Văn bản đến Kiểm toán Nhà nước phải được quản lý theo trình tự nào? Khi quản lý văn bản đến phải tuân theo những nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Quản lý văn bản đến của Kiểm toán Nhà nước phải tuân theo những nguyên tắc nào?
• Tất cả văn bản đến Kiểm toán Nhà nước phải được quản lý theo trình tự nào?
• Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến của Kiểm toán Nhà nước được quy định như thế nào?

Quản lý văn bản đến của Kiểm toán Nhà nước phải tuân theo những nguyên tắc nào?

Căn cứ theo Điều 12 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014, được bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Quyết định 1616/QĐ-KTNN năm 2018 quy định như sau:

Nguyên tắc chung

1. Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của Kiểm toán Nhà nước phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan (thuộc phòng Hành chính - Văn phòng Kiểm toán Nhà nước) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành và chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành và của Kiểm toán Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn bản gửi theo hình thức điện tử được thực hiện theo quy định hiện hành về quản lý, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Kiểm toán nhà nước.

Theo quy định trên, tất cả các văn bản đến của Kiểm toán Nhà nước phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan (thuộc phòng Hành chính - Văn phòng Kiểm toán Nhà nước) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành và chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành và của Kiểm toán Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước.

Văn bản đến Kiểm toán Nhà nước (Hình từ Internet)

Tất cả văn bản đến Kiểm toán Nhà nước phải được quản lý theo trình tự nào?

Theo Điều 13 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến Kiểm toán Nhà nước phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Như vậy, tất cả văn bản đến Kiểm toán Nhà nước phải được quản lý theo trình tự sau:

Bước 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

Bước 2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

Bước 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến của Kiểm toán Nhà nước được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 14 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Sau đó khi nhận được bản chính phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, người tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, Tổng Kiểm toán Nhà nước để kịp thời xử lý, giải quyết.

4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc phần mềm “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước”.

5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng.

Như vậy, khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Sau đó khi nhận được bản chính phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, người tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, Tổng Kiểm toán Nhà nước để kịp thời xử lý, giải quyết.

Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc phần mềm “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước”. Văn bản mật đến được đăng ký riêng.