Văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước được chuyển phát theo thủ tục như thế nào? Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi này như thế nào?

Nội dung chính

• Văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước được chuyển phát theo thủ tục như thế nào?
• Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước như thế nào?
• Văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước được lưu trữ như thế nào?

Văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước được chuyển phát theo thủ tục như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 21 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Chuyển phát văn bản đi

a) Tất cả văn bản khi làm xong thủ tục đăng ký, nhân bản, đóng dấu, vào bì phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, ban hành chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ban hành.

b) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.

c) Văn bản được chuyển giao trực tiếp và chuyển qua mạng cho các đơn vị, cá nhân phải được ký nhận vào sổ chuyển giao, xác nhận văn bản.

d) Đối với những văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được chuyển phát ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục ban hành. Trong trường hợp cần thiết, văn bản được fax hoặc chuyển qua mạng cho nơi nhận trước khi gửi bản chính.

đ) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quyết định số 876/2006/QĐ-KTNN ngày 22 tháng 11 năm 2006 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Kiểm toán Nhà nước.

e) Việc chuyển giao văn bản đến cơ quan, tổ chức, đơn vị trong và ngoài ngành, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước chủ trì phối hợp với các đơn vị để thực hiện.

...

Theo đó, tất cả văn bản của Kiểm toán Nhà nước khi làm xong thủ tục đăng ký, nhân bản, đóng dấu, vào bì phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, ban hành chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ban hành.

Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.

Văn bản được chuyển giao trực tiếp và chuyển qua mạng cho các đơn vị, cá nhân phải được ký nhận vào sổ chuyển giao, xác nhận văn bản.

Đối với những văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được chuyển phát ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục ban hành. Trong trường hợp cần thiết, văn bản được fax hoặc chuyển qua mạng cho nơi nhận trước khi gửi bản chính.

Việc chuyển giao văn bản đến cơ quan, tổ chức, đơn vị trong và ngoài ngành, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước chủ trì phối hợp với các đơn vị để thực hiện.

Chuyển phát văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước (Hình từ Internet)

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 21 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

...

2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Công chức làm nhiệm vụ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Đối với những văn bản đi đã chuyển phát nhưng không có người nhận do thay đổi địa chỉ mà bưu điện trả lại thì phải thông báo cho đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản để giải quyết, đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

c) Trường hợp những văn bản được đóng dấu “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” đơn vị chủ trì, soạn thảo văn bản có trách nhiệm theo dõi, thu hồi theo quy định.

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, thủ trưởng đơn vị để kịp thời xử lý, giải quyết.

Như vậy, công chức làm nhiệm vụ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước.

Đối với những văn bản đi đã chuyển phát nhưng không có người nhận do thay đổi địa chỉ mà bưu điện trả lại thì phải thông báo cho đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản để giải quyết, đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

Trường hợp những văn bản được đóng dấu “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” đơn vị chủ trì, soạn thảo văn bản có trách nhiệm theo dõi, thu hồi theo quy định.

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, thủ trưởng đơn vị để kịp thời xử lý, giải quyết.

Văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước được lưu trữ như thế nào?

Căn cứ theo Điều 22 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản. Bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

2. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán Nhà nước.

Theo quy định trên, mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản. Bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán Nhà nước.