Người lao động đóng trùng bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải giải quyết như thế nào?

Nội dung chính

• Người lao động đóng trùng bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải giải quyết như thế nào?
• Cơ quan bảo hiểm xã hội phải xử lý các sổ bảo hiểm xã hội trùng theo nguyên tắc nào?
• Cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết hồ sơ giảm trùng bảo hiểm xã hội của người lao động theo trình tự nào?

Người lao động đóng trùng bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải giải quyết như thế nào?

Căn cứ tiết e điểm 3.3 khoản 3 Điều 43 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (sửa đổi bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020) quy định về việc hoàn trả bảo hiểm xã hội (BHXH) như sau:

Quản lý tiền thu

…

3. Hoàn trả

3.1. Các trường hợp hoàn trả

...

e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

...

Theo đó, nếu người lao động có thời gian đóng trùng BHXH thì cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động) và không bao gồm tiền lãi.

Vì công ty cũ tiếp tục đóng bảo hiểm cho bạn dẫn đến thời gian tham gia bảo hiểm xã hội của bạn ở công ty mới bị đóng trùng. Trong trường hợp này bạn cần yêu cầu công ty cũ làm thủ tục giảm trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho bạn.

Người lao động đóng trùng bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải giải quyết như thế nào?

Cơ quan bảo hiểm xã hội phải xử lý các sổ bảo hiểm xã hội trùng theo nguyên tắc nào?

Theo Mục I Công văn 3663/BHXH – THU năm 2014 hướng dẫn Các nguyên tắc xử lý liên quan đến gộp sổ BHXH như sau:

I. Các nguyên tắc xử lý liên quan đến gộp sổ BHXH:

1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ.

2. Gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng (hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.

– Nếu quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không được NLĐ thừa nhận thì số sổ BHXH liền kề sau đó là số sổ gốc.

– Trường hợp NLĐ có sổ BHXH đang hưởng trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.

3. Đối với những sổ gộp có thời gian đóng trùng BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:

– Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;

– Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

– Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp;

– Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn BHXH thất nghiệp chưa hưởng;

– Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

– Sổ có thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN với mức lương cao hơn.

4. Sổ BHXH mà NLĐ đã hưởng các chế độ trợ cấp, thì xác nhận dữ liệu đã hưởng tương ứng với các phương án theo quy định, quá trình còn lại chưa hưởng chế độ trợ cấp thì vẫn được bảo lưu.

5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy.

6. NLĐ có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).

Theo đó, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành gộp sổ bảo hiểm xã hội trùng của người lao động theo nguyên tắc vừa nêu trên.

Cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết hồ sơ giảm trùng bảo hiểm xã hội của người lao động theo trình tự nào?

Căn cứ khoản 8 Mục II Công văn 3663/BHXH – THU năm 2014 của BHXH hướng dẫn trình tự giải quyết hồ sơ trùng thời gian tham gia BHXH như sau

II. Trình tự giải quyết hồ sơ liên quan đến gộp sổ BHXH tại các Phòng nghiệp vụ hoặc các Bộ phận (dưới đây gọi tắt là Bộ phận) Thu, Cấp sổ thẻ, Chế độ BHXH, Kế hoạch tài chính:

...

8. Trình tự giải quyết hồ sơ giảm trùng thời gian tham gia BHXH:

8.1. Thoái thu quá trình đóng trùng BHXH thông qua đơn vị:

- Áp dụng cho trường hợp NLĐ đang làm việc, có quá trình tham gia BHXH chưa được chốt sổ nhưng trùng quá trình với đơn vị khác đã chốt.

- Thực hiện hoàn trả tiền thoái thu cho NLĐ thông qua mã quản lý thu BHXH của đơn vị kèm“Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ.

- Đơn vị làm hồ sơ điều chỉnh giảm trùng quá trình tham gia BHXH theo PGNHS (103/.../THU), ghép với hồ sơ gộp sổ theo PGNHS (304/.../SO).

- Bộ phận thu lập phiếu yêu cầu (C02-TS), chuyển Bộ phận CĐ.BHXH để xác minh việc giải quyết các chế độ BHXH đối với NLĐ trong thời gian đóng trùng, phiếu yêu cầu phải thể hiện đầy đủ các số sổ có thời gian trùng nhau, trong đó có xác định số sổ phải thu hồi.

- Bộ phận CĐ.BHXH phản hồi lại kết quả cho Bộ phận thu (C02-TS) kèm 01 Quyết định thu hồi tiền trợ cấp (nếu có).

...

Trường hợp người lao động có quá trình tham gia BHXH chưa được chốt sổ nhưng trùng quá trình với đơn vị khác đã chốt thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả tiền thoái thu cho người lao động thông qua mã quản lý thu BHXH của đơn vị kèm “Phiếu thông tin” trả tiền cho người lao động.

Ngoài ra, cơ quan BHXH phải tiến hành lập hồ sơ theo các bước hướng dẫn nêu trên.