Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử bao gồm những hoạt động nào?

Nội dung chính

• Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử bao gồm những hoạt động nào?
• Việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư 13/2023/TT-BNV được thực hiện như thế nào?
• Người làm lưu trữ có trách nhiệm gì trong việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử?

Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử bao gồm những hoạt động nào?

Thông tư 13/2023/TT-BNV được ban hành vào ngày 31/08/2023 nhằm hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Tại Điều 7 Thông tư 13/2023/TT-BNV quy định về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử như sau:

Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

1. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm:

a) Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

b) Xác định giá trị tài liệu;

c) Bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ;

đ) Thống kê tài liệu lưu trữ;

e) Tiêu hủy tài liệu lưu trữ;

g) Sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.

Theo đó, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm:

- Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Xác định giá trị tài liệu.

- Bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ.

- Thống kê tài liệu lưu trữ.

- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ.

- Sử dụng tài liệu lưu trữ.

Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử bao gồm những hoạt động nào?

Việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư 13/2023/TT-BNV được thực hiện như thế nào?

Việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 5 Thông tư 13/2023/TT-BNV.

Theo đó, việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện như sau:

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư 13/2023/TT-BNV và Điều 7 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ 2011.

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

- Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV và bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Người làm lưu trữ có trách nhiệm gì trong việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử?

Tại Điều 9 Thông tư 13/2023/TT-BNV quy định về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

2. Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm:

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

b) Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

c) Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

d) Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Theo đó, người làm lưu trữ có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử như sau:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

- Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Thông tư 13/2023/TT-BNV sẽ có hiệu lực từ ngày 15/10/2023