Khi tiếp nhận văn bản đến, công chức của Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm như thế nào? Thời hạn Văn phòng Ủy ban Dân tộc giải quyết văn bản đến là bao lâu?

Nội dung chính

• Công chức của Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm như thế nào khi tiếp nhận văn bản đến?
• Thời hạn Văn phòng Ủy ban Dân tộc giải quyết văn bản đến trong bao lâu?
• Văn bản đến của Ủy ban Dân tộc được lưu như thế nào?

Công chức của Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm như thế nào khi tiếp nhận văn bản đến?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 15 Quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 455/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về trình tự quản lý văn bản đến như sau:

Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến Ủy ban phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a) Trách nhiệm của công chức, viên chức làm công tác văn thư và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Ủy ban.

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư Ủy ban, văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận ngay trong ngày. Nếu văn bản đến vào buổi chiều, có thể làm thủ tục tiếp nhận vào sáng ngày làm việc tiếp theo, trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn.

Cán bộ, công chức, viên chức của Ủy ban khi nhận được những văn bản liên quan đến công việc chung do Lãnh đạo Ủy ban chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài phải chuyển cho Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình của Ủy ban.

Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Trừ những trường hợp chuyển thẳng đến Lãnh đạo Ủy ban và có ý kiến chỉ đạo giải quyết.

Văn thư cơ quan làm thủ tục gửi trả lại những văn bản không đúng thủ tục hành chính như: trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm ban hành; thiếu trang, bản chụp dấu đen, chữ mờ và các văn bản gửi sai địa chỉ (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo) v.v...

…

Như vậy, theo quy định trên thì công chức của Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm khi tiếp nhận văn bản đến như sau:

- Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư Ủy ban, văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký;

- Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận ngay trong ngày;

- Nếu văn bản đến vào buổi chiều, có thể làm thủ tục tiếp nhận vào sáng ngày làm việc tiếp theo, trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn;

- Công chức của Ủy ban khi nhận được những văn bản liên quan đến công việc chung do Lãnh đạo Ủy ban chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài phải chuyển cho Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình của Ủy ban.

Công chức của Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm như thế nào khi tiếp nhận văn bản đến? (Hình từ Internet)

Thời hạn Văn phòng Ủy ban Dân tộc giải quyết văn bản đến trong bao lâu?

Căn cứ tại điểm a khoản 3 Điều 15 Quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 455/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về trình tự quản lý văn bản đến như sau:

Trình tự quản lý văn bản đến

…

3. Thời hạn giải quyết văn bản đến

a) Văn phòng Ủy ban:

- Trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc, Văn phòng phải xem xét, xử lý ban đầu toàn bộ văn bản đến.

- Đối với những văn bản quan trọng, yêu cầu gấp thì Chánh Văn phòng Ủy ban thực hiện ngay theo yêu cầu để xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban.

- Theo dõi đôn đốc các đơn vị giải quyết yêu cầu của văn bản đến, hàng tuần tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Ủy ban để xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban;

b) Lãnh đạo Ủy ban: Kịp thời giải quyết văn bản trình xử lý văn bản đến trong thời hạn không quá 02 ngày theo sự ủy nhiệm của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách (kể cả đồng ý với nội dung trình tham mưu xử lý hoặc không đồng ý);

c) Các đơn vị: Với những văn bản có nội dung yêu cầu tổ chức thực hiện, trong thời gian 02 ngày (ngày làm việc) kể từ khi nhận được văn bản, các đơn vị có trách nhiệm tham mưu đề xuất báo cáo Lãnh đạo Ủy ban phụ trách để xin ý kiến chỉ đạo (trừ trường hợp văn bản đột xuất hoặc có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban).

Như vậy, theo quy định trên thì Văn phòng Ủy ban Dân tộc giải quyết văn bản đến trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc, Văn phòng phải xem xét, xử lý ban đầu toàn bộ văn bản đến.

Văn bản đến của Ủy ban Dân tộc được lưu như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 18 Quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 455/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về lưu văn bản đến và đi:

Lưu văn bản đến và đi

1. Lưu văn bản đến của Ủy ban và Ban Cán sự: Lưu văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban và những văn bản mang tính chất thông báo tham khảo để biết...

2. Lưu hồ sơ:

a) Lưu tại văn thư: Bản gốc, bản chính, phiếu trình và các văn bản liên quan kèm theo;

b) Lưu tại đơn vị soạn thảo: Lưu 01 bản chính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định của Cơ quan. Đối với những hồ sơ công việc đã giải quyết xong, đơn vị lưu giữ hồ sơ có trách nhiệm giao nộp lưu trữ Ủy ban theo quy định.

3. Bản lưu văn bản đi tại văn thư Ủy ban phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.

4. Đối với văn bản Mật được thực hiện Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban Dân tộc và văn bản khác có liên quan.

5. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của Ủy ban phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ PH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

Như vậy, văn bản đến của Ủy ban Dân tộc được lưu như sau: Lưu văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban và những văn bản mang tính chất thông báo tham khảo để biết...

Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của Ủy ban phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ PH trung tính và được in bằng mực bền lâu.