Việc ghi thông tin, số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp phải đảm bảo những yêu cầu nào? Có được sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán không?

Nội dung chính

• Việc ghi thông tin, số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp phải đảm bảo những yêu cầu nào?
• Doanh nghiệp ghi thông tin trên sổ kế toán chồng lên nhau có bị xử phạt vi phạm hành chính không?
• Doanh nghiệp có được sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán không?

Việc ghi thông tin, số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp phải đảm bảo những yêu cầu nào?

Việc ghi thông tin, số liệu trên sổ kế toán được quy định tại khoản 5 Điều 26 Luật Kế toán 2015 như sau:

Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán

1. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

2. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

3. Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

4. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

5. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

6. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

...

Như vậy, theo quy định, việc ghi thông tin, số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

(1) Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực;

(2) Không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới;

(3) Không ghi chồng lên nhau;

(4) Không ghi cách dòng;

(5) Trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi;

(6) Khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

Việc ghi thông tin, số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp phải đảm bảo những yêu cầu nào? (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp ghi thông tin trên sổ kế toán chồng lên nhau có bị xử phạt vi phạm hành chính không?

Hình thức xử phạt đối với hành vi ghi thông tin trên sổ kế toán chồng lên nhau được quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của số kế toán trên giấy;

b) Sổ kế toán không ghi bằng bút mực (trừ trường hợp đơn vị lựa chọn ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử), ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, ghi chồng lên nhau, ghi cách dòng; không gạch chéo phần trang sổ không ghi; không thực hiện việc cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang sổ, không thực hiện việc chuyển số liệu tổng cộng trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp;

c) Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử);

...

Đồng thời, căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định như sau:

Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập

...

2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

...

Như vậy, theo quy định, trường hợp doanh nghiệp ghi thông tin trên sổ kế toán chồng lên nhau thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

Doanh nghiệp có được sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán không?

Chữ viết sử dụng trong sổ kế toán được quy định tại Điều 11 Luật kế toán 2015 như sau:

Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán

1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

2. Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,).

3. Doanh nghiệp, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài hoặc của tổ chức nước ngoài phải chuyển báo cáo tài chính về công ty mẹ, tổ chức ở nước ngoài hoặc sử dụng chung phần mềm quản lý, thanh toán giao dịch với công ty mẹ, tổ chức ở nước ngoài được sử dụng dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ; khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị được đặt dấu chấm (.) và phải chú thích trong tài liệu, sổ kế toán, báo cáo tài chính. Trong trường hợp này, báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác phải thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.

Như vậy, theo quy định, chữ viết sử dụng trong sổ kế toán là tiếng Việt.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.