Khi tiếp nhận văn bản đến thì ai phải chịu trách nhiệm kiểm tra và kiểm tra những nội dung gì theo yêu cầu?

Nội dung chính

• Khi tiếp nhận văn bản đến thì ai phải chịu trách nhiệm kiểm tra và kiểm tra những nội dung gì theo yêu cầu?
• Trình, phân phối chuyển giao văn bản đến thực hiện như thế nào?
• Cơ quan nào giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến?

Khi tiếp nhận văn bản đến thì ai phải chịu trách nhiệm kiểm tra và kiểm tra những nội dung gì theo yêu cầu?

Theo khoản 1 Điều 12 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 có quy định như sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Khi tiếp nhận văn bản giấy đến, Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót, bì thư không có văn bản, văn bản bị rách, thiếu, tình trạng bì thư không còn nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bất thường, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản và có chữ ký của người nhận và người chuyển văn bản.

b) Tất cả bì thư, văn bản giấy đến (trừ văn bản mật) gửi cơ quan, đơn vị thuộc Bộ được đăng ký tại Văn thư Bộ, thực hiện theo quy trình: bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”, số hóa văn bản (Scan), cập nhật vào Hệ thống QLVB các trường thông tin đầu vào (số, ký hiệu, trích yếu, thời hạn…); đính kèm văn bản điện tử vào Hệ thống QLVB.

c) Đối với văn bản đến, bì thư ghi cụ thể tên cá nhân, đơn vị trực thuộc Bộ, các tổ chức đảng, đoàn thể. Văn thư Bộ có trách nhiệm đăng ký vào Hệ thống QLVB theo thông tin ghi ngoài bì và chuyển nguyên cả bì cho đơn vị, cá nhân có tên ghi trên bì.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư Bộ phải kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống QLVB.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định về tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống QLVB. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư Bộ báo cáo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

3. Văn bản giấy có mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, ngày tết, nhân viên bảo vệ của Bộ có trách nhiệm tiếp nhận và báo ngay với Văn thư Bộ để xử lý kịp thời.

4. Văn bản mật, bì thư có dấu chỉ mức độ mật được tiếp nhận, đăng ký theo quy định của Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ và các quy định khác về bảo vệ bí mật nhà nước.

Theo đó, khi tiếp nhận văn bản giấy đến, Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.

Khi tiếp nhận văn bản đến thì ai phải chịu trách nhiệm kiểm tra và kiểm tra những nội dung gì theo yêu cầu? (Hình từ Internet)

Trình, phân phối chuyển giao văn bản đến thực hiện như thế nào?

Theo Điều 13 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 quy định về trình phân phối chuyển giao văn bản đến như sau:

Trình, phân phối chuyển giao văn bản đến

1. Đối với văn bản điện tử

Văn thư Bộ có trách nhiệm cập nhật văn bản đến từ Trục liên thông văn bản Quốc gia vào hệ thống QLVB, chuyển Lãnh đạo Văn phòng Bộ để phân phối văn bản. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy, Văn thư Bộ thực hiện quy trình chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

2. Đối với văn bản giấy

a) Các văn bản số hóa (Scan) theo quy định, Văn thư Bộ có trách nhiệm chuyển Lãnh đạo văn phòng Bộ trên hệ thống QLVB để phân phối văn bản. Căn cứ ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng, Văn thư Bộ điền thông tin đơn vị nhận văn bản trong phần đầu “Đến” chuyển bản giấy về đơn vị nhận văn bản.

b) Đối với các văn bản do Lãnh đạo Bộ chuyển ra chưa có dấu “Đến” của Bộ. Văn thư Bộ thực hiện theo điểm b Khoản 1 Điều 12 của Quy chế này và chuyển văn bản theo bút phê của Lãnh đạo Bộ.

3. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

4. Văn thư đơn vị nhận văn bản từ 15h30 hàng ngày tại Văn thư Bộ, đối với các văn bản hẹn giờ phải nhận và xử lý ngay, thời gian tối đa là sau 01 giờ đồng hồ tính từ khi nhận được thông tin từ Văn thư Bộ.

5. Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận, ghi rõ họ tên vào sổ chuyển giao văn bản.

Về việc trình phân phối chuyển giao văn bản đến sẽ được thực hiên đối với hai loại văn bản đó là văn bản giấy và văn bản điện tử.

Văn thư Bộ có trách nhiệm cập nhật văn bản đến từ Trục liên thông văn bản Quốc gia vào hệ thống quản lý nội bộ, chuyển Lãnh đạo Văn phòng Bộ để phân phối văn bản.

Các văn bản số hóa (Scan) sẽ do Văn thư Bộ có trách nhiệm chuyển Lãnh đạo văn phòng Bộ trên hệ thống quản lý nội bộ để phân phối văn bản.

Cơ quan nào giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến?

Theo khoản 2 Điều 14 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 quy định về việc giải quyết văn bản đến và theo dõi, đôn đốc như sau:

Giải quyết văn bản đến và theo dõi, đôn đốc

1. Sau khi nhận được văn bản đến từ Văn thư Bộ, thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo và phân công công chức giải quyết kịp thời đúng thời hạn theo yêu cầu trong văn bản đến hoặc theo Quy chế làm việc của Bộ, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.

2. Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình giải quyết và đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng thời hạn của văn bản đến. Văn thư đơn vị có trách nhiệm giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến tại đơn vị.

3. Đối với văn bản đến có dấu: “TÀI LIỆU THU HỒI” hoặc "XEM XONG TRẢ LẠI" thì công chức tiếp nhận tài liệu có trách nhiệm phối hợp với Văn thư Bộ làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi đúng thời hạn quy định.

Theo đó, Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình giải quyết và đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng thời hạn của văn bản đến. Văn thư đơn vị có trách nhiệm giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến tại đơn vị.