Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường phải đáp ứng những điều kiện gì?

Nội dung chính

• Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường được quy định như thế nào?
• Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường phải đáp ứng những điều kiện gì?
• Thời gian thực hiện công tác bảo quản kho và tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường được quy định như thế nào?

Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường phải đáp ứng những điều kiện gì?

Theo Điều 13 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT, thời hạn lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 03/2022/TT-BTNMT.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường tại đây: Tải về

Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường phải đáp ứng những điều kiện gì?

Theo Điều 14 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định về kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường như sau:

Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường

1. Kho lưu trữ tài liệu tài nguyên môi trường phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết nhằm bảo đảm các yêu cầu và thông số kỹ thuật theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

2. Thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ gồm:

a) Giá, tủ chuyên dùng trong kho phù hợp với số lượng, loại hình, kho cỡ tài liệu và đáp ứng các yêu cầu về vật liệu, ngoại quan, cấu tạo và độ chịu tải theo tiêu chuẩn TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu trữ;

b) Bìa, hộp (cặp) bảo quản hồ sơ, tài liệu phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ và TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ;

c) Thiết bị lưu trữ và bảo quản tài liệu điện tử.

3. Các hệ thống trang thiết bị khác được khuyến khích sử dụng:

a) Các hệ thống bảo vệ, bảo quản tự động gồm hệ thống camera giám sát, hệ thống báo động chống đột nhập; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; hệ thống điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm thông minh;

b) Hệ thống thiết bị mã vạch/mã QR/điện từ nhằm tự động hóa quá trình quản lý và khai thác tài liệu.

Theo đó, kho lưu trữ tài liệu tài nguyên môi trường phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết nhằm bảo đảm các yêu cầu và thông số kỹ thuật theo quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Ngoài ra, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ các trang bị như sau:

- Giá, tủ chuyên dùng trong kho phù hợp với số lượng, loại hình, kho cỡ tài liệu và đáp ứng các yêu cầu về vật liệu, ngoại quan, cấu tạo và độ chịu tải theo tiêu chuẩn TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Bìa, hộp (cặp) bảo quản hồ sơ, tài liệu phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ và TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Thiết bị lưu trữ và bảo quản tài liệu điện tử.

Bên cạnh đó khuyến khích sử dụng các trang thiết bị sau đây để lưu trữ và bảo quản tài liệu:

- Các hệ thống bảo vệ, bảo quản tự động gồm hệ thống camera giám sát, hệ thống báo động chống đột nhập; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; hệ thống điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm thông minh;

- Hệ thống thiết bị mã vạch/mã QR/điện từ nhằm tự động hóa quá trình quản lý và khai thác tài liệu.

Thời gian thực hiện công tác bảo quản kho và tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 17 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định về thời hạn bảo quản kho và tài liệu lưu trữ như sau:

Thời hạn bảo quản kho và tài liệu lưu trữ

1. Công tác bảo quản thường xuyên kho lưu trữ tài liệu thực hiện hằng ngày, quy trình bảo quản được quy định tại Điều 33 Thông tư này.

2. Công tác bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu, tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy trình bảo quản quy định tại Điều 33, Điều 34, Điều 35 Thông tư này và được cấp có thẩm quyền phê duyệt

a) Thời gian bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu: 06 tháng/lần đối với kho chuyên dụng; 04 tháng/lần đối với kho thông thường; 03 tháng/lần đối với kho tạm.

b) Thời gian bảo quản định kỳ tài liệu trong kho lưu trữ: 03 năm/lần đối với tài liệu trong kho tạm; 04 năm/lần đối với tài liệu trong kho thông thường; 05 năm/lần đối với tài liệu trong kho chuyên dụng.

3. Công tác bảo quản đột xuất được thực hiện trong trường hợp kho lưu trữ có hiện tượng tài liệu bị hư hỏng do nấm mốc, chuột, côn trùng, mối mọt xâm nhập phá hoại hoặc xảy ra sự cố thiên tai, hỏa hoạn và do cấp có thẩm quyền quyết định.

Theo đó, công tác bảo quản thường xuyên kho lưu trữ tài liệu thực hiện hằng ngày, quy trình bảo quản được quy định tại Điều 33 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT.

Đối với công tác bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu, tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy trình bảo quản quy định tại Điều 33 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT, Điều 34 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT và Điều 35 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT được cấp có thẩm quyền phê duyệt:

- Thời gian bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu: 06 tháng/lần đối với kho chuyên dụng; 04 tháng/lần đối với kho thông thường; 03 tháng/lần đối với kho tạm.

- Thời gian bảo quản định kỳ tài liệu trong kho lưu trữ: 03 năm/lần đối với tài liệu trong kho tạm; 04 năm/lần đối với tài liệu trong kho thông thường; 05 năm/lần đối với tài liệu trong kho chuyên dụng.

Đối với công tác bảo quản đột xuất được thực hiện trong trường hợp kho lưu trữ có hiện tượng tài liệu bị hư hỏng do nấm mốc, chuột, côn trùng, mối mọt xâm nhập phá hoại hoặc xảy ra sự cố thiên tai, hỏa hoạn và do cấp có thẩm quyền quyết định.