Thực hiện việc bảo quản và lưu trữ các chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng phải đáp ứng các yêu cầu gì?

Nội dung chính

• Thực hiện việc bảo quản và lưu trữ các chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng phải đáp ứng các yêu cầu gì?
• Lập phương án bảo quản và lưu trữ các chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng như thế nào?
• Thực hiện tiêu hủy chứng từ điện tử khi nào? Có được hủy chứng từ điện tử đang còn hiệu lực sử dụng hay không?

Thực hiện việc bảo quản và lưu trữ các chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng phải đáp ứng các yêu cầu gì?

Việc bảo quản và lưu trữ các chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức được quy định tại Điều 19 Nghị định 35/2007/NĐ-CP như sau:

"Điều 19. Hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Trường hợp cần thiết có thể chuyển đổi hình thức bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử sang lưu trữ bằng giấy."

Đồng thời phải đáp ứng yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử được quy định tại Điều 20 Nghị định 35/2007/NĐ-CP như sau:

"Điều 20. Yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo:

1. Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

3. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu."

Bên cạnh đó, đối với các đơn vị thực hiện việc bảo quản và lưu trữ cũng phải đáp ứng được các điều kiện quy định tại Điều 21 Nghị định 35/2007/NĐ-CP như sau:

"Điều 21. Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau đây:

1. Có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

2. Duy trì các phương tiện điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ và xây dựng quy trình kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đảm bảo yêu cầu khai thác, sử dụng.

3. Lưu trữ các phương tiện kèm theo đảm bảo việc khai thác chứng từ điện tử."

Thực hiện việc bảo quản và lưu trữ các chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng phải đáp ứng các yêu cầu gì?

Lập phương án bảo quản và lưu trữ các chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng như thế nào?

Tại Điều 22 Nghị định 35/2007/NĐ-CP quy định về phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử như sau:

"Điều 22. Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Phạm vi bảo quản, lưu trữ.

2. Giải pháp kỹ thuật về tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử và đảm bảo an toàn:

a) Lựa chọn sử dụng công nghệ, trang bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ;

b) Tổ chức hệ thống lưu trữ chính và dự phòng;

c) Chế độ kiểm tra và sao lưu định kỳ;

d) Các biện pháp cần thiết khác để bảo đảm an toàn, hợp lý, khoa học, phòng ngừa, khắc phục các rủi ro.

3. Quy trình kỹ thuật bảo quản, lưu trữ:

a) Đưa chứng từ điện tử vào lưu trữ;

b) Khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ;

c) Kiểm tra, giám sát an toàn đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

d) Thực hiện cách thức, biện pháp phòng ngừa và khắc phục rủi ro;

đ) Tiêu hủy chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ;

e) Các nội dung khác có liên quan đến việc xử lý kỹ thuật bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử."

Theo đó phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng được lập phải đảm bảo các nội dung về:

- Phạm vi bảo quản, lưu trữ.

- Giải pháp kỹ thuật về tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử và đảm bảo an toàn.

- Quy trình kỹ thuật bảo quản, lưu trữ.

Thực hiện tiêu hủy chứng từ điện tử khi nào? Có được hủy chứng từ điện tử đang còn hiệu lực sử dụng hay không?

Tại Điều 23 Nghị định 35/2007/NĐ-CP quy định như sau:

"Điều 23. Tiêu hủy chứng từ điện tử

1. Tiêu hủy chứng từ điện tử là làm cho chứng từ điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.

2. Chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có chỉ định nào hác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.

3. Việc tiêu hủy chứng từ điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin."

Như vậy đối với chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ thì có thể được tiêu hủy, nếu không có chỉ định nào khác từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tuy nhiên đối với trường hợp hủy chứng từ điện tử đang còn hiệu lực sử dụng phải tuân theo quy định tại Điều 15 Nghị định 35/2007/NĐ-CP như sau:

"Điều 15. Hủy chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử đang trong thời gian hiệu lực bị hủy phải được ghi ký hiệu riêng thể hiện chứng từ điện tử đó đã bị hủy; nguyên nhân, lý do hủy và phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử để theo dõi.

2. Việc hủy chứng từ điện tử đang trong thời gian hiệu lực được thực hiện theo quy định của pháp luật."

Lúc này các thông tin về chứng từ bị hủy phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử để theo dõi.