kiểm và tập hợp chứng từ, Trưởng phòng kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế
toán ủy quyền (sau đây gọi tắt là Trưởng phòng kế toán); Thủ trưởng
đơn vị kế toán NHNN hoặc người được Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ủy quyền
(sau đây gọi tắt là Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN).
6. Bộ phận kế toán: là bộ
phận bao gồm tất cả các cán bộ kế toán. Trong đó, cán bộ kế toán là người trực
tiếp tiếp nhận, xử lý, kiểm tra các chứng từ kế toán, thực hiện các giao dịch kế
toán trên hệ thống phần mềm kế toán (sau đây gọi tắt là kế toán
viên) theo phân công, phân nhiệm của Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN.
7. Bộ phận kiểm soát: là
bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ kiểm soát. Trong đó, cán bộ kiểm soát là người
được giao nhiệm vụ kiểm soát giao dịch kế toán, giao dịch nghiệp vụ và có thẩm
quyền duyệt các giao dịch do cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên thực hiện trên hệ
thống phần mềm kế toán.
8. Bộ phận nghiệp vụ: là bộ phận
bao gồm tất cả các cán bộ nghiệp vụ, bao gồm bộ phận kho quỹ và bộ phận nghiệp
vụ khác. Trong đó, cán bộ nghiệp vụ là người trực tiếp tiếp nhận, xử lý, kiểm
tra các tài liệu nghiệp vụ và thao tác các bước thực hiện nghiệp vụ trên hệ thống
phần mềm kế toán theo phân công, phân nhiệm của Thủ trưởng đơn vị.
9. Bộ phận kho quỹ: bao gồm cán bộ làm nghiệp vụ
kho quỹ, người được giao nhiệm vụ kiểm soát và có thẩm quyền phê duyệt các giao
dịch xuất, nhập kho, quỹ được thực hiện trên hệ thống CMO.
10. Bộ phận hậu kiểm: là
bộ phận thuộc phòng kế toán, bao gồm tất cả các cán bộ thực hiện công việc hậu
kiểm và tập hợp chứng từ (sau đây gọi tắt là cán bộ hậu kiểm).
Trong đó, cán bộ hậu kiểm là cán bộ thực hiện tiếp nhận, tập hợp chứng từ,
tài liệu do các cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên đã xử
lý, hạch toán; thực hiện kiểm soát lại các giao dịch của cán bộ
nghiệp vụ, kế toán viên, các giao dịch hạch toán tự động
trên cơ sở chứng từ, tài liệu liên quan; và tập
hợp chứng từ kế toán của toàn đơn vị kế toán NHNN và lưu trữ theo quy định.
11. Thời điểm kết thúc ngày làm việc: là thời điểm
kết thúc một chu trình làm việc trên hệ thống phần mềm kế toán, các thao tác
khoá sổ kế toán ngày đã được thực hiện. Sau thời điểm này không còn nghiệp vụ
kinh tế, tài chính nào được xử lý, hạch toán vào sổ kế toán của ngày làm việc
đó, trừ trường hợp giao dịch điều chỉnh sai sót theo quy định.
12. Mã người dùng: là mã
số định danh người dùng trên hệ thống phần mềm kế toán dùng để đăng nhập hệ thống
và thực hiện các nghiệp vụ. Mã người dùng bao gồm mã số định danh người dùng được
Cục Công nghệ thông tin cấp theo đề nghị của các đơn vị kế toán NHNN và mã số định
danh được tạo sẵn trong hệ thống phần mềm kế toán để tích hợp giao dịch giữa
các phần mềm trong hệ thống phần mềm kế toán (sau đây gọi tắt là mã người dùng
hệ thống). Mã người dùng được cấp cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên tại mỗi
đơn vị kế toán NHNN và do hệ thống tự tạo lập theo đơn vị kế toán NHNN.
13. Cơ chế, quy trình nghiệp vụ:
là hệ thống văn bản hướng dẫn, quy trình quy định về việc thực hiện các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính thuộc hoạt động của NHNN nhằm đảm bảo các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh được kiểm soát chặt chẽ đúng bản chất và tuân thủ đúng
quy định pháp luật hiện hành.
Điều 4.
Nguyên tắc luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán
1. Nguyên tắc luân chuyển chứng
từ kế toán
a) Tất cả các chứng từ kế toán
do đơn vị kế toán NHNN lập hoặc tiếp nhận từ khách hàng chuyển đến phải được kiểm
tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi sử dụng chứng từ đó
để ghi sổ kế toán;
b) Đối với chứng từ liên quan đến
việc nộp và lĩnh tiền mặt: nếu là chứng từ nộp tiền mặt thì sau khi bộ phận kho
quỹ thu đủ tiền, kế toán viên mới ghi sổ kế toán; nếu là chứng từ lĩnh tiền mặt
thì kế toán viên phải ghi sổ kế toán trước sau đó mới chuyển sang bộ phận kho
quỹ chi trả tiền;
c) Đối với các chứng từ dùng
trong thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) thì chỉ ghi Có vào tài khoản
của bên thụ hưởng khi đã trích nợ tài khoản của bên trả tiền (trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác);
d) Chứng từ luân chuyển giữa
các bộ phận trong đơn vị kế toán NHNN phải do cán bộ trong đơn vị đó thực hiện,
không được chuyển qua tay khách hàng. Chứng từ thanh toán ra ngoài đơn vị kế
toán NHNN như chuyển tiền, thanh toán bù trừ… thì luân chuyển qua mạng nội bộ,
mạng liên ngân hàng, bưu điện hoặc thực hiện giao nhận chứng từ trực tiếp giữa
các đơn vị kế toán NHNN có liên quan.
2. Nguyên tắc kiểm soát, đối
chiếu chứng từ kế toán
a) Tất cả các chứng từ kế toán
ngân hàng phải được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và kiểm soát chặt chẽ trước
khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán, thu, chi…), nội dung của việc
kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng gồm:
- Đối với chứng từ giấy
+ Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ,
chính xác của các chỉ tiêu, số liệu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm soát nội dung của nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán đảm bảo đúng quy định
tại Luật Kế toán, đối chiếu đảm bảo khớp
đúng các nội dung trên chứng từ kế toán với các chứng từ, hồ sơ khác có liên
quan;
+ Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) đối
với các chứng từ quy định có KHM;
+ Kiểm soát việc chấp hành quy
trình tại Thông tư này của người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Kiểm tra, đối chiếu dấu (nếu
có) và chữ ký trên chứng từ (gồm chữ ký của khách hàng và chữ ký của các cán bộ
có liên quan trong đơn vị kế toán NHNN) đảm bảo dấu và chữ ký trên chứng từ
đúng với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại đơn vị kế toán NHNN.
- Đối với chứng từ điện tử
Việc kiểm soát chứng từ điện tử
được chia thành hai bước, phần kỹ thuật thông tin phải được kiểm soát trước,
sau đó mới tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ.
Bước 1: Kiểm soát kỹ thuật
thông tin, bao gồm:
+ Kiểm tra chữ ký số của người lập và
người kiểm soát tại khâu trước, KHM và các mã khoá bảo mật
(mã nhận biết) trên chứng từ phải đúng với mã định dạng đã quy định; các mật mã
trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định;
+ Tên tập tin phải được lập
đúng tên, mẫu thông tin quy định;
Bước 2: Kiểm soát phần nội dung
nghiệp vụ:
+ Kiểm tra nội dung chứng từ;
+ Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản,
ngày giá trị trên chứng từ và các nội dung khác trên chứng từ;
+ Kiểm tra số dư tài khoản tiền
gửi đảm bảo đủ để chi trả số tiền trên chứng từ;
b) Cán bộ hậu kiểm không được
thực hiện kiểm soát lại các giao dịch do chính mình đã kiểm soát hoặc đã thực
hiện xử lý trên hệ thống phần mềm kế toán;
c) Việc kiểm tra, đối chiếu chứng
từ với các báo cáo kiểm soát (sau đây gọi tắt là báo cáo) của ngày giao dịch phải
hoàn thành ngay trong ngày làm việc tiếp theo.
3. Điều kiện tập hợp, lưu trữ
các báo cáo bằng phương tiện điện tử
a) Nội dung của thông điệp dữ
liệu đó có thể truy cập, tra cứu và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của thông điệp dữ
liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc
trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung dữ liệu đó;
c) Thông điệp dữ liệu đó được
lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi
đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu.
4. Áp dụng chữ ký số đối với
các báo cáo kiểm soát
a) Chữ ký số phải gắn kèm các
báo cáo nhằm phục vụ công tác kiểm soát, đối chiếu chứng từ sau khi ký số. Các
báo cáo được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn trong suốt quá
trình trao đổi qua mạng máy tính, xử lý và lưu trữ các báo cáo được ký số;
b) Thủ trưởng đơn vị kế toán
NHNN ký số có trách nhiệm bảo quản an toàn khóa bí mật và thiết bị lưu trữ khóa
bí mật của chứng thư số cá nhân;
c) Cán bộ nghiệp vụ, kế toán
viên, cán bộ kiểm soát, cán bộ hậu kiểm có trách nhiệm ký trên các báo cáo phải
ký bằng chữ ký số lên các báo cáo kiểm soát ngay sau khi hoàn thành phần việc
được giao.
5. Quy trình ký số các báo cáo
Khi việc ứng dụng công nghệ thông tin đủ đáp ứng
các điều kiện để lưu trữ các báo cáo theo quy định tại Khoản 3 Điều này, cán bộ
nghiệp vụ, kế toán viên, kiểm soát viên, cán bộ hậu kiểm không phải in các mẫu
báo cáo thành bản giấy, mà thực hiện ký số trên từng báo cáo tuân thủ theo
nguyên tắc thứ tự từng khâu trong Quy trình luân chuyển, kiểm
soát, đối chiếu chứng từ như luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy.
6. Nguyên tắc tập hợp sắp xếp
chứng từ
Chứng từ kế toán trong ngày được
tập hợp đầy đủ, sắp xếp đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ.
a) Các chứng từ của một (01)
giao dịch hạch toán phải được sắp xếp theo thứ tự: Chứng từ ghi sổ; Chứng từ gốc
và các chứng từ kèm theo khác (Chứng từ kèm theo khác được sắp xếp theo thứ tự
phát sinh chứng từ).
Chứng từ của giao dịch điều chỉnh
được sắp xếp theo thứ tự: Chứng từ điều chỉnh trong đó ghi rõ điều chỉnh từ
giao dịch nào hoặc bản sao chứng từ gốc (trường hợp chứng từ gốc không được lưu
cùng tập chứng từ);
b) Trường hợp một (01) chứng từ
gốc liên quan đến hai (02) hay nhiều giao dịch hạch toán khác nhau nhưng không
được xếp liền nhau tại cùng một (01) tập chứng từ, kế toán viên thực hiện:
- Nếu các giao dịch thuộc cùng
một (01) tập chứng từ: Chứng từ gốc được sắp xếp tại tập chứng từ của giao dịch
hạch toán nghiệp vụ đầu tiên. Trên chứng từ hạch toán của nghiệp vụ tiếp theo
ghi rõ “chứng từ gốc được lưu tại chứng từ số...” hoặc
trên chứng từ gốc ghi rõ “chứng từ gốc của chứng từ số...”;
- Nếu các giao dịch thuộc các tập
chứng từ khác nhau của cùng một ngày làm việc: chứng từ gốc được sắp xếp tại tập
chứng từ của giao dịch hạch toán nghiệp vụ đầu tiên. Tại nghiệp vụ tiếp theo,
tuỳ theo yêu cầu sử dụng thông tin của từng giao dịch, có thể thực hiện: Trên
chứng từ hạch toán của tập chứng từ ghi rõ “chứng từ gốc lưu tại bộ chứng từ...
chứng từ số...”; Hoặc tại giao dịch hạch toán nghiệp vụ tiếp theo lưu liên 2 hoặc
bản sao chụp chứng từ gốc (có ghi rõ “chứng từ gốc lưu tại bộ chứng từ... chứng
từ số...”);
- Nếu các giao dịch hạch toán tại
các ngày giao dịch khác nhau: Chứng từ gốc được sắp xếp tại bộ
chứng từ của ngày thực hiện giao dịch đầu tiên, tại bộ chứng từ của các ngày
giao dịch tiếp theo thực hiện lưu liên 2 hoặc bản sao chụp chứng từ gốc (có ghi
rõ “chứng từ gốc lưu tại ngày... tập chứng từ... chứng từ số...”).
7. Nguyên tắc xử lý khi phát hiện
sai sót trong quá trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu chứng từ
a) Khi kiểm soát chứng từ kế
toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật liên quan thì
cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, xuất quỹ,
xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN biết để
có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;
b) Những tài liệu nghiệp vụ, chứng
từ kế toán lập không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì phải trả lại khách hàng
hoặc báo cho người lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau
đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán;
c) Việc thực hiện xử lý sai sót
phải tuân thủ theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn thao tác trên phần
mềm kế toán, quy định pháp luật kế toán và các quy định của pháp luật liên
quan.
Điều 5.
Trách nhiệm các thành viên tham gia quy trình
1. Đối với Thủ trưởng đơn vị kế
toán NHNN
a) Tổ chức, phân công, chỉ đạo
và giám sát việc thực hiện theo quy định tại Thông tư này;
b) Phối hợp với các đơn vị kế
toán NHNN có liên quan khắc phục kịp thời các sai sót được phát hiện;
c) Chịu trách nhiệm trước Thống
đốc NHNN và pháp luật khi để xảy ra các sai sót do đơn vị mình không thực hiện
đúng các nội dung quy định tại Thông tư này và các quy định pháp luật kế toán
có liên quan.
2. Đối với Trưởng phòng kế toán
a) Tham mưu Thủ trưởng đơn vị kế
toán NHNN về việc tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn các bộ phận, cán bộ
liên quan thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư này;
b) Trực tiếp giám sát việc tuân
thủ quy trình và thực hiện chế độ chứng từ tại đơn vị kế toán NHNN;
c) Phân công, chỉ đạo các cán bộ
thuộc Phòng kế toán thực hiện theo quy trình quy định tại Thông tư này;
d) Kiểm tra, kiểm soát Báo cáo tổng hợp tài khoản ngày, Bảng
cân đối tài khoản kế toán ngày, các tài liệu kế toán chi tiết khi có dấu hiệu
nghi vấn hoặc sai sót và các báo cáo kế toán tháng, quý, năm; chịu trách nhiệm
về tính kịp thời, chính xác, đầy đủ, trung thực về số liệu trên báo cáo;
đ) Báo cáo kịp thời Thủ trưởng
đơn vị kế toán NHNN các trường hợp sai sót, vi phạm các quy định trong xử lý
giao dịch làm sai lệch bản chất nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh;
e) Tham mưu hoặc trực tiếp ra
quyết định các biện pháp khắc phục sai sót trong phạm vi được phân công của Thủ
trưởng đơn vị kế toán NHNN.
3. Đối với cán bộ nghiệp vụ
a) Chịu trách nhiệm kiểm tra,
kiểm soát, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, tài liệu
sử dụng để nhập các dữ liệu liên quan trên hệ thống phần mềm kế toán;
b) Nhập dữ liệu vào hệ thống phần
mềm kế toán chính xác với nội dung các tài liệu, hồ sơ, chứng từ được sử dụng
theo quy định;
c) Phối hợp với kế toán viên kiểm
tra, đối chiếu số liệu, bổ sung (nếu thiếu) hồ sơ chứng từ liên quan đến giao dịch
thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán.
4. Đối với kế toán viên
a) Kiểm tra tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng
từ kế toán. Đối với các chứng từ phải được Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ký
duyệt trước khi thực hiện, kế toán viên trình Trưởng phòng kế toán ký; Sau đó,
trình Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ký duyệt trước khi thực hiện trên hệ thống
phần mềm kế toán;
b) Nhập chính xác, đầy đủ các dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh vào hệ thống phần mềm kế toán theo đúng các yếu tố trên chứng
từ và cơ chế, quy trình nghiệp vụ của từng phân
hệ nghiệp vụ;
c) Hạch toán kế toán nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
theo đúng quy định hiện hành;
d) Kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo tính khớp đúng nội dung
giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch với chứng từ kế toán do mình xử lý trên hệ
thống phần mềm kế toán trong ngày;
đ) Trực tiếp xử lý các sai sót
phát sinh sau khi báo cáo và được Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN hoặc trưởng
phòng kế toán cho phép thực hiện;
e) Trường hợp được giao thực hiện
từng phần hoặc toàn bộ công việc hậu kiểm thì thực hiện theo quy định tại Khoản
6 Điều này.
5. Đối với cán bộ kiểm soát
a) Kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp
pháp của các chứng từ kế toán, tài liệu nghiệp vụ đã được kế toán viên, cán bộ
nghiệp vụ xử lý và nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán;
b) Kiểm soát tính chính xác của
các giao dịch do kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ đã nhập vào hệ thống phần mềm kế
toán, đảm bảo khớp đúng với chứng từ kế toán, tài liệu chứng minh liên quan đến
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; thực hiện duyệt giao dịch, ký kiểm soát
và chịu trách nhiệm về các sai sót của mình trong quy trình kiểm soát, duyệt
giao dịch;
c) Cán bộ kiểm soát không được
phép nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán, nếu phát hiện có sai sót thì
phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ để xử lý.
6. Đối với cán bộ hậu kiểm
a) Tập hợp, kiểm tra, đảm bảo đầy đủ số lượng chứng từ kế
toán của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện trong ngày của toàn
đơn vị kế toán NHNN;
b) Kiểm tra lại tính chính xác của các giao dịch thực hiện
được cập nhật dữ liệu hệ thống và các tài khoản kế toán tổng hợp (bao gồm cả
các giao dịch hạch toán tự động);
c) Kiểm tra tính chính xác của Bảng liệt kê giao dịch hạch
toán tự động, phát hiện kịp thời sai sót do việc xử lý của hệ thống và báo cáo
kịp thời cho cán bộ kiểm soát để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN;
d) Kiểm soát, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa các báo cáo
kế toán, phát hiện kịp thời sự chênh lệch về số liệu và báo cáo kịp thời cho
cán bộ kiểm soát để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ra quyết định xử lý;
đ) Phối hợp với các thành viên
trong quy trình, bộ phận nghiệp vụ khác trong việc xác định nguyên nhân các sai
sót, đề xuất biện pháp khắc phục khi phát hiện có sự chênh lệch giữa phân hệ
nghiệp vụ và tài khoản kế toán tổng hợp;
e) Tập hợp, đóng chứng từ để
lưu trữ theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
Mục 1. LUÂN
CHUYỂN, KIỂM SOÁT, ĐỐI CHIẾU VÀ TẬP HỢP CHỨNG TỪ TẠI ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NHNN
Điều 6. Tại
bộ phận nghiệp vụ
1. Tại bộ phận kho quỹ
a) Khi tiếp nhận chứng từ, xử
lý giao dịch
- Thực hiện giao dịch theo cơ
chế, quy trình nghiệp vụ
+ Đối với giao dịch nhập kho,
thu tiền:
Khi tiếp nhận chứng từ, tài liệu
nhập kho, thu tiền (lệnh điều chuyển, chứng
từ nộp tiền do khách hàng lập,...), cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ
phận kho quỹ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, thực hiện thủ
tục nhập kho, thu tiền, ghi nhận số liệu
về loại tiền, mệnh giá, số lượng theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng
dẫn thao tác trên hệ thống CMO;
+ Đối với giao dịch xuất
kho, chi tiền:
Khi tiếp nhận bộ chứng từ
do kế toán viên đã thực hiện trích nợ tài khoản của khách
hàng, chứng từ xuất kho và tài liệu có liên quan, cán bộ thuộc bộ phận kho quỹ
kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, thực hiện thủ tục xuất kho, chi tiền, ghi
nhận số liệu về loại tiền, mệnh giá, số lượng theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp
vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO;
- In, ký chứng từ và kiểm tra
giao dịch
Cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho quỹ thực hiện
in chứng từ trên hệ thống CMO theo trình tự quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp
vụ; Thực hiện kiểm tra tính chính xác của chứng từ in từ hệ thống CMO với chứng
từ gốc. Cán bộ nghiệp vụ phải ký xác nhận trên chứng từ, chuyển
cán bộ kiểm soát phê duyệt theo đúng quy định cơ chế, quy trình nghiệp vụ, sau
đó, cán bộ nghiệp vụ chuyển cho kế toán viên chứng từ tài liệu
đã có đầy đủ chữ ký, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp để xử lý tiếp theo quy định;
b) In các báo cáo cuối ngày và
thực hiện kiểm tra, đối chiếu
Sau thời điểm kết thúc ngày làm
việc, cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho quỹ thực hiện in các báo cáo tại hệ thống
CMO để thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình
nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác vào hệ thống CMO; đảm bảo
số hiện vật quản lý trong kho khớp đúng với số liệu hạch toán, theo dõi trên hệ
thống phần mềm kế toán.
Đồng thời chuyển bộ phận kế
toán một (01) bản báo cáo để làm cơ sở kiểm tra đối chiếu khớp đúng giữa số liệu
hiện vật quản lý trong kho của bộ phận kho quỹ và số liệu kế toán của bộ phận kế
toán;
c) Tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng
từ và báo cáo
Việc tập hợp, sắp xếp, lưu trữ
chứng từ tại bộ phận kho quỹ được thực hiện theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ quản
lý kho quỹ trên hệ thống CMO và quy định tại Khoản 6 Điều 4
Thông tư này.
2. Tại các bộ phận nghiệp vụ
khác
a) Khi tiếp nhận chứng từ, xử
lý giao dịch
Khi tiếp nhận chứng từ, tài liệu
để giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán, cán bộ
nghiệp vụ kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ của chứng từ, tài liệu
liên quan, thực hiện giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán theo đúng cơ chế,
quy trình nghiệp vụ.
Cán bộ nghiệp vụ phải ký xác nhận trên chứng từ, chuyển cán bộ kiểm
soát phê duyệt theo đúng quy định cơ chế, quy trình
nghiệp vụ, sau đó, cán bộ nghiệp vụ chuyển cho kế toán viên chứng
từ tài liệu đã có đầy đủ chữ ký, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp để xử lý tiếp theo
quy định;
b) In các báo cáo sau thời điểm
kết thúc ngày làm việc và thực hiện kiểm tra, đối chiếu
Sau thời điểm kết thúc ngày làm
việc, cán bộ nghiệp vụ thực hiện in các báo cáo tại phần mềm/phân hệ nghiệp vụ
để thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp
vụ và hướng dẫn thao tác trên phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đảm bảo các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác vào hệ thống phần
mềm kế toán;
c) Tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng
từ và báo cáo
Việc tập hợp, sắp xếp, lưu trữ
chứng từ tại bộ phận nghiệp vụ được thực hiện theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ
trên hệ thống phần mềm kế toán và quy định tại Khoản 6 Điều 4
Thông tư này.
Điều 7. Tại
bộ phận kế toán
Căn cứ chứng từ kế toán theo
quy định hiện hành, kế toán viên thực hiện giao dịch trên hệ thống phần mềm kế
toán đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước ghi Có sau, cụ thể:
1. Khi tiếp nhận chứng từ, xử
lý giao dịch
a) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ,
hợp pháp của các chứng từ theo quy định.
b) Xác định, thực hiện đúng
theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông
tin, dữ liệu của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi nhận vào hệ
thống phần mềm kế toán trên cơ sở hồ sơ, chứng từ gốc;
c) Kế toán viên kiểm tra
đảm bảo khớp đúng giao dịch hạch toán trên hệ thống phần mềm kế
toán với chứng từ gốc, chuyển chứng từ cho cán bộ kiểm
soát thực hiện kiểm tra và duyệt giao dịch theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư này. Trường hợp
phát hiện ra sai sót, kế toán viên thực hiện xử lý theo Khoản 7
Điều 4 và Điều 11 Thông tư này.
2. In các báo cáo và thực hiện
kiểm tra, đối chiếu
Sau thời điểm kết thúc ngày làm
việc, kế toán viên thực hiện in các báo cáo tại các phần mềm/phân hệ nghiệp vụ
để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu như sau:
a) Tại từng phần mềm/phân hệ
nghiệp vụ
- Kiểm tra, đối chiếu theo đúng
quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn theo từng phần mềm/phân hệ
nghiệp vụ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch toán đầy
đủ, chính xác vào hệ thống phần mềm kế toán;
- Kiểm tra tình trạng giao dịch
của kế toán viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế toán đảm bảo:
+ Trên phần mềm ERP: Tại các
phân hệ APR, phân hệ FA, tất cả các giao dịch trong ngày có trạng thái “Đã hạch
toán (Posted)”; Đồng thời, kiểm tra các giao dịch này có trạng thái “Đã hạch
toán (Posted)” trên phân hệ GL;
+ Trên phần mềm T24, tất cả các
giao dịch trong ngày có trạng thái “Đã duyệt (Authorised)”;
- Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo
khớp đúng giữa các giao dịch nhập/xuất giấy tờ có giá trên phần mềm CSD với
phân hệ GL, các giao dịch về đặt cọc, thanh toán mua, bán, đấu thầu giấy tờ có
giá, vàng trên phần mềm T24 và trên phần mềm CSD, AOM;
- Đối với các giao dịch hạch toán
tự động từ các nghiệp vụ được giao quản lý, theo dõi (nếu có) như hợp đồng tiền
gửi, tiền vay,..., kế toán viên thực hiện kiểm tra, đối chiếu sau thời điểm kết
thúc ngày làm việc;
- Đối với phân hệ FT, kế toán
viên thực hiện kiểm tra bổ sung các nội dung sau:
+ Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng
giữa các giao dịch thanh toán liên ngân hàng đi/đến qua hệ thống Thanh toán điện
tử liên ngân hàng (CITAD) đã hạch toán trên phần mềm T24 trong ngày (mẫu số DC 01 và mẫu số
DC 02) với các báo cáo về các giao dịch thanh toán đã thực hiện thành công
trên hệ thống CITAD;
+ Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng
các giao dịch thanh toán liên chi nhánh (Inter-branch) đi/đến trong ngày (mẫu số DC 03 và mẫu số
DC 04) với Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC
01);
b) Tại phân hệ GL phần mềm ERP
Sau thời điểm kết thúc ngày làm
việc, để đảm bảo việc phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh vào sổ kế toán và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán, các kế
toán viên phải tập hợp chứng từ đã xử lý hạch toán trong ngày, in Bảng liệt kê
giao dịch (mẫu số BCLC 01) để thực hiện kiểm
tra, đối chiếu, cụ thể:
- Kiểm tra tình trạng giao dịch
của kế toán viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế toán, đảm bảo tất cả các giao
dịch có trạng thái “Đã hạch toán (Posted)” trên phân hệ GL. Đối với những giao
dịch có trạng thái khác, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát để xử
lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế
toán;
- Kiểm tra lại tính đầy đủ, khớp
đúng của các yếu tố trên chứng từ (số tiền giao dịch, loại tiền tệ, đối tượng hạch
toán chi tiết, tên giao dịch, tài khoản hạch toán,…) với Bảng liệt kê giao dịch
(mẫu số BCLC 01);
- Kiểm tra lại đảm bảo tính
pháp lý của chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ như mẫu dấu, chữ ký khách
hàng, chữ ký kế toán viên, chữ ký cán bộ kiểm soát và chữ ký phê duyệt của cấp
có thẩm quyền, đóng dấu,...;
- Kiểm tra lại các giao dịch đã được nhập theo đúng chức năng của hệ thống phần
mềm kế toán, đảm bảo đầy đủ, đúng nghiệp vụ, tránh việc trùng lặp trong thực hiện
giao dịch;
- Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng về tổng số giao dịch
và tổng doanh số phát sinh giữa Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo liệt kê theo tài
khoản kế toán (mục 2, mẫu số BCLC 01);
- Kiểm tra, đối chiếu
đảm bảo số liệu về tổng số giao dịch hạch toán Nợ, tổng số giao dịch hạch toán
Có và doanh số phát sinh Nợ, Có của từng tài khoản tổng hợp hạch toán các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Báo cáo liệt kê theo tài khoản (mục 2, mẫu số BCLC 01) đã được cập nhật đầy đủ, chính
xác theo Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01);
- Trường hợp các giao dịch có sử
dụng các tài khoản trung gian hệ thống, kế toán viên phải kiểm tra lại tính
đúng đắn của việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này. Trường hợp có sai
sót, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát, cán bộ kỹ thuật để xử lý
theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế
toán.
3. Ký
xác nhận, sắp xếp, giao nộp chứng từ
a) Trên cơ sở việc kiểm tra, đối
chiếu khớp đúng các nội dung quy định tại Khoản 2 Điều này, kế toán viên thực hiện ký xác nhận trên Bảng liệt kê giao dịch và chuyển toàn bộ chứng từ kèm Bảng
liệt kê giao dịch cho
cán bộ kiểm soát. Việc giao nộp chứng từ phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa
2 bên;
b) Các chứng từ phải được tập hợp,
sắp xếp theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này, theo
thứ tự giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01)
và được kiểm tra đảm bảo khớp đúng với Bảng liệt kê giao dịch.
Trường hợp đơn vị kế toán NHNN
trong ngày có số lượng lớn các giao dịch có cùng tính chất như giao dịch thu
phí tiền mặt, phí thanh toán từng lần, phí thanh toán điện tử liên ngân hàng
giá trị cao và giá trị thấp;... được hạch toán đẩy từ các phân hệ nghiệp vụ
sang GL thì Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN quyết định việc lựa chọn sắp xếp chứng
từ theo loại giao dịch, đảm bảo thống nhất trong toàn đơn vị kế toán NHNN;
c) Chứng từ và báo cáo sau khi được sắp xếp thành tập phải được đánh số
trong tập. Kế toán viên đánh số chứng từ bằng bút mực xanh và phải ghi rõ số lượng
tờ trên góc phải tờ đầu tiên của tập chứng từ, đảm bảo thuận tiện cho công tác hậu kiểm và tra cứu chứng từ khi đưa vào lưu trữ.
Điều 8. Tại
bộ phận kiểm soát
1. Kiểm tra và duyệt giao dịch
trong ngày
Cán bộ kiểm soát nhận tài liệu
nghiệp vụ, chứng từ kế toán từ cán bộ nghiệp vụ, kế
toán viên theo quy định tại điểm a Khoản 1, Khoản 2 Điều 6, Khoản 1 Điều 7 Thông tư này, thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp
pháp của tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế toán theo quy định và đối chiếu đảm bảo
khớp đúng với giao dịch cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên đã nhập, hạch toán trên
hệ thống phần mềm kế toán, thực hiện duyệt giao dịch và ký kiểm soát trên chứng
từ kế toán; chuyển cho Thủ trưởng
đơn vị kế toán NHNN đối với chứng từ phải được ký duyệt trước khi thực hiện trên hệ thống phần mềm kế
toán. Sau đó, cán bộ kiểm soát chuyển trở lại bộ
chứng từ cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên thực hiện xử lý tiếp theo quy định
tại điểm b Khoản 1, Khoản 2 Điều 6 và Khoản 2 Điều 7 Thông tư này.
Cán bộ kiểm soát phải nắm rõ quy trình, thao tác
xử lý và hạch toán giao dịch của từng phân hệ nhằm kịp thời phát hiện sai sót
trong khâu nhập liệu, đảm bảo mọi giao dịch đều được hạch toán đầy đủ, chính
xác, kịp thời (đặc biệt lưu ý đối với các giao dịch phức tạp, giao dịch có mức
độ rủi ro cao như giao dịch thanh toán đi, thanh toán đến …).
Trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ kiểm soát
chuyển trả lại cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên thực hiện xử lý điều chỉnh kịp thời theo Khoản 7 Điều 4 và Điều
11 Thông tư này.
2. Nhận, tập hợp chứng từ và kiểm soát sau thời
điểm kết thúc ngày làm việc
a) Nhận Bảng liệt kê giao dịch kèm toàn bộ chứng
từ đã được sắp xếp theo quy định tại điểm c
Khoản 1, điểm c Khoản 2 Điều 6 và Khoản
3 Điều 7 Thông tư này từ các cán bộ nghiệp vụ, kế
toán viên được phân công phụ trách;
b) Thực hiện kiểm tra
lại toàn bộ chứng từ và Bảng liệt kê giao dịch đã nhận theo điểm a Khoản này; đối chiếu chứng từ, Bảng liệt kê giao dịch do cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên chuyển tới khớp đúng với Bảng liệt kê
giao dịch của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên đó trên hệ thống sau thời điểm kết
thúc ngày làm việc nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán đã hạch toán
và đảm bảo tất cả giao dịch đã được cập nhật trên hệ thống chính xác và
đầy đủ theo chứng từ gốc. Trường hợp có sai sót, cán bộ kiểm soát thông báo cho cán bộ
nghiệp vụ, kế toán viên kiểm tra lại và thực hiện điều chỉnh, bổ sung theo đúng
quy định tại Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này và quy định của pháp luật liên quan;
c) Cuối ngày làm việc
sau khi đã hết các giao dịch phát sinh, cán bộ kiểm soát thực
hiện kiểm tra Báo cáo liệt kê giao dịch chưa hoàn thành (mẫu số BCLC 02), Báo cáo liệt kê giao dịch lỗi
chi tiết (mẫu số BCLC 03), Báo cáo kiểm soát lỗi
tự động (mẫu số BCLC 09) theo nhiệm vụ được
giao, xác định nguyên nhân lỗi của từng giao dịch, phối hợp với cán bộ nghiệp vụ,
kế toán viên và cán bộ kỹ thuật để xử lý kịp thời theo đúng cơ chế, quy trình
nghiệp vụ và hướng dẫn xử lý sai sót trên hệ thống phần mềm kế toán và quy định
của pháp luật kế toán để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót ngay trong
ngày làm việc.
Trường hợp cuối ngày làm việc
sau khi đã hết các giao dịch phát sinh, sau khi cán bộ kiểm soát kiểm tra các
báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 09
không có phát sinh thì không phải in các mẫu báo cáo này.
3. Ký xác nhận và giao nộp chứng
từ
Sau khi kiểm tra theo quy định
tại Khoản 2 Điều này đảm bảo chính xác, cán bộ kiểm soát thực hiện ký xác nhận
trên các báo cáo mẫu số BCLC 01, BCLC 02, BCLC 03,
BCLC 09 (nếu có phát sinh) và chuyển
toàn bộ chứng từ, các Bảng liệt kê đã ký theo thẩm quyền
cho cán bộ hậu kiểm xử lý tiếp.
Việc giao nộp chứng từ phải bảo
đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên.
Điều 9. Tại bộ phận hậu kiểm
1. Tiếp nhận chứng từ và báo cáo
Bộ phận hậu kiểm khi tiếp nhận
bộ chứng từ và báo cáo từ cán bộ kiểm soát chuyển nộp, thực hiện:
a) Kiểm tra số lượng chứng từ của
từng kế toán viên thực hiện trong ngày, nếu khớp đúng ghi ngày nhận và ký nhận
giữa 2 bên. Mọi trường hợp thiếu chứng từ đều phải ghi rõ nguyên nhân và có xác
nhận của cán bộ kiểm soát đã thực hiện kiểm soát;
b) Kiểm tra tính đầy đủ, chính
xác của các chữ ký quy định trên chứng từ, trường hợp thiếu phải đề nghị cán bộ
nghiệp vụ, kế toán viên bổ sung đầy đủ các chữ ký;
c) Kiểm tra việc đánh số và sắp
xếp tập chứng từ của kế toán viên;
d) Kiểm tra chữ ký của cán bộ
nghiệp vụ, kế toán viên, cán bộ kiểm soát ký trên báo cáo đảm khớp đúng với mẫu
chữ ký đã đăng ký;
đ) Kiểm tra việc tập hợp đủ số
lượng tập chứng từ của tất cả người dùng tham gia giao dịch trong ngày của toàn
đơn vị kế toán NHNN đảm bảo khớp đúng với Báo cáo tổng hợp giao dịch in ra từ hệ
thống phần mềm kế toán và ký xác nhận trên báo cáo này.
2. In và kiểm soát chứng từ,
báo cáo sau thời điểm kết thúc ngày làm việc
a) In báo cáo:
- Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01) của mã người dùng hệ thống và của
các cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên của các đơn vị kế toán NHNN khác;
- Báo cáo liệt kê giao dịch
chưa hoàn thành (mẫu số BCLC 02);
- Báo cáo liệt kê lỗi chi tiết
(mẫu số BCLC 03);
- Báo cáo liệt kê các giao dịch
hạch toán đảo (mẫu số BCLC 04);
- Báo cáo liệt kê các giao dịch
hạch toán điều chỉnh ngày hạch toán (mẫu số BCLC
05);
- Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);
- Báo cáo tổng hợp theo tài khoản
kế toán (mẫu số BCLC 07);
- Báo cáo đối chiếu dữ liệu
tích hợp (mẫu số BCLC 08);
- Báo cáo kiểm soát lỗi tự động
(mẫu số BCLC 09);
- Bảng cân đối tài khoản kế
toán ngày (mẫu số BCLC 10).
Trường hợp các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC
03, BCLC 04, BCLC 09 không có phát sinh thì không phải in
các mẫu báo cáo này;
b) Kiểm tra, kiểm soát chứng từ
và Bảng liệt kê giao dịch
- Kiểm soát, đối chiếu đảm bảo
khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) và
việc tuân thủ quy định pháp luật về chứng từ kế toán; đối chiếu giữa mã
người dùng thực hiện, cán bộ kiểm soát duyệt giao dịch trên hệ thống phần mềm kế
toán với chữ ký của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên, cán bộ kiểm soát trên tập
chứng từ giấy đảm bảo người ký chịu trách nhiệm trên chứng từ giấy thống nhất với
người thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán; kiểm soát sự phù hợp giữa chứng
từ với các giao dịch trên Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) về tính chất nghiệp vụ, phân hệ
nghiệp vụ.
Đối với những giao dịch, cán bộ
hậu kiểm thấy có dấu hiệu nghi vấn như số tiền giao dịch quá lớn, thời gian thực
hiện giao dịch không hợp lý (như giao dịch vào ngày nghỉ,...), hạch toán không
đúng phân hệ nghiệp vụ (như giao dịch cho vay không ghi nhận, theo dõi ở phân hệ
LD,...),..., cán bộ hậu kiểm phải kiểm tra lại, đối chiếu với chứng từ kế toán
và tài liệu liên quan để xác minh. Trường hợp phát hiện sai sót, xử lý theo quy
định tại Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư
này.
- Kiểm soát, đối chiếu đảm bảo khớp đúng về tổng số giao dịch hạch toán Nợ, tổng số giao dịch hạch toán Có, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của từng tài khoản tổng hợp giữa Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo liệt kê theo tài
khoản kế toán (mục 2, mẫu số BCLC 01);
c) Kiểm soát giao dịch
hạch toán tự động
- Căn cứ các tài khoản
tổng hợp hạch toán trên Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết của các giao dịch hạch
toán tự động (mục 1, mẫu số BCLC 01), cán bộ
hậu kiểm kiểm tra lại số liệu về số giao dịch hạch toán Nợ, số giao dịch hạch
toán Có tương ứng doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát sinh Có để đảm bảo số liệu
phát sinh các tài khoản đã được cập nhật đầy đủ, chính xác theo từng nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh trên Báo cáo liệt kê theo tài khoản kế toán (mục
2, mẫu số BCLC 01).
Thực hiện chọn mẫu để
kiểm tra lại số liệu trên hệ thống phần mềm kế toán với chứng từ tài liệu gốc
như hợp đồng tiền gửi, tiền vay,... (tối thiểu 10% số lượng giao dịch hạch toán
tự động trong ngày, trong đó tập trung vào các giao dịch có số tiền lớn, giao dịch
có tính rủi ro cao, giao dịch nghi ngờ,...).
- Kiểm tra tính khớp
đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số
phát sinh Có của các giao dịch hạch toán tự động giữa Bảng liệt kê giao dịch của
các giao dịch hạch toán tự động (mẫu số BCLC 01)
và Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);
d) Kiểm tra các giao dịch chưa
hoàn thành và xử lý đối với các giao dịch lỗi chi tiết
Cán bộ hậu kiểm kiểm tra Báo
cáo liệt kê các giao dịch chưa hoàn thành (mẫu số
BCLC 02), xác định nguyên nhân của từng giao dịch.
- Trường hợp giao dịch chưa được
duyệt, cán bộ hậu kiểm yêu cầu cán bộ kiểm soát xử lý theo đúng quy trình của
phần mềm/phân hệ nghiệp vụ.
- Trường hợp giao dịch bị lỗi,
căn cứ Báo cáo liệt kê giao dịch lỗi chi tiết (mẫu
số BCLC 03), cán bộ hậu kiểm báo cáo cấp thẩm quyền và phối hợp với Cục
Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin, các đơn vị có liên quan để kiểm
tra, xử lý các giao dịch lỗi;
đ) Kiểm soát các giao dịch hạch
toán đảo, giao dịch hạch toán điều chỉnh ngày hạch toán
Kiểm tra, xác minh đối với các
giao dịch hạch toán đảo (reversed) (mẫu số BCLC
04); các giao dịch hạch toán điều chỉnh ngày hạch toán (backdate) (mẫu số BCLC 05) đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ,
hợp pháp của giao dịch;
e) Kiểm soát báo cáo tổng hợp
theo từng mã người dùng và theo từng tài khoản tổng hợp
- Kiểm tra tính khớp đúng số liệu
về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của
Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết theo từng kế toán viên (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo tổng hợp giao dịch
(mẫu số BCLC 06);
- Kiểm tra tính khớp đúng số liệu
về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của
Báo cáo liệt kê chi tiết theo tài khoản của từng mã người dùng (mục 2, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo tổng hợp theo tài
khoản (mẫu số BCLC 07);
- Kiểm soát số dư đầu kỳ, doanh
số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của Báo cáo tổng hợp theo tài khoản kế
toán (mẫu số BCLC 07) với Bảng cân đối tài
khoản kế toán (mẫu số BCLC 10) tương ứng của
từng tài khoản tổng hợp;
- Kiểm tra, đối chiếu số dư các tài khoản trung gian: Cán
bộ hậu kiểm phải kiểm tra lại tính đúng đắn của việc hạch toán vào các tài khoản
trung gian này (bao gồm cả các tài khoản trung gian hệ thống) đảm bảo tài khoản
trung gian quy định tại Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng đối với NHNN đúng nội
dung, tính chất tài khoản; các tài khoản trung gian hệ thống không còn số dư.
Trường hợp có sai sót, cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ
kiểm soát, cán bộ kỹ thuật để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống
phần mềm kế toán và pháp luật kế toán;
g) Kiểm soát dữ liệu tích hợp của
hệ thống phần mềm kế toán
Cán bộ hậu kiểm thực hiện kiểm
soát Báo cáo đối chiếu dữ liệu tích hợp (mẫu số
BCLC 08) đảm bảo tất cả các giao dịch từ các phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đã
cập nhật đúng và đầy đủ vào phân hệ sổ cái (GL).
Trường hợp phát sinh chênh lệch số liệu về số giao dịch, giá trị hạch toán giữa dữ liệu nguồn và
phân hệ GL, cán bộ hậu kiểm báo cáo Trưởng phòng kế
toán để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin, các đơn vị có
liên quan để kiểm tra, xác định nguyên nhân, xử
lý các giao dịch lỗi;
h) Đối chiếu, kiểm tra, kiểm
soát các tài khoản kế toán tổng hợp
Sau thời điểm kết thúc ngày làm
việc, cán bộ hậu kiểm thực hiện đối chiếu đảm bảo:
- Số dư tiền tại Quỹ dự trữ
phát hành, Quỹ nghiệp vụ phát hành khớp đúng với số dư tồn quỹ trên báo cáo tại
hệ thống CMO (Sổ tổng hợp Quỹ dự trữ phát hành (mẫu
số DC 05), Sổ tổng hợp Quỹ nghiệp vụ phát hành (mẫu
số DC 06) và sổ quỹ tại phần mềm T24; đối với các đơn vị kế toán NHNN không
quản lý Quỹ nghiệp vụ phát hành phải đảm bảo khớp đúng giữa số dư tài khoản tiền
mặt tại quỹ (Nhật ký quỹ (mẫu số DC 07)) với sổ
quỹ tại phần mềm ERP;
- Số dư các tài khoản ngoài bảng:
Tiền cotton, tiền polymer và tiền kim loại, giấy tờ có giá mẫu, giấy tờ có giá,
chứng từ có giá trị khác đang bảo quản, ... trên phân hệ GL khớp đúng với số liệu
của từng loại tiền, giấy tờ có giá tương ứng được quản lý, theo dõi trên hệ thống
CMO, phần mềm CSD;
i) Kiểm soát Bảng cân đối tài khoản
kế toán ngày
- Kiểm soát các tài khoản tổng
hợp đảm bảo hạch toán đúng tính chất, loại tiền tệ thông qua Báo cáo kiểm soát
lỗi tự động (mẫu số BCLC 09);
- Kiểm soát Bảng cân đối tài
khoản kế toán ngày (mẫu số BCLC 10);
- Số dư đầu kỳ này khớp đúng với
số dư cuối kỳ trước.
+ Đối chiếu tổng Nợ bằng (=) tổng
Có của số dư đầu kỳ, doanh số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của các tài
khoản trong Bảng cân đối kế toán;
+ Đối chiếu và xử lý đối với từng
tài khoản tổng hợp không cân theo chiều ngang: Số dư đầu kỳ cộng (+) doanh số
phát sinh tăng trừ (-) doanh số phát sinh giảm khác với số dư cuối kỳ;
+ Đối chiếu, xử lý các tài khoản
có số dư không đúng tính chất (nếu có);
k) Sau khi kiểm tra theo quy định
tại Khoản 2 Điều 9 Thông tư này đảm bảo chính xác, cán bộ hậu
kiểm thực hiện ký xác nhận trên các báo cáo mẫu
số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 04, BCLC 05,
BCLC 06, BCLC
07, BCLC 08, BCLC 09, BCLC 10.
Đối với các báo cáo mẫu số BCLC 06, BCLC
07, BCLC 10, cán bộ hậu kiểm chuyển cho
Trưởng phòng kế toán để kiểm tra lại và ký xác nhận.
3. Đối với ngày cuối tháng,
ngoài việc thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này, cán bộ hậu kiểm phối hợp
với các bộ phận liên quan thực hiện đối chiếu, kiểm soát đảm bảo:
a) Tổng số dư các tài khoản tiền
gửi, tiền vay theo từng đối tượng hạch toán chi tiết trên tài khoản hoạt động
như số dư, loại tiền, hợp đồng, đối tác,… được quản lý, theo dõi trên các phân
hệ của phần mềm T24 (Bảng kê tiền gửi mẫu số DC 08,
Bảng kê cho vay mẫu số DC 09) khớp đúng số dư
tài khoản tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL;
b) Tổng số dư các tài khoản phải
thu, phải trả theo từng đối tượng hạch toán chi tiết như đơn vị, cá nhân có
quan hệ thanh toán,… trên phân hệ AR, AP; T24 (mẫu số
DC 10, DC 11) khớp đúng số dư tài khoản tổng
hợp tương ứng trên phân hệ GL đảm bảo không còn chênh lệch ở cột (8), (9) mẫu số DC 10 và DC
11;
c) Tổng số dư tài khoản
tài sản cố định, tài sản khác trong kho theo từng nhóm, loại tài sản cố định,
công cụ dụng cụ và vật liệu trên phân hệ FA (mẫu số
DC 12) khớp đúng số dư tài khoản tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL đảm bảo
không còn chênh lệch ở cột (8), (9) mẫu số DC 12.
4. Đối với báo cáo kế
toán tháng, quý, năm, đơn vị kế toán NHNN thực hiện theo quy định hiện hành.
Điều 10. Tập hợp, sắp xếp
chứng từ, báo cáo của toàn đơn vị kế toán NHNN
1. Tập hợp chứng từ
Toàn bộ chứng từ kế toán trong ngày được tập hợp
theo tập chứng từ. Một tập chứng từ kế toán bao gồm: Bảng liệt kê giao dịch
theo từng mã người dùng kèm theo toàn bộ các chứng từ kế toán.
2. Sắp xếp, đánh số tập chứng từ
a) Sắp xếp chứng từ
- Đối với các mã người dùng không phải là cán bộ
nghiệp vụ, kế toán viên của đơn vị kế toán NHNN, cán bộ hậu kiểm thực hiện theo
quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này.
- Cán bộ hậu kiểm sắp xếp chứng
từ theo thứ tự mã người dùng kèm toàn bộ chứng từ theo Bảng liệt kê giao dịch,
đóng thành tập và quản lý ngay sau khi hoàn thành kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu
đầy đủ theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông
tư này;
b) Đánh số chứng từ
Chứng từ trong quyển nhật ký chứng từ phải được
đánh số thứ tự bằng bút mực đỏ vào góc phía trên, bên
phải của từng tờ chứng từ theo thứ tự liên tục từ một (01) đến
hết nhằm đảm bảo quản lý và kiểm soát được đầy đủ số lượng chứng từ kế
toán phát sinh trong ngày;
c) Đóng Nhật ký chứng từ
Chứng từ kế toán sau khi sắp xếp thành từng tập,
các tập chứng từ được sắp xếp theo kế toán viên thực hiện để đóng thành các quyển
nhật ký chứng từ. Tuỳ theo số lượng chứng từ của đơn vị kế toán NHNN để phân
chia thành các quyển nhật ký chứng từ cho phù hợp với việc lưu trữ, bảo quản và
tra cứu khi cần thiết.
Bìa tập nhật ký chứng từ ghi cụ thể tên đơn vị kế
toán NHNN, ngày tháng, số lưu trữ, tập số chứng từ/Tổng số tập trong ngày, tổng
số trang đã đánh số từ… đến…, chữ ký và tên của cán bộ hậu kiểm.
Việc sắp xếp thứ tự của tập Nhật
ký chứng từ được thực hiện như sau:
- Báo cáo tổng hợp theo tài khoản
kế toán (mẫu số BCLC 07);
- Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);
- Bảng liệt kê giao dịch theo từng
mã người dùng (mẫu số BCLC 01) đính kèm chứng
từ kế toán theo giao dịch;
d) Đánh số quyển Nhật ký chứng
từ
Các quyển nhật ký chứng từ sẽ
được đánh số lưu trữ theo thứ tự từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm và lưu
trữ theo quy định hiện hành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong
ngành Ngân hàng.
3. Các sổ và báo cáo kế toán
(bao gồm cả Bảng cân đối tài khoản kế toán theo ngày (mẫu số BCLC10)) phải được đóng thành từng loại
riêng, theo từng kỳ báo cáo ngay sau khi kiểm soát, ký xác nhận để thực hiện
lưu trữ theo quy định.
Điều 11. Xử
lý sai sót trong quá trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu chứng từ
1. Tại bộ phận nghiệp vụ
Khi phát hiện
có sai sót phát sinh từ tài liệu nghiệp vụ hoặc do việc thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, cán bộ nghiệp
vụ báo cáo cán bộ kiểm soát, Trưởng phòng nghiệp vụ và phối hợp với các đơn vị
liên quan xử lý sai sót tuân thủ cơ chế, quy trình nghiệp vụ.
2. Tại bộ phận kế toán
a) Khi phát hiện có sai sót
phát sinh từ các chứng từ kế toán hoặc do thực hiện giao dịch tại các phân hệ
nghiệp vụ, phần mềm, kế toán viên báo cáo cán bộ kiểm soát, Trưởng phòng Kế
toán và phối hợp với các cán bộ, bộ phận liên quan xử lý sai sót tuân thủ cơ chế,
quy trình nghiệp vụ, pháp luật kế toán và pháp luật có liên quan khác;
b) Trường hợp giao dịch sai sót
có liên quan đến các bộ phận nghiệp vụ đặc biệt là các giao dịch chuyển tiền,
giao dịch tiền mặt thì ngay lập tức kế toán viên phải báo cáo Trưởng phòng Kế
toán và phải thông báo cho các bộ phận có liên quan để lập đề nghị điều chỉnh kịp
thời có biện pháp khắc phục đảm bảo an toàn tài sản.
3. Tại bộ phận kiểm soát
a) Xử lý sai sót liên quan đến tài liệu nghiệp vụ, chứng từ
Khi phát hiện có sai sót phát sinh từ tài liệu nghiệp vụ,
chứng từ do cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên chuyển đến, cán bộ kiểm soát phải chuyển
trả chứng từ, tài liệu cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên để xử lý theo quy định.
Trường hợp cán bộ kiểm soát kiểm
tra, kiểm soát phát hiện sai sót liên quan đến chứng từ, báo cáo như: thiếu các
yếu tố trên chứng từ; thiếu chứng từ; chứng từ chưa đảm bảo quy định về tính hợp
pháp, hợp lệ…, cán bộ kiểm soát phải yêu cầu cán bộ có liên quan có trách nhiệm
bổ sung, hoàn thiện bộ chứng từ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành;
b) Xử
lý sai sót liên quan đến thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm
Trường hợp nguyên nhân sai sót
do xử lý hạch toán kế toán, cán bộ kiểm soát báo cáo Trưởng phòng kế toán để
xác định nguyên nhân sai sót, yêu cầu cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên gây sai
sót thực hiện khắc phục sai sót theo nguyên tắc sai sót thuộc các phân hệ nghiệp
vụ, phần mềm nào thì thực hiện giao dịch điều chỉnh tại phân hệ nghiệp vụ, phần
mềm đó theo quy định pháp luật về điều chỉnh sai sót, báo cáo Thủ trưởng đơn vị
kế toán NHNN.
Trường hợp nguyên nhân sai sót do
khai báo thông tin của các giao dịch hạch toán tự động, cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên gây
sai sót báo cáo Trưởng phòng Kế toán để xử lý khắc phục theo quy trình hướng dẫn xử lý trên hệ thống phần mềm kế toán, báo
cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN.
4. Tại bộ phận hậu kiểm
a) Khi phát hiện
sai sót, căn cứ nội dung sai sót, bộ phận hậu kiểm xác định và thông báo ngay
cho bộ phận gây ra sai sót.
Trường hợp xử
lý sai sót trên hệ thống phần mềm và không làm thay đổi số lượng, nội dung chứng
từ, bộ phận nghiệp vụ chủ động phối hợp với bộ phận hậu kiểm, các bộ phận liên
quan xác định nguyên nhân, biện pháp điều chỉnh và thực hiện điều chỉnh kịp thời
ngay trong ngày tìm ra nguyên nhân nhằm đảm bảo an toàn tài sản.
Trường hợp xử
lý sai sót làm thay đổi số lượng, nội dung chứng từ, bộ phận hậu kiểm lập biên
bản bàn giao trước và sau khi hoàn thành xử lý sai sót. Biên bản phải được lập
giữa bộ phận hậu kiểm và cán bộ kiểm soát, ghi rõ thời gian bàn giao, nguyên
nhân và kết quả xử lý sai sót;
b) Cán bộ hậu
kiểm không được phép sửa chữa sai sót của cán bộ nghiệp
vụ, kế toán viên trên hệ thống phần mềm kế
toán, nếu phát hiện có sai sót thì phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho kế
toán viên, cán bộ nghiệp vụ để xử lý;
c) Bộ phận hậu kiểm thực hiện tổng hợp báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán
NHNN kịp thời sai sót phát hiện tại bộ phận hậu kiểm;
d) Xử lý sai sót liên quan đến tài liệu nghiệp vụ, chứng từ và liên quan
đến thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm
Trường hợp bộ phận hậu kiểm kiểm
tra, kiểm soát phát hiện sai sót liên quan đến tài liệu nghiệp vụ, chứng từ và
liên quan đến thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, cán bộ hậu
kiểm thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2 Điều này.
Trong quá trình hậu kiểm, nếu
phát hiện các trường hợp bất thường, nghi ngờ tính xác thực của giao dịch,...,
bộ phận hậu kiểm báo cáo Trưởng phòng Kế toán, Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN kịp
thời và chủ động phối hợp với các bộ phận có liên quan để xác nhận giao dịch bảo
đảm an toàn tài sản;
đ) Xử lý sai sót liên quan đến
xử lý tự động của hệ thống
Bộ phận hậu kiểm báo cáo Trưởng
phòng kế toán phối hợp với bộ phận liên quan xác định nguyên nhân, báo cáo Thủ
trưởng đơn vị kế toán NHNN, lập văn bản thông báo lỗi gửi Cục Công nghệ thông
tin/Chi cục Công nghệ thông tin để phối hợp với các bên liên quan xử lý kịp thời;
e) Theo dõi, đôn đốc việc khắc
phục, chỉnh sửa sai sót
Bộ phận hậu kiểm tổng hợp, theo
dõi các sai sót để đôn đốc việc khắc phục, chỉnh sửa sai sót của kế toán viên,
cán bộ nghiệp vụ và các bộ phận có liên quan theo quy định.
Điều 12.
Luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ tại Sở Giao dịch
Sở Giao dịch với vai trò vừa là
Trung tâm thanh toán, vừa là đơn vị kế toán NHNN, theo đó, Sở Giao dịch được
ban hành Quy định nội bộ về luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu tập hợp, sắp xếp,
đóng chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động và tổ chức công tác kế toán theo
nguyên tắc sau:
1. Luân chuyển, kiểm soát, đối
chiếu chứng từ tuân thủ quy định tại Điều 4 Thông tư này; đảm
bảo khớp đúng từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.
2. Tập hợp, sắp xếp, đóng chứng
từ đảm bảo thuận tiện cho công tác hậu kiểm, tra cứu chứng
từ khi đưa vào lưu trữ và tránh thất lạc chứng từ.
Điều 13.
Luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ tại Vụ Tài chính - Kế toán
Vụ Tài chính - Kế toán, với tư
cách là một đơn vị kế toán NHNN thực hiện quy trình luân chuyển, kiểm
soát và tập hợp chứng từ theo nội dung quy định tại Điều 7 đến Điều 11 Thông tư này.
Mục 2. KIỂM SOÁT,
ĐỐI CHIẾU BÁO CÁO KẾ TOÁN TOÀN HỆ THỐNG NHNN TẠI VỤ TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN
Điều 14.
Kiểm soát, đối chiếu báo cáo kế toán toàn hệ thống NHNN
1. Kiểm tra số liệu
trên Bảng cân đối tài khoản kế toán toàn hệ thống NHNN hàng ngày
Hàng ngày, vào đầu
ngày làm việc kế tiếp, Vụ Tài chính - Kế toán kiểm tra tính đúng đắn của báo
cáo về mặt số học, tính chất số dư các tài khoản theo quy định tại Hệ thống tài
khoản kế toán áp dụng đối với NHNN trên Bảng cân đối tài khoản kế toán.
Trường hợp trong quá
trình kiểm tra phát hiện dấu hiệu nghi vấn về số liệu, tài khoản,… , Vụ Tài
chính - Kế toán phải phối hợp với các đơn vị kế toán NHNN liên quan xác minh,
làm rõ nguyên nhân. Trường hợp phát hiện có sai sót thì Vụ Tài chính - Kế toán
yêu cầu đơn vị kế toán NHNN gây ra sai sót xử lý theo quy định tại Điều 11 Thông tư này và quy định của pháp luật liên quan.
2. Kiểm tra, đối chiếu Bảng cân đối tài khoản kế
toán toàn hệ thống NHNN và các báo cáo định kỳ tháng, quý, năm.
Vụ Tài chính - Kế toán
thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu Bảng cân đối tài khoản kế toán của toàn hệ
thống NHNN và các báo cáo định kỳ tháng, quý, năm theo quy định hiện hành của
NHNN.
3. Xác nhận số liệu
toàn hệ thống NHNN, đóng, mở kỳ kế toán
a) Sau khi hoàn thành
kiểm tra, Vụ Tài chính - Kế toán thực hiện xác nhận số liệu toàn hệ thống NHNN;
b) Cục Công nghệ thông
tin là đầu mối phối hợp với Vụ Tài chính - Kế toán thực hiện khai báo các kỳ của
năm tài chính và thực hiện đóng, mở kỳ kế toán (tháng, quý, năm) của toàn hệ thống
trên phần mềm ERP.
Điều 15. Xử lý sai sót phát
hiện do kiểm soát, đối chiếu báo cáo kế toán toàn hệ thống NHNN
1. Trường hợp sau khi thực hiện quy định tại điểm
b Khoản 2 Điều này, Vụ Tài chính - Kế toán phát hiện sai sót tại đơn vị kế toán
NHNN, đối với sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, Vụ Tài
chính - Kế toán trình Thống đốc NHNN xem xét, quyết định thời điểm thực hiện điều
chỉnh giao dịch sai sót; đối với các sai sót khác, Vụ Tài chính - Kế toán xem
xét, quyết định thời điểm thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót.
2. Trường hợp quyết định điều chỉnh sai sót vào
ngày làm việc tiếp theo, Vụ Tài chính - Kế toán thông báo với đơn vị kế toán
NHNN xảy ra sai sót để thực hiện xử lý điều chỉnh ngay. Đơn vị kế toán NHNN có
giao dịch sai sót thực hiện quy trình luân chuyển và kiểm soát đối với giao dịch
điều chỉnh tương tự như giao dịch phát sinh quy định tại Điều 7
Thông tư này.
3. Trường hợp quyết định điều chỉnh sai sót vào
ngày làm việc có sai sót (giao dịch backdate), các đơn vị kế toán NHNN gửi đề
nghị về Vụ Tài chính - Kế toán và Cục Công nghệ thông tin (bản cứng và email)
nêu rõ lý do, ngày điều chỉnh, phân hệ thực hiện điều chỉnh, danh sách các cán
bộ thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót,… Trên cơ sở đó, Vụ Tài chính - Kế
toán phối hợp với Cục Công nghệ thông tin thực hiện cho phép đơn vị kế toán
NHNN thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót đảm bảo tuân thủ quy định của pháp
luật kế toán và hướng dẫn của NHNN (Vụ Tài chính - Kế toán).
Chương III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 16. Trách nhiệm của
các đơn vị kế toán NHNN
1. Các đơn vị kế toán NHNN
a) Thực hiện phân cấp, phân quyền người sử dụng
hệ thống phần mềm kế toán tại đơn vị kế toán NHNN và thông báo bằng văn bản về
NHNN (qua Cục Công nghệ thông tin);
b) Thông tin kịp thời về NHNN (qua Vụ Tài chính
- Kế toán đối với các vấn đề vướng mắc phát sinh về nghiệp vụ; Cục Công nghệ
thông tin đối với các vấn đề vướng mắc phát sinh về kỹ thuật) trong quá trình
thực hiện Thông tư này;
c) Thực hiện xác nhận việc hoàn thành số liệu
hàng tháng, quý, năm (đặc biệt phân hệ FA) theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ làm
cơ sở để Cục Công nghệ thông tin thực hiện mở, đóng kỳ kế toán.
2. Vụ Tài chính - Kế toán
a) Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan
hướng dẫn, triển khai, giám sát, kiểm tra các đơn vị kế toán NHNN thực hiện
tuân thủ quy định tại Thông tư này;
b) Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc
phân cấp, phân quyền người sử dụng hệ thống phần mềm kế toán;
c) Là đơn vị đầu mối trong việc tiếp nhận các kiến
nghị bằng văn bản về thực hiện Thông tư này, phối hợp với các đơn vị liên quan
để xử lý kiến nghị cho đơn vị có ý kiến;
d) Phối hợp với các đơn vị liên quan xác định
sai sót trong quá trình kiểm soát, đối chiếu chứng từ, đề xuất và hướng dẫn xử
lý khắc phục sai sót theo quy định.
3. Cục Công nghệ thông tin
a) Thực
hiện mở, đóng kỳ kế toán theo quy định;
b) Thực hiện
việc khai báo các kỳ của năm tài chính mới trên phần mềm ERP;
c) Phối hợp với các đơn vị liên
quan xác định nguyên nhân và xử lý sai sót do lỗi kỹ thuật của hệ thống phần mềm
kế toán;
d) Thiết lập các nguyên tắc kiểm
soát dữ liệu tích hợp từ các phần mềm, phân hệ, nguyên tắc kiểm soát lỗi theo
quy định tại điểm d, điểm g Khoản 2 Điều 9 Thông tư này;
đ) Là đầu mối tiếp nhận các yêu
cầu thêm mới, tạm dừng và dừng người sử dụng trên hệ thống phần mềm kế toán; Thực
hiện tạo mới, tạm dừng, dừng, phân quyền người sử dụng trên hệ thống phần mềm kế
toán; Tổ chức giám sát các truy cập vào hệ thống phần mềm kế toán; Ngăn chặn
các truy cập, giao dịch bất hợp pháp đảm bảo an ninh bảo mật cho hệ thống phần
mềm kế toán;
e) Chủ trì phối hợp với các đơn
vị liên quan xử lý các sự cố về kỹ thuật. Trường hợp xảy ra sự cố đường
truyền dữ liệu của NHNN, phải thông báo kịp thời cho các đơn vị kế toán NHNN và
thực hiện ngay biện pháp để khắc phục sự cố;
g) Cài đặt và hướng dẫn vận hành hệ thống phần mềm
cho các đơn vị kế toán NHNN để truyền, nhận, theo dõi, tổng hợp, khai thác, tra
soát, kiểm soát thông tin, số liệu, chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo qua đường truyền
dữ liệu của NHNN;
h) Chủ trì phối hợp với Vụ Tài chính - Kế toán
phân quyền theo mã đơn vị kế toán NHNN, mã người giao dịch trong việc xử lý sai
sót theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 Thông tư này;
i) Quản trị, vận hành việc cung cấp dịch vụ chữ
ký số của NHNN và hướng dẫn các đơn vị kế toán NHNN ký số các báo cáo kiểm soát
đảm bảo quy định tại Khoản 4 Điều 4 Thông tư này.
4. Vụ Kiểm toán nội bộ
Vụ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm kiểm tra việc
chấp hành Thông tư này của các đơn vị kế toán NHNN.
Điều 17.
Hiệu lực thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực thi
hành kể từ ngày 01 tháng 03 năm 2021.
2. Bãi bỏ Công văn số 9164/NHNN-TCKT ngày 01/12/2015 của NHNN quy định tạm thời
Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán trong hệ
thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống” tại NHNN.
Điều 18.
Tổ chức thực hiện
Chánh văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tài chính - Kế
toán, Vụ trưởng Vụ Kiểm toán nội bộ, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các đơn vị kế toán NHNN chịu trách nhiệm
tổ chức thi hành Thông tư này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 18;
- Ban lãnh đạo NHNN;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp (để kiểm tra);
- Bộ Tài chính;
- Công báo;
- Lưu: VP, PC, TCKT (5).
|
KT. THỐNG ĐỐC
PHÓ THỐNG ĐỐC
Đào Minh Tú
|
DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU
(kèm theo
Thông tư số 25/2020/TT-NHNN)
|
STT
|
Mã biểu mẫu
|
Tên biểu mẫu
|
|
1
|
BCLC 01
|
Bảng liệt kê giao dịch
|
|
2
|
BCLC 02
|
Báo cáo liệt kê các giao dịch chưa hoàn thành
|
|
3
|
BCLC 03
|
Báo cáo liệt kê giao dịch lỗi chi tiết
|
|
4
|
BCLC 04
|
Báo cáo liệt kê giao dịch hạch toán đảo
|
|
5
|
BCLC 05
|
Báo cáo liệt kê giao dịch hạch toán điều chỉnh
ngày hạch toán
|
|
6
|
BCLC 06
|
Báo cáo tổng hợp giao dịch
|
|
7
|
BCLC 07
|
Báo cáo tổng hợp theo tài khoản kế toán
|
|
8
|
BCLC 08
|
Báo cáo đối chiếu dữ liệu tích hợp
|
|
9
|
BCLC 09
|
Báo cáo kiểm soát lỗi tự động
|
|
10
|
BCLC 10
|
Bảng cân đối tài khoản kế toán
|
|
11
|
DC 01
|
Lệnh thanh toán liên ngân hàng đi
|
|
12
|
DC 02
|
Lệnh thanh toán liên ngân hàng đến
|
|
13
|
DC 03
|
Lệnh thanh toán liên chi nhánh đi
|
|
14
|
DC 04
|
Lệnh thanh toán liên chi nhánh đến
|
|
15
|
DC 05
|
Sổ tổng hợp Quỹ dự trữ phát hành
|
|
16
|
DC 06
|
Sổ tổng hợp Quỹ nghiệp vụ phát hành
|
|
17
|
DC 07
|
Nhật ký quỹ
|
|
18
|
DC 08
|
Bảng kê tiền gửi có kỳ hạn tại ngân hàng quốc
tế, ngân hàng nước ngoài, tổ chức quốc tế khác
|
|
19
|
DC 09
|
Bảng kê cho vay Tổ chức tín dụng trong nước,
cho vay trên thị trường quốc tế
|
|
20
|
DC 10
|
Bảng đối chiếu tài khoản phải thu, phải trả giữa
APR và GL
|
|
21
|
DC 11
|
Bảng đối chiếu tài khoản phải thu, phải trả giữa
T24 và GL
|
|
22
|
DC 12
|
Bảng đối chiếu tài khoản giữa FA và GL
|
BẢNG LIỆT KÊ GIAO DỊCH
Ngày: …./…./….
Mã người
dùng:
Họ và tên người dùng:
1. Báo cáo liệt kê
giao dịch chi tiết
|
Ngày ghi sổ
|
Chứng từ
|
Số giao dịch
|
Tên giao dịch
|
Loại tiền tệ
|
Tài khoản
|
Đối tượng hạch toán chi tiết
|
Nợ/
Có
|
Doanh số phát sinh theo nguyên tệ
|
Doanh số phát sinh quy đổi ra VND
|
Mã phân hệ nghiệp vụ
|
Trạng thái giao dịch
|
|
Số hiệu
|
Ngày tháng
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
(13)
|
(14)
|
(15)
|
|
A- Giao dịch hạch
toán trong bảng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
...
|
|
…
|
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
|
|
B- Giao dịch hạch
toán ngoài bảng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
...
|
|
…
|
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
|
|
Tổng cộng
|
...
|
|
…
|
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
|
2. Báo cáo
liệt kê theo tài khoản kế toán
|
Số thứ tự
|
Diễn giải
|
Loại tiền tệ
|
Tổng số giao
dịch
|
Doanh số
phát sinh theo nguyên tệ
|
Doanh số
phát sinh quy đổi ra VND
|
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
Tài khoản trong bảng
|
|
Tài khoản:
|
Tổng doanh số
phát sinh
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
…
|
|
1
|
Giao dịch hạch
toán Nợ
|
|
…
|
…
|
|
…
|
|
|
|
2
|
Giao dịch hạch
toán Có
|
|
…
|
…
|
…
|
|
|
…
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
…
|
|
Tài khoản ngoài bảng
|
|
Tài khoản:
|
Tổng doanh số
phát sinh
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
…
|
|
1
|
Giao dịch hạch
toán Nợ
|
|
…
|
…
|
|
…
|
|
|
|
2
|
Giao dịch hạch
toán Có
|
|
…
|
|
…
|
|
|
…
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
…
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
Cán bộ kiểm
soát
(Ký, họ tên)
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
BÁO CÁO LIỆT KÊ CÁC GIAO DỊCH
CHƯA HOÀN THÀNH
Ngày: …./…./….
|
Ngày ghi sổ
|
Số giao dịch
|
Mã phân hệ nghiệp vụ
|
Loại tiền tệ
|
Mã người dùng
|
Diễn giải
|
Số tiền hạch toán theo nguyên tệ
|
Trạng thái giao dịch
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lưu ý:
(8)- Trạng thái giao dịch:- E: Lỗi giao dịch không
thể duyệt;- U: Chưa được duyệt.
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
Cán bộ kiểm
soát
(Ký, họ tên)
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
BÁO CÁO LIỆT KÊ GIAO DỊCH
LỖI CHI TIẾT
Ngày: …./…./….
|
Số giao dịch
|
Mã phân hệ nghiệp vụ
|
Loại giao dịch
|
Mã lỗi
|
Mô tả lỗi
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
ERP
|
|
|
|
|
|
T24
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cán bộ kiểm
soát
(Ký, họ tên)
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
BÁO CÁO LIỆT KÊ GIAO DỊCH HẠCH TOÁN ĐẢO
Ngày: …/…/…
|
Số giao dịch
|
Tên giao dịch
|
Loại tiền tệ
|
Tài khoản
|
Nợ/
Có
|
Doanh số phát sinh theo nguyên tệ
|
Doanh số phát sinh quy đổi ra VND
|
Mã phân hệ nghiệp vụ
|
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
...
|
|
…
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
|
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
BÁO CÁO LIỆT KÊ GIAO DỊCH HẠCH TOÁN ĐIỀU CHỈNH NGÀY
HẠCH TOÁN
Ngày: …/…/…
|
Ngày hạch toán
|
Ngày điều chỉnh
|
Số giao dịch
|
Tên giao dịch
|
Loại tiền tệ
|
Tài khoản
|
Nợ/
Có
|
Doanh số phát sinh theo nguyên tệ
|
Doanh số phát sinh quy đổi ra VND
|
Mã phân hệ nghiệp vụ
|
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
…
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
|
Cán bộ kiểm
soát
(Ký, họ tên)
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
BÁO CÁO TỔNG HỢP GIAO DỊCH
Ngày: …./…./….
|
Số thứ tự
|
Mã người dùng
|
Họ và tên người dùng
|
Loại tiền
|
Tổng số lượng giao dịch
|
Tổng doanh số phát sinh theo nguyên tệ
|
Tổng doanh số phát sinh quy đổi ra VND
|
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
I- Giao dịch hạch toán trong bảng
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
VND
|
|
|
|
|
|
|
USD
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
II- Giao dịch hạch toán ngoài bảng
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
VND
|
|
|
|
|
|
|
USD
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng theo loại tiền
|
VND
|
…
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
USD
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
|
|
|
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
Trưởng phòng
kế toán/người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
BÁO CÁO TỔNG HỢP THEO TÀI
KHOẢN KẾ TOÁN
Ngày: …./…./….
Loại tiền tệ:
|
Số thứ tự
|
Mã người
dùng
|
Diễn giải
|
Tổng số giao
dịch phát sinh trong kỳ
|
Doanh số
phát sinh theo nguyên tệ
|
Doanh số
phát sinh quy đổi ra VND
|
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
Các tài khoản trong bảng
|
|
Tài khoản:
|
Số dư đầu kỳ
|
|
|
|
|
|
|
Tổng doanh số phát sinh
|
|
|
|
|
|
|
Số dư cuối kỳ
|
|
|
|
|
|
|
1
|
A
|
Doanh số phát sinh
|
|
|
|
|
|
|
2
|
B
|
Doanh số phát sinh
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tài khoản:
|
Số dư đầu kỳ
|
|
|
|
|
|
|
Tổng doanh số phát sinh
|
|
|
|
|
|
|
Số dư cuối kỳ
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Các tài khoản ngoài bảng
|
|
Tài khoản:
|
Số dư đầu kỳ
|
|
|
|
|
|
|
Tổng doanh số phát sinh
|
|
|
|
|
|
|
Số dư cuối kỳ
|
|
|
|
|
|
|
1
|
A
|
Doanh số phát sinh
|
|
|
|
|
|
|
2
|
B
|
Doanh số phát sinh
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
Trưởng phòng
kế toán/người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
BÁO CÁO ĐỐI CHIẾU DỮ LIỆU
TÍCH HỢP
Ngày: …/…/…
|
Mã nguồn phân hệ nghiệp vụ
|
Loại giao dịch
|
Dữ liệu nguồn
|
Công cụ hạch toán (FAH)
|
GL
|
Chênh lệch
|
|
Nguồn phân hệ nghiệp vụ và FAH
|
FAH và GL
|
|
Tổng số giao dịch
|
Giá trị
|
Tổng số giao dịch
|
Giá trị
|
Tổng số giao dịch
|
Giá trị
|
Tổng số giao dịch
|
Giá trị
|
Số giao dịch
|
Giá trị
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
|
ERP
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
T24
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CSD
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CMO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
....
|
....
|
....
|
....
|
....
|
....
|
....
|
....
|
....
|
....
|
|
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
BÁO CÁO KIỂM SOÁT LỖI TỰ ĐỘNG
Ngày: …/…/…
|
Tài khoản
|
Trung gian còn số dư
|
Số dư sai tính chất
|
Hạch toán sai loại tiền
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cán bộ kiểm
soát
(Ký, họ tên)
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN KẾ
TOÁN
Ngày: …./…./….
Loại tiền tệ:
A - CÁC TÀI KHOẢN TRONG BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
|
Tên tài khoản
|
Số hiệu tài
khoản
|
Tổng số giao
dịch
|
Số dư đầu kỳ
|
Số phát sinh
|
Số dư cuối kỳ
|
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
B - CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
|
Tên tài khoản
|
Số hiệu tài
khoản
|
Tổng số giao
dịch
|
Số dư đầu kỳ
|
Số phát sinh
|
Số dư cuối kỳ
|
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
|
|
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
Cán bộ hậu
kiểm
(Ký, họ tên)
|
Trưởng
phòng kế toán/người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
LỆNH THANH TOÁN LIÊN NGÂN HÀNG ĐI
Ngày:
.../…/…..
|
Lệnh thanh
toán đi
|
Số giao dịch
|
Tài khoản
|
Nợ/Có
|
Doanh số
phát sinh
|
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
Lệnh chuyển Nợ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng Lệnh
chuyển Nợ
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
Lệnh chuyển Có
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng Lệnh
chuyển Có
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
Tổng cộng
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
|
Cán bộ kiểm
soát
(Ký, họ tên)
|
LỆNH THANH TOÁN LIÊN NGÂN HÀNG ĐẾN
Ngày:
.../…/…..
|
Lệnh thanh
toán đến
|
Số giao dịch
|
Tài khoản
|
Nợ/Có
|
Doanh số
phát sinh
|
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
Lệnh chuyển Nợ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng Lệnh
chuyển Nợ
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
Lệnh chuyển Có
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng Lệnh
chuyển Có
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
Tổng cộng
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
|
Cán bộ kiểm
soát
(Ký, họ tên)
|
LỆNH THANH TOÁN LIÊN CHI NHÁNH ĐI
Ngày:
.../…/…..
|
Lệnh thanh
toán đi
|
Số giao dịch
|
Tài khoản
|
Nợ/Có
|
Doanh số
phát sinh
|
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
|
Cán bộ kiểm
soát
(Ký, họ tên)
|
LỆNH THANH TOÁN LIÊN CHI NHÁNH ĐẾN
Ngày:
.../…/…..
|
Lệnh thanh
toán đến
|
Số giao dịch
|
Tài khoản
|
Nợ/Có
|
Doanh số
phát sinh
|
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
|
Cán bộ kiểm
soát
(Ký, họ tên)
|
SỔ TỔNG HỢP QUỸ DỰ TRỮ PHÁT HÀNH
Ngày: …/…/…
|
Số thứ tự
|
Nội dung
|
Số tiền
|
|
Tồn đầu kỳ
|
Nhập
|
Xuất
|
Tồn cuối kỳ
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
I
|
Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông
|
|
|
|
|
|
1
|
Tiền cotton
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
2
|
Tiền polymer
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
3
|
Tiền kim loại
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
..
|
|
|
|
|
|
II
|
Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
III
|
Tiền đình chỉ lưu hành
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
IV
|
Tiền bị phá hoại thuộc quỹ dự trữ phát hành
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
V
|
Quỹ dự trữ phát hành đang vận chuyển
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
…
|
|
…
|
…
|
Số tồn quỹ bằng chữ: …
|
Thủ quỹ/Thủ
kho
(Ký, họ tên)
|
Trưởng phòng
kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
Thủ trưởng
đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
SỔ TỔNG HỢP QUỸ NGHIỆP VỤ PHÁT HÀNH
Ngày: …/…/…
|
Số thứ tự
|
Nội dung
|
Số tiền
|
|
Tồn đầu kỳ
|
Nhập
|
Xuất
|
Tồn cuối kỳ
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
I
|
Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông
|
|
|
|
|
|
1
|
Tiền cotton
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
2
|
Tiền polymer
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
3
|
Tiền kim loại
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
Mệnh giá….
|
|
|
|
|
|
|
..
|
|
|
|
|
|
II
|
Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
III
|
Tiền đình chỉ lưu hành
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
IV
|
Tiền bị phá hoại thuộc quỹ nghiệp vụ phát
hành
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
V
|
Quỹ nghiệp vụ phát hành đang vận chuyển
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
…
|
|
…
|
…
|
Số tồn quỹ bằng chữ: …
|
Thủ quỹ/Thủ
kho
(Ký, họ tên)
|
Trưởng phòng
kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
Thủ trưởng
đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
NHẬT KÝ QUỸ
Ngày: …/…/…
Tên tài khoản:
Số hiệu tài khoản:
|
Số giao dịch
|
TK đối ứng
|
Diễn giải
|
Thu
|
Chi
|
|
Thu
|
Chi
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
Tồn quỹ đầu
ngày
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Doanh số
phát sinh
|
|
|
|
|
|
|
Tồn quỹ cuối
ngày
|
|
|
|
|
|
|
Cân số
|
|
|
Số tồn quỹ bằng chữ: …
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
Thủ quỹ/
Thủ kho
(Ký, họ tên)
|
Trưởng phòng
kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
Thủ trưởng
đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
BẢNG KÊ TIỀN GỬI CÓ KỲ HẠN
TẠI NGÂN HÀNG QUỐC TẾ, NGÂN HÀNG NƯỚC NGOÀI, TỔ CHỨC QUỐC TẾ KHÁC
THÁNG: …./….
|
Tên ngân
hàng
|
Số hợp đồng
|
Loại tiền tệ
|
Số dư đầu
tháng này
|
Phát sinh
tăng tiền gửi
|
Phát sinh giảm
tiền gửi
|
Ngày đầu tư
|
Ngày đến hạn
|
Lãi suất
|
Số dư cuối tháng này
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
|
Tài khoản
10500202
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tài khoản
10500203
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
…
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
Ngày … tháng
… năm ….
Trưởng phòng kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
BẢNG KÊ CHO VAY TỔ CHỨC
TÍN DỤNG TRONG NƯỚC, CHO VAY TRÊN THỊ TRƯỜNG QUỐC TẾ
THÁNG: …./….
|
Tên TCTD
|
Số hợp đồng
|
Loại tiền tệ
|
Số tiền cho
vay trên hợp đồng
|
Số tiền giải
ngân (số dư thực tế theo GNN)
|
Ngày cho vay
|
Ngày đến hạn
|
Lãi suất
|
Số dư cuối
tháng
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
Tài khoản
201001
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tài khoản
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
|
Ngày … tháng
… năm ….
Trưởng phòng kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
BẢNG ĐỐI CHIẾU TÀI KHOẢN
PHẢI THU, PHẢI TRẢ GIỮA APR VÀ GL
THÁNG: …./….
Đơn vị: đồng
|
Nguồn tại GL
|
Tài khoản
|
Loại tiền tệ
|
Số dư tại APR
|
Số dư tại GL
|
Chênh lệch
|
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
....
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
|
Ngày … tháng
… năm ….
Trưởng phòng kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
BẢNG ĐỐI CHIẾU TÀI KHOẢN
PHẢI THU, PHẢI TRẢ GIỮA T24 VÀ GL
THÁNG: …./….
Đơn vị: đồng
|
Nguồn tại GL
|
Tài khoản
|
Loại tiền tệ
|
Số dư tại T24
|
Số dư tại GL
|
Chênh lệch
|
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
....
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
|
Ngày … tháng
… năm ….
Trưởng phòng kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|
BẢNG ĐỐI CHIẾU TÀI KHOẢN
GIỮA FA VÀ GL
THÁNG: …./….
Đơn vị: đồng
|
Nguồn tại GL
|
Tài khoản
|
Loại tiền tệ
|
Số dư tại FA
|
Số dư tại GL
|
Chênh lệch
|
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
Nợ
|
Có
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
....
|
|
Lập bảng
(Ký, họ tên)
|
|
Ngày … tháng
… năm ….
Trưởng phòng kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền
(Ký, họ tên)
|