Văn bản điện tử đi của Bộ Giao thông vận tải quản lý dựa theo nguyên tắc nào? Văn bản điện tử đi của của Bộ Giao thông vận tải được tạo lập theo hình thức nào?

Nội dung chính

• Văn bản điện tử đi của Bộ Giao thông vận tải quản lý dựa theo nguyên tắc nào?
• Văn bản điện tử đi của của Bộ Giao thông vận tải được tạo lập theo hình thức nào?
• Cơ quan nhận văn bản chưa đáp ứng hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử thì phát hành được không?

Văn bản điện tử đi của Bộ Giao thông vận tải quản lý dựa theo nguyên tắc nào?

Căn cứ tại Điều 10 Quy chế quản lý, khai thác và xử lý văn bản điện tử của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT năm 2019, có quy định về nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản điện tử đi như sau:

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản điện tử đi

1. Tất cả văn bản điện tử đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống.

2. Số của một văn bản điện tử đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức.

3. Xác nhận văn bản điện tử đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.

4. Bảo đảm văn bản điện tử được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

6. Thể thức về chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản quy định tại Điều 12 và Điều 13 Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 1 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử đi của Bộ Giao thông vận tải quản lý dựa theo nguyên tắc sau:

- Tất cả văn bản điện tử đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống.

- Số của một văn bản điện tử đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức.

- Xác nhận văn bản điện tử đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.

- Bảo đảm văn bản điện tử được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định 34/2016/NĐ-CP,

- Thể thức về chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản quy định pháp luật.

Văn bản điện tử (Hình từ Internet)

Văn bản điện tử đi của của Bộ Giao thông vận tải được tạo lập theo hình thức nào?

Căn cứ tại Điều 11 Quy chế quản lý, khai thác và xử lý văn bản điện tử của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT năm 2019, có quy định về các hình thức tạo lập văn bản điện tử như sau:

Các hình thức tạo lập văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được tạo lập trực tiếp bằng phần mềm máy tính như Microsoft Word (.doc, .docx, Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx), Portable Document Format (.pdf)... và được ký chữ ký số theo quy định tại Điều 12 và Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ.

2. Văn bản điện tử được tạo lập từ văn bản giấy (bản cứng) bằng cách quét (scan), chuyển vào máy tính dưới dạng file ảnh và được ký chữ ký số theo quy định tại mục 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử đi của của Bộ Giao thông vận tải được tạo lập theo hình thức sau:

- Văn bản điện tử được tạo lập trực tiếp bằng phần mềm máy tính;

- Văn bản điện tử được tạo lập từ văn bản giấy.

Cơ quan nhận văn bản chưa đáp ứng hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử thì phát hành được không?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 13 Quy chế quản lý, khai thác và xử lý văn bản điện tử của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT năm 2019, có quy định về ban hành và phát hành văn bản điện tử như sau:

Ban hành và phát hành văn bản điện tử

1. Văn thư cơ quan hoặc phòng ban được giao nhiệm vụ soát xét thể thức văn bản kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; cập nhật các Trường thông tin số 5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục II của Quy chế này.

2. Văn thư cơ quan ký chữ ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại mục 6 Điều 10 của Quy chế này và phát hành văn bản điện tử. Trường hợp cơ quan, tổ chức nhận văn bản chưa đáp ứng hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử, văn thư in bản điện tử có chữ ký số của người có thẩm quyền ký, đóng dấu cơ quan và phát hành.

3. Lưu đồ xử lý văn bản điện tử đi trong Hệ thống được quy định chi tiết tại Phụ lục V, mẫu Phiếu trình điện tử giải quyết công việc quy định chi tiết tại Phụ lục VI của Quy chế này.

Như vậy, theo quy định trên thì trường hợp cơ quan nhận văn bản chưa đáp ứng hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử có chữ ký số của người có thẩm quyền ký, đóng dấu cơ quan và phát hành.