Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài thay đổi thông tin số hộ chiếu thì cần thực hiện theo thủ tục như thế nào?

Người nước ngoài có thể làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Việt Nam không?

Hiện nay pháp luật Việt Nam không hạn chế việc người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Việt Nam, và người này phải thỏa các điện kiện tại về số lượng, thời gian cư trú tại khoản 3, 4, 5 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

...

3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:

a) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;

b) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

5. Trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

...

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Hình từ Internet)

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thì có thông tin nào?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;

2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

3. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;

4. Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.

Như vậy, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thì có thông tin như trên.

Và thay đổi số hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật là thay đổi về số giấy tờ pháp lý của họ và không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Vì vậy, doanh nghiệp cần phải làm thủ tục thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài thay đổi thông tin số hộ chiếu thì cần thực hiện theo thủ tục như thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025) có quy định về thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

1. Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin về chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 40 đến Điều 55 Nghị định này thì doanh nghiệp gửi thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy mới cho doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài thay đổi thông tin số hộ chiếu thì cần thực hiện thông báo cập nhật, bổ sung thông tin theo quy định trên.

Trước đây, điểm a khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định như sau:

Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

...

2. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp, như sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 47 đến Điều 55 Nghị định này, doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

...

Căn cứ quy định trên, trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 47 đến Điều 55 Nghị định này thì phải làm thủ tục gửi thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh.

Về hồ sơ: Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-5 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

Tải mẫu thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp. Tại đây

- Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

- Kèm với đó là bản photo công chứng hộ chiếu.

Về nơi nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng một trong hai phương thức:

- Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính;

- Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia (Đối với Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh bắt buộc nộp qua mạng).