Mẫu Sổ đăng ký hồ sơ viên chức là mẫu nào? Tải mẫu ở đâu? Cách ghi Sổ đăng ký hồ sơ viên chức thế nào?

Nội dung chính

• Mẫu Sổ đăng ký hồ sơ viên chức là mẫu nào? Tải mẫu ở đâu?
• Hướng dẫn chi tiết cách ghi Sổ đăng ký hồ sơ viên chức?
• Tài liệu trong hồ sơ viên chức bị hư hỏng thì xử lý thế nào?

Mẫu Sổ đăng ký hồ sơ viên chức là mẫu nào? Tải mẫu ở đâu?

Mẫu sổ giao nhận hồ sơ viên chức mới nhất hiện nay là Mẫu HS08a-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV có dạng có dạng như sau:

>> TẢI VỀ Mẫu Sổ đăng ký hồ sơ viên chức mới nhất.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi Sổ đăng ký hồ sơ viên chức?

Cách ghi sổ giao nhận hồ sơ viên chức được hướng dẫn tại Mẫu HS08a-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV như sau:

(1) Số thứ tự: ghi số đếm tăng dần ứng với mỗi một hồ sơ của viên chức được vào Sổ đăng ký hồ sơ viên chức.

(2) Số hồ sơ: ghi số của hồ sơ được cơ quan quản lý hồ sơ đánh số theo cách sắp xếp hồ sơ viên chức quy định tại khoản 2 Điều 15 Thông tư này.

(3) Họ và tên khai sinh: viết chữ in hoa đúng với họ và tên trong hồ sơ cá nhân của viên chức.

(4) Các tên gọi khác: Ghi tên gọi khác hoặc bí danh khác đã dùng trong hoạt động cách mạng, trong lĩnh vực báo chí, văn học nghệ thuật,… (nếu có) của viên chức đúng như viên chức đã khai trong hồ sơ cá nhân.

(5) Ngày, tháng, năm sinh: ghi đúng và đầy đủ thông tin như ngày, tháng, năm sinh mà viên chức đã khai trong hồ sơ cá nhân.

(6) Quê quán: ghi đúng và đầy đủ thông tin như quê quán mà viên chức đã khai trong hồ sơ cá nhân.

(7) Chức danh (chức vụ): ghi chức danh (chức vụ) cao nhất của viên chức tại thời điểm vào Sổ đăng ký hồ sơ viên chức.

(8) Đơn vị công tác: ghi tên đơn vị mà viên chức hiện đang công tác tại thời điểm vào Sổ đăng ký hồ sơ viên chức.

(9) Ghi chú: ghi những thông tin bổ sung về đặc điểm của hồ sơ để giúp cho việc quản lý và theo dõi hồ sơ của viên chức được thuận tiện.

Mẫu Sổ đăng ký hồ sơ viên chức là mẫu nào? Tải mẫu ở đâu? Cách ghi Sổ đăng ký hồ sơ viên chức thế nào? (Hình từ Internet)

Tài liệu trong hồ sơ viên chức bị hư hỏng thì xử lý thế nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 15 Thông tư 07/2019/TT-BNV như sau:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức

...

3. Quy trình lưu giữ hồ sơ viên chức được thực hiện theo các bước sau đây:

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp hoặc thừa; chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu 1 bản; việc loại bỏ phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức và phải được lập thành biên bản, lưu trong hồ sơ gốc. Những tài liệu hư hỏng phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ viên chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức do người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức quyết định thành lập. Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hồ sơ viên chức phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cho phép hủy, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản tiêu hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ viên chức.

4. Chế độ bảo quản hồ sơ viên chức theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải bảo đảm các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và các quy định sau đây:

a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật; giá, kệ hồ sơ; bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa; thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán.... bảo đảm hồ sơ viên chức được lưu giữ lâu dài;

b) Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

c) Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể, có kế hoạch phun thuốc chống mối, mọt và chỉnh lý lại hồ sơ;

5. Người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chịu trách nhiệm về việc bảo quản và quản lý hồ sơ viên chức theo quy định của Điều này.

Theo đó, trường hợp tài liệu trong hồ sơ viên chức bị hư hỏng thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.

Lưu ý: Cũng theo quy định tại Điều 15 Thông tư 07/2019/TT-BNV thì lưu giữ hồ sơ viên chức phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy;

- Tài liệu trong mỗi hồ sơ viên chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian để thuận tiện cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

- Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu viên chức nếu có). Ngoài ra còn lưu trữ và quản lý trên hệ thống máy vi tính;

- Bảo đảm dễ bảo quản, không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.