Khi thực hiện xong tự đánh giá trường mầm non, hồ sơ lưu trữ gồm những gì? Thời hạn lưu trữ hồ sơ tự đánh giá trường mầm non là bao lâu?

Nội dung chính

• Khi thực hiện xong tự đánh giá trường mầm non, hồ sơ lưu trữ gồm những gì?
• Thời hạn bảo quản, lưu trữ hồ sơ tự đánh giá trường mầm non là bao lâu?
• Việc lưu trữ và bảo quản minh chứng khi tự đánh giá trường mầm non như thế nào?

Khi thực hiện xong tự đánh giá trường mầm non, hồ sơ lưu trữ gồm những gì?

Theo tiểu mục 1 Mục II Phần I Công văn 5942/BGDĐT-QLCL năm 2018 hướng dẫn hồ sơ lưu trữ tự đánh giá trường mầm non cụ thể như sau:

HỒ SƠ LƯU TRỮ

1. Hồ sơ lưu trữ gồm

a) Quyết định thành lập hội đồng TĐG;

b) Kế hoạch TĐG;

c) Các Phiếu đánh giá tiêu chí;

d) Báo cáo TĐG;

đ) Các minh chứng (có thể lưu trữ riêng hoặc lưu trữ, bảo quản tại hồ sơ lưu trữ đang sử dụng của nhà trường, nhưng phải đảm nguyên tắc thuận tiện tra cứu và sử dụng);

e) Các văn bản liên quan (nếu có).

Theo đó, khi thực hiện xong tự đánh giá trường mầm non, hồ sơ lưu trữ gồm:

- Quyết định thành lập hội đồng tự đánh giá;

- Kế hoạch tự đánh giá;

- Các Phiếu đánh giá tiêu chí;

- Báo cáo tự đánh giá;

- Các minh chứng (có thể lưu trữ riêng hoặc lưu trữ, bảo quản tại hồ sơ lưu trữ đang sử dụng của nhà trường, nhưng phải đảm nguyên tắc thuận tiện tra cứu và sử dụng);

- Các văn bản liên quan (nếu có).

Tự đánh giá trường mầm non (Hình từ Internet)

Thời hạn bảo quản, lưu trữ hồ sơ tự đánh giá trường mầm non là bao lâu?

Theo tiểu mục 2 Mục II Phần I Công văn 5942/BGDĐT-QLCL năm 2018 hướng dẫn hồ sơ lưu trữ tự đánh giá trường mầm non cụ thể như sau:

HỒ SƠ LƯU TRỮ

...

2. Thời hạn bảo quản, lưu trữ và sử dụng hồ sơ

Thời hạn bảo quản, lưu trữ và sử dụng theo quy định của Luật lưu trữ, và theo Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ trưởng Bộ GDĐT ban hành Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục.

Theo đó, thời hạn bảo quản, lưu trữ và sử dụng hồ sơ theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 và theo Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục.

Việc lưu trữ và bảo quản minh chứng khi tự đánh giá trường mầm non như thế nào?

Theo tiểu mục 3 Mục I Phần I Công văn 5942/BGDĐT-QLCL năm 2018 hướng dẫn quy trình tự đánh giá trường mầm non tại bước Thu thập, xử lý và phân tích các minh chứng, công văn hướng dẫn như sau:

QUY TRÌNH TỰ ĐÁNH GIÁ

Quy trình tự đánh giá (TĐG) trường mầm non gồm 7 bước được quy định tại Điều 23, Thông tư số 19/2018/TT-BGDĐT. Cụ thể như sau:

...

3. Thu thập, xử lý và phân tích các minh chứng

...

đ) Lưu trữ và bảo quản

Có thể tập hợp, sắp xếp minh chứng trong các hộp (cặp) theo thứ tự mã hóa. Minh chứng hết giá trị được thay thế bằng minh chứng đang còn hiệu lực và phù hợp. Minh chứng thay thế được ghi ký hiệu của minh chứng bị thay thế và ghi rõ ngày, tháng, năm thay thế. Lưu ý, những minh chứng phục vụ công tác quản lý các hoạt động nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em, thì lưu trữ, bảo quản tại hồ sơ lưu trữ của nhà trường, nhưng phải ghi rõ vị trí cụ thể (đường dẫn) của minh chứng trong Bảng danh mục mã minh chứng để tiện lợi trong việc tra cứu, tìm kiếm.

Đối với những minh chứng phức tạp, cồng kềnh (các hiện vật; hệ thống hồ sơ, sổ sách; các văn bản, tài liệu, tư liệu có số lượng lớn và số trang nhiều,...), nhà trường có thể lập các biểu, bảng tổng hợp, thống kê các dữ liệu, số liệu để thuận tiện cho việc sử dụng. Nếu có điều kiện thì chụp ảnh (kỹ thuật số) minh chứng, lưu trong đĩa CD, USB hoặc lưu trong máy tính.

Minh chứng được lưu trữ, bảo quản theo quy định của Luật lưu trữ và các quy định hiện hành.

Theo đó, có thể tập hợp, sắp xếp minh chứng trong các hộp (cặp) theo thứ tự mã hóa. Minh chứng hết giá trị được thay thế bằng minh chứng đang còn hiệu lực và phù hợp.

Minh chứng thay thế được ghi ký hiệu của minh chứng bị thay thế và ghi rõ ngày, tháng, năm thay thế.

Lưu ý, những minh chứng phục vụ công tác quản lý các hoạt động nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em, thì lưu trữ, bảo quản tại hồ sơ lưu trữ của nhà trường, nhưng phải ghi rõ vị trí cụ thể (đường dẫn) của minh chứng trong Bảng danh mục mã minh chứng để tiện lợi trong việc tra cứu, tìm kiếm.

Đối với những minh chứng phức tạp, cồng kềnh (các hiện vật; hệ thống hồ sơ, sổ sách; các văn bản, tài liệu, tư liệu có số lượng lớn và số trang nhiều,...), nhà trường có thể lập các biểu, bảng tổng hợp, thống kê các dữ liệu, số liệu để thuận tiện cho việc sử dụng. Nếu có điều kiện thì chụp ảnh (kỹ thuật số) minh chứng, lưu trong đĩa CD, USB hoặc lưu trong máy tính.

Minh chứng được lưu trữ, bảo quản theo quy định của Luật lưu trữ và các quy định hiện hành.