Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công 2023 thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công gồm những gì?
• Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia 2023 như thế nào?
• Cần lưu ý những gì khi thực hiện hồ sơ đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch online?

Hồ sơ đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công gồm những gì?

Căn cứ Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023 công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp được ban hành ngày 10/04/2023.

Hồ sơ đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công được lập theo quy định tại tiểu mục 1 Mục C Phần II Phụ lục Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023.

Cụ thể:

- Biểu mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch;

- Người có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch tải lên các giấy tờ sau:

+ Giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch;

+ Văn bản ủy quyền (được chứng thực) nếu ủy quyền thực hiện việc xin cấp xác nhận thông tin hộ tịch.

Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

+ Hộ chiếu hoặc CMND hoặc thẻ CCCD hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân còn giá trị sử dụng.

Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC), Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên.

+ Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân.

Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì người có yêu cầu không phải tải lên.

Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công 2023 thực hiện như thế nào? 

Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia 2023 như thế nào?

Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hiện nay được thực hiện theo quy định tại tiểu mục 1 Mục C Phần II Phụ lục Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023 như sau:

- Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền;

- Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch;

- Nộp phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu, đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.

- Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ;

+ Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu.

Trường hợp cần xác minh, công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Thủ trưởng có văn bản đề nghị cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh. Trường hợp kết quả xác minh không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

Đối với yêu cầu của cá nhân, nếu thấy thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì báo cáo Thủ trưởng không cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch mà hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.

+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và thông tin đề nghị xác nhận là đúng, công chức làm công tác hộ tịch gửi lại biểu mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, chuyển Bộ phận một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu.

Cần lưu ý những gì khi thực hiện hồ sơ đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch online?

Theo tiểu mục 1 Mục C Phần II Phụ lục Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023. Khi thực hiện hồ sơ đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch online, cần lưu ý các vấn đề sau:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ cấp xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch xuất trình giấy tờ tuỳ thân; nộp bản chụp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.