Hướng dẫn cách đọc ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC ra sao? Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử thế nào?

Số 1

Phản ánh loại hóa đơn điện tử GTGT

Số 2

Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

Số 3

Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công

Số 4

Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

Số 5

Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ

Số 6

Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

Số 7

Phản ánh hóa đơn thương mại điện tử

Số 8

Phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí

Số 9

Phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí

+ Chữ T

Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

+ Chữ D

Áp dụng đối với hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng

+ Chữ L

Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

+ Chữ M

Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

+ Chữ N

Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

+ Chữ B

Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

+ Chữ G

Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT

+ Chữ H

Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng;

+ Chữ X

Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử

+ Chữ F

Áp dụng đối với hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế

+ “2C26TBB” - là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1C26LBB” - là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ “1K26TYY” - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1K26DAA” - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ “3C26DYY” - là hóa đơn điện tử bán tài sản công có mã được lập năm 2026 của cơ quan thuế;

+ “3K26DYY” - là hóa đơn điện tử bán tài sản công không có mã được lập năm 2026 của cơ quan thuế;

+ “6K26NAB” - là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

+ “6K26BAB” - là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

+ “7K26XAB” - là hóa đơn thương mại điện tử loại không có mã được lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

[1] Sửa đổi giải thích từ ngữ về "sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ" tại Nghị định 254

Tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“7. ... Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn (đối với hóa đơn giấy đã phát hành, sử dụng trong giai đoạn trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử);”

Trước đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

"9. Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng: Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ);”

[2] Về Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 6 Nghị định 254)

(i) Bổ sung đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon;

(ii) Bổ sung quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định này thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền;

(iii) Bổ sung quy định về việc sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, cụ thể:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế;

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử mà có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

(iv) Sửa đổi, bổ sung quy định về cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh:

- Sửa đổi: Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo quy định của pháp luật thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế khác;

- Bổ sung: Cấp hóa đơn bán tài sản công có mã của cơ quan thuế trong trường hợp cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức xử lý tài sản công là người nộp thuế giá trị gia tăng bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn;

- Bỏ: quy định cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh đối với doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

(v) Bổ sung quy định sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cụ thể:

- Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử để thu phí ủy thác của cơ sở có hàng hóa ủy thác;

- Trường hợp các bên tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh phân chia doanh thu và có thỏa thuận cử một bên làm đại diện có trách nhiệm lập hóa đơn cho khách hàng thì các bên còn lại trong hợp đồng hợp tác kinh doanh lập hóa đơn cho bên đại diện phần doanh thu được chia cho từng bên theo hợp đồng;

- Trường hợp các bên tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh theo phân chia chi phí và có thỏa thuận cử một bên làm đại diện có trách nhiệm nhận hóa đơn của người bán thì bên đại diện nhận hóa đơn lập hóa đơn để phân chia phần chi phí cho các bên còn lại theo hợp đồng.

[3] Về Trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 7 Nghị định 254)

Bổ sung 01 Điều mới quy định các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

"1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế theo quy định pháp luật quản lý thuế.

4. Các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, các khoản thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm), nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh."

Đối với giao dịch bán ngoại tệ, căn cứ hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị, cuối tháng đơn vị thực hiện lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng, chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin từng giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết giao dịch bán ngoại tệ khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

5. Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.

6. Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

7. Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.

8. Các trường hợp theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6, điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế GTGT:

- Hàng hóa, dịch vụ tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh;

- Hàng hóa, dịch vụ xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ sản xuất, kinh doanh;

- Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh.

[4] Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 6 Thông tư 91)

(i) Sửa đổi quy định về trường hợp có thay đổi các thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trừ trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện sinh trắc học, cụ thể:

- Tại Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:

“a) Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trình tự thủ tục thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;”

- Tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định: “a) Trường hợp người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử do thay đổi thông tin về người đại diện theo pháp luật; đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thành viên góp vốn, chủ sở hữu thì trình tự thủ tục thực hiện theo quy định tại khoản 1a Điều này.”

(ii) Sửa đổi thời hạn từ 02 ngày lên 03 ngày làm việc đối với người nộp thuế thực hiện giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong trường hợp cơ quan thuế ban hành thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu.

[5] Tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 7 Thông tư 91)

Sửa đổi tiêu chí 3: Người nộp thuế đăng ký địa chỉ trụ sở chính không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính hoặc tại căn hộ chung cư (không bao gồm căn hộ hoặc phần diện tích của nhà chung cư được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh theo quy định của pháp luật), trừ trường hợp cá nhân kinh doanh.

[6] Các trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 8 Thông tư 91)

(i) Bổ sung trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế của đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ thì cơ quan thuế yêu cầu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bổ sung thông tin trong thời hạn 10 ngày làm việc. Sau thời hạn này, nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thực hiện, cơ quan thuế thực hiện tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;

(ii) Bổ sung trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin tài liệu theo Thông báo lần 2 mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế ban hành thông báo về việc ngừng sử dụng hóa đơn;

(iii) Bổ sung quy định cơ quan thuế gửi thông báo ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cho người nộp thuế và bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn trong trường hợp người nộp thuế thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này nhằm đảm bảo tổ chức nhận ủy nhiệm có cơ sở để ngừng lập hóa đơn thay người bán ngay tại thời điểm người bán bị ngừng sử dụng hóa đơn.