Thế nào là văn bản điện tử? Văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước khác gì so với với văn bản giấy trong công tác quản lý văn bản?

Nội dung chính

• Thế nào là văn bản điện tử?
• Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong công tác văn thư của cơ quan nhà nước được quy định thế nào?
• Chữ ký số trên văn bản điện tử là gì?
• Quản lý văn bản điện tử được quy định như thế nào?

Thế nào là văn bản điện tử?

Ngày 05/03/2020 Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, trong đó văn bản điện tử được quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Thế nào là văn bản điện tử? Văn bản điện tử khác gì so với với văn bản giấy trong công tác quản lý văn bản? (Hình từ Internet)

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong công tác văn thư của cơ quan nhà nước được quy định thế nào?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức nhà nước như sau:

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Theo đó, văn bản điện tử sẽ có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng điều kiện: Có chữ ký số đúng quy định pháp luật đồng thời được ký bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức.

Chữ ký số trên văn bản điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP định nghĩa "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Ngoài ra , chữ ký số trên văn bản điện tử phải dựa trên nguyên tắc:

- Chữ ký điện tử phải gắn kèm với văn bản điện tử sau khi ký số.

- Văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.

Quản lý văn bản điện tử được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Chương III Nghị định 30/2020/NĐ-CP về quản lý văn bản thì công tác quản lý văn bản bao gồm cả văn bản đến, văn bản đi của văn bản giấy và văn bản điện tử. Trong đó trình tự quản lý của văn bản điện tử quy định tại Điều 14 và Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Trình tự quản lý văn bản đi

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Trình tự văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Như vậy, trình tự văn bản đến và đi giữa văn bản giấy và văn bản điện tử không có quá nhiều khác biệt, tuy nhiên văn bản điện tử vẫn có những điểm khác so với với văn bản giấy trong công tác quản lý văn bản như sau:

- Việc cấp số, thời gian ban hành của văn bản điện tử được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

- Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Đối với trường hợp thu hồi văn bản thì khi nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

- Khi lưu văn bản điện tử cần tuân thủ những quy định sau:

+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

- Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư cơ quan cần phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.