Loại và hình thức hóa đơn được quy định thế nào? Hóa đơn đỏ (Liên giao cho Khách hàng) có dùng làm bản chính để chứng thực được không?

Nội dung chính

• “Chứng thực bản sao từ bản chính” và “Bản chính” được hiểu như thế nào?
• Loại và hình thức hóa đơn được quy định thế nào?
• Hóa đơn liên đỏ (Liên giao cho Khách hàng) có dùng làm bản chính để chứng thực được không?

“Chứng thực bản sao từ bản chính” và “Bản chính” được hiểu như thế nào?

Theo khoản 2 và khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch:

"2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

...

5. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền."

Loại và hình thức hóa đơn

Loại và hình thức hóa đơn được quy định thế nào?

Căn cứ theo Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

"Các loại hóa đơn:

a) Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

b) Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

- Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

- Doanh nghiệp C là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng khi bán vào nội địa, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”; khi bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam), doanh nghiệp C không cần lập hóa đơn bán hàng.

- Doanh nghiệp D là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nước, cho khu phi thuế quan, doanh nghiệp D sử dụng hóa đơn bán hàng. Khi xuất hàng hóa ra nước ngoài, doanh nghiệp D không cần lập hóa đơn bán hàng.

c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

d) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.”

Hóa đơn liên đỏ (Liên giao cho Khách hàng) có dùng làm bản chính để chứng thực được không?

Theo khoản 6 Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao trong các trường hợp sau:

"Điều 22. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền."

Căn cứ theo quy định trên, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Hóa đơn không phải là giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận nên không thuộc trường hợp chứng thực.