Quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước được quy định ra sao?

Nội dung chính

• Quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước được quy định ra sao?
• Hành vi nào bị nghiêm cấm trong hoạt động quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm họp không giấy của Kiểm toán nhà nước?
• Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm họp không giấy của Kiểm toán nhà nước được quy định như thế nào?

Quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước được quy định ra sao?

Căn cứ Điều 10 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024, quy định Quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước như sau:

(1) Đăng tải tài liệu của cuộc họp

Chậm nhất 02 ngày trước ngày tổ chức cuộc họp, đơn vị được giao chuẩn bị nội dung (hoặc tổ chức cuộc họp) có trách nhiệm đăng tải tài liệu của cuộc họp trên phần mềm (trừ các tài liệu mật hoặc tài liệu chứa thông tin mật). Tài liệu cuộc họp phải được người chủ trì cuộc họp phê duyệt trước khi đăng tải trên phần mềm và thay cho tài liệu giấy. Đối với cuộc họp đột xuất (thời gian thông báo họp dưới 24 giờ), nếu không kịp đăng tải tài liệu trên phần mềm, đơn vị được giao chuẩn bị nội dung (hoặc tổ chức cuộc họp) gửi trực tiếp tại cuộc họp.

(2) Xác nhận tham dự cuộc họp

Chậm nhất 01 ngày trước thời gian diễn ra cuộc họp (đối với cuộc họp đã có trong lịch công tác tuần) và sau khi nhận thông báo họp (đối với cuộc họp đột xuất), người thuộc thành phần tham dự họp có trách nhiệm xác nhận tham dự trên phần mềm (xác nhận tham dự, ủy quyền dự thay hoặc từ chối tham dự cuộc họp).

(3) Ghi âm cuộc họp

Tất cả các cuộc họp đều ghi âm (khuyến khích ghi hình nếu điều kiện cho phép), các nội dung "Mật" do người chủ trì quyết định. Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp cử công chức thực hiện ghi âm diễn biến cuộc họp trên phần mềm. Hệ thống có chức năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản hỗ trợ cho việc biên tập biên bản cuộc họp. File ghi âm, ghi hình, file chuyển đổi văn bản được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Kiểm toán nhà nước, do Cục Công nghệ thông tin quản lý và chỉ được cung cấp khi có yêu cầu của Tổng Kiểm toán nhà nước hoặc người chủ trì cuộc họp.

Quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước được quy định ra sao? (Hình từ internet)

Hành vi nào bị nghiêm cấm trong hoạt động quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm họp không giấy của Kiểm toán nhà nước?

Theo quy định tại Điều 3 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024, các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm họp không giấy của Kiểm toán nhà nước bao gồm:

- Phá hoại hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin hoặc cản trở quá trình vận hành, duy trì ổn định, liên tục của phần mềm.

- Truy cập bất hợp pháp, thay đổi dữ liệu không đúng thẩm quyền làm sai lệch hoặc phá hủy dữ liệu trên phần mềm.

- Tự ý xoá bỏ, tháo gỡ, thay đổi thông số thiết lập của phần mềm gây xung đột tài nguyên, ảnh hưởng đến việc vận hành các phần mềm và cơ sở dữ liệu khác được cài đặt trong hệ thống mạng của Kiểm toán nhà nước.

- Sử dụng, lợi dụng phần mềm, dữ liệu của phần mềm vào các mục đích không thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ được phân công; cung cấp, phát tán thông tin trái với quy định của Kiểm toán nhà nước và pháp luật hiện hành.

- Tiết lộ hoặc để lộ thông tin tài khoản, các quy tắc sử dụng, danh sách người sử dụng, sơ đồ tổ chức hệ thống, thông tin dữ liệu của Phần mềm cho các tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền.

- Các hành vi bị nghiêm cấm theo quy định của Luật Công nghệ thông tin, Luật An toàn thông tin mạng, các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm họp không giấy của Kiểm toán nhà nước được quy định như thế nào?

Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm họp không giấy của Kiểm toán nhà nước được quy định tại Điều 13 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024 như sau:

- Quản lý, vận hành phần mềm đảm bảo hoạt động hiệu quả, ổn định, liên tục, an toàn và bảo mật thông tin theo quy định tại Quy chế này.

- Tiếp nhận, xử lý và tổng hợp yêu cầu của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động Kiểm toán nhà nước trong quá trình khai thác, sử dụng phần mềm; phân tích, đánh giá các yêu cầu và trình Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước thực hiện nâng cấp, mở rộng phần mềm (nếu cần thiết).

- Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm (khi có yêu cầu).

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan nghiên cứu, đề xuất giải pháp và kinh phí duy trì hoạt động, nâng cấp, phát triển phần mềm, bổ sung hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo phần mềm hoạt động an toàn, ổn định, hiệu quả.

- Định kỳ hằng năm (hoặc đột xuất) báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước tình hình quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm.

- Thực hiện quản trị và hỗ trợ các đơn vị sử dụng phần mềm, thông báo cho các đơn vị về sự cố hoặc nguy cơ xảy ra sự cố hoặc lịch bảo trì, nâng cấp hệ thống có ảnh hưởng đến việc quản lý và sử dụng phần mềm; tổ chức thực hiện quy trình khắc phục khi sự cố xảy ra.

- Kiểm tra và đề xuất giải pháp đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu theo quy định hiện hành.

- Tổ chức kiểm tra, giám sát, theo dõi việc khai thác, sử dụng phần mềm và đánh giá định kỳ theo Bộ tiêu chí và phương pháp đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của Kiểm toán nhà nước.

- Định kỳ tổ chức sao lưu dữ liệu của phần mềm theo quy định. Tổ chức việc tích hợp, đồng bộ dữ liệu có liên quan với nhau giữa hệ thống các phần mềm.