Người sử dụng lao động được ký hợp đồng lao động bằng chữ ký số hay không? Điều kiện để chữ ký điện tử đảm bảo an toàn khi ký kết hợp đồng lao động là gì?

Nội dung chính

• Giao kết hợp đồng lao động điện tử là gì?
• Có được phép giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử không?
• Điều kiện để chữ ký điện tử đảm bảo an toàn khi ký kết hợp đồng lao động
• Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử khi giao kết hợp đồng lao động điện tử

Giao kết hợp đồng lao động điện tử là gì?

Khái niệm hợp đồng lao động được quy định tại khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 như sau:

“Điều 13. Hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

[...]”

Theo khoản 12 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005 định nghĩa thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Vậy, hợp đồng lao động điện tử là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Lưu ý: chữ ký trong hợp đồng lao động điện tử buộc phải là chữ ký điện tử đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật.

Chữ ký điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005 được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Giao kết hợp đồng lao động bằng chữ ký số được không?

Có được phép giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử không?

Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định về hình thức của hợp đồng lao động, cụ thể:

“Điều 14. Hình thức hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”

Theo quy định trên, việc giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, việc giao kết hợp đồng điện tử này cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều kiện để chữ ký điện tử đảm bảo an toàn khi ký kết hợp đồng lao động

Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về chữ ký điện tử được đảm bảo an toàn, cụ thể:

“Điều 22. Điều kiện để bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:

a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;

b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;

c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

2. Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn quy định tại khoản 1 Điều này.”

Khi người sử dụng lao động muốn thực hiện việc giao kết hợp đồng lao động điện tử thì phải đảm bảo chữ ký điện tử của mình được kiểm chứng và đáp ứng được các điều kiện được nêu trên và do tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử chứng thực.

Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử khi giao kết hợp đồng lao động điện tử

Theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2005 thì trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;

- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;

- Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.