Tổng hợp 05 mẫu biên bản kiểm phiếu phổ biến nhất là mẫu nào? Biên bản kiểm phiếu có được doanh nghiệp lưu trữ?

Nội dung chính

• Biên bản kiểm phiếu là gì?
• Tổng hợp 05 mẫu biên bản kiểm phiếu phổ biến nhất là mẫu nào?
• Biên bản kiểm phiếu có phải gửi đến các cổ đông sau khi kết thúc kiểm phiếu?

Biên bản kiểm phiếu là gì?

Biên bản kiểm phiếu là một tài liệu quan trọng được lập ra sau khi tiến hành bỏ phiếu và kiểm phiếu trong các cuộc bầu cử, bỏ phiếu như bầu cử quốc hội, bầu cử địa phương, trưng cầu dân ý, hoặc trong các cuộc bỏ phiếu khác.

Biên bản kiểm phiếu nhằm mục đích ghi nhận chính xác kết quả của cuộc bỏ phiếu, bao gồm số phiếu cho từng ứng cử viên hoặc phương án được bỏ phiếu. Đảm bảo tính minh bạch và công khai trong quá trình kiểm phiếu, là cơ sở để các bên liên quan có thể xác nhận tính chính xác của kết quả. Biên bản kiểm phiếu còn là tài liệu pháp lý quan trọng để xác định kết quả cuối cùng của cuộc bầu cử hoặc bỏ phiếu.

Biên bản kiểm phiếu thường chứa các thông tin sau:

- Địa điểm và thời gian tiến hành kiểm phiếu

- Tổng số phiếu phát ra

- Tổng số phiếu thu về

- Số phiếu hợp lệ và không hợp lệ

- Số phiếu cho từng ứng cử viên hoặc phương án

- Chữ ký của các thành viên ban kiểm phiếu

Tổng hợp 05 biên bản kiểm phiếu thông dụng nhất là mẫu nào? (hình từ internet)

Tổng hợp 05 mẫu biên bản kiểm phiếu phổ biến nhất là mẫu nào?

Tham khảo 05 mẫu biên bản kiểm phiếu phổ biến dưới đây:

Biên bản kiểm phiếu có phải là tài liệu được lưu trữ của doanh nghiệp không?

Lưu ý: Theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Như vậy, tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

Biên bản kiểm phiếu có phải gửi đến các cổ đông sau khi kết thúc kiểm phiếu?

Theo Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

Thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

...

5. Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến, giám sát của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty. Biên bản kiểm phiếu phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua nghị quyết;

c) Số cổ đông với tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia biểu quyết, trong đó phân biệt số phiếu biểu quyết hợp lệ và số phiếu biểu quyết không hợp lệ và phương thức gửi phiếu biểu quyết, kèm theo phụ lục danh sách cổ đông tham gia biểu quyết;

d) Tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề;

đ) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;

e) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị, người giám sát kiểm phiếu và người kiểm phiếu.

Các thành viên Hội đồng quản trị, người kiểm phiếu và người giám sát kiểm phiếu phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu; liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định được thông qua do kiểm phiếu không trung thực, không chính xác;

6. Biên bản kiểm phiếu và nghị quyết phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu và nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty;

7. Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty;

8. Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

Như vậy, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu.

Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu và nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.