Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước như thế nào?

Nội dung chính

• Ai quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước?
• Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước như thế nào?
• Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước gồm những gì?

Ai quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước?

Căn cứ theo điểm a khoản 2 Điều 33 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định về hủy tài liệu hết giá trị như sau:

Hủy tài liệu hết giá trị

1. Hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy bao gồm những văn bản, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, không cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học lịch sử theo quy định tại Quyết định số 1888/QĐ-KTNN ngày 10 tháng 12 năm 2010 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước và những tài liệu có thông tin trùng lặp.

2. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị

a) Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước;

b) Thủ trưởng các Kiểm toán Nhà nước khu vực, đơn vị sự nghiệp quyết định việc hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị tại Lưu trữ đơn vị.

...

Theo quy định trên, hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy bao gồm những văn bản, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, không cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học lịch sử theo quy định.

Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước.

Hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước (Hình từ Internet)

Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước như thế nào?

Theo điểm a khoản 3 Điều 33 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định về hủy tài liệu hết giá trị như sau:

Hủy tài liệu hết giá trị

...

3. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị

a) Đối với Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước: Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan Kiểm toán Nhà nước, Tổng Kiểm toán Nhà nước đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy. Căn cứ ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Tổng Kiểm toán Nhà nước ra Quyết định hủy tài liệu hết giá trị của Kiểm toán Nhà nước.

...

4. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu, không thể phục hồi, khai thác được và phải được lập thành biên bản.

...

Theo quy định trên, thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị đối với Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước như sau:

- Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan Kiểm toán Nhà nước, Tổng Kiểm toán Nhà nước đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

- Căn cứ ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Tổng Kiểm toán Nhà nước ra Quyết định hủy tài liệu hết giá trị của Kiểm toán Nhà nước.

Lưu ý: Việc hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu, không thể phục hồi, khai thác được và phải được lập thành biên bản.

Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước gồm những gì?

Theo khoản 5 Điều 33 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Hủy tài liệu hết giá trị

...

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

b) Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản của Kiểm toán Nhà nước hoặc các Kiểm toán Nhà nước khu vực, đơn vị sự nghiệp đề nghị thẩm định tài liệu;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại điểm a, b khoản 3 Điều này.

e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị để hủy;

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị hủy tài liệu ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Như vậy, hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước gồm có:

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản của Kiểm toán Nhà nước đề nghị thẩm định tài liệu;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị để hủy;

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

Lưu ý: Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị hủy tài liệu ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.