|
BỘ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 13/2023/TT-BNV
|
Hà Nội, ngày 31
tháng 8 năm 2023
|
THÔNG TƯ
HƯỚNG
DẪN LƯU TRỮ HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ
Căn cứ Luật Lưu trữ
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 63/2022/NĐ-CP
ngày 12 tháng 9 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP
ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa
liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của
Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ
tục hành chính;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi
trường điện tử;
Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP
ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số
của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 42/2022/NĐ-CP
ngày 24 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch
vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫn
lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành
chính điện tử.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước (sau đây viết
tắt là cơ quan, tổ chức) và cá nhân thực hiện giải quyết thủ tục hành chính.
Điều 3. Thành phần hồ sơ thủ tục
hành chính điện tử nộp lưu
1. Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan,
tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều
4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong
số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành
chính trên môi trường điện tử.
2. Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp
qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu
điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có
thẩm quyền giải quyết.
3. Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định tại
khoản 1, khoản 2 Điều này và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết
thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ,
cấp tỉnh (nếu có).
Điều 4. Định dạng hồ sơ thủ tục
hành chính điện tử nộp lưu
1. Đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được số
hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua Cổng
Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định
tại Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP.
2. Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện
tử
a) Tài liệu hành chính: định dạng .PDF, phiên bản
1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định
tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; tài liệu của cá nhân, doanh
nghiệp phải được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
b) Tài liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành.
3. Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết
nối của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT
ngày 25 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành
quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết
nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa
điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành.
4. Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được
thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP
ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa
liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
a) Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận
thủ tục hành chính.
b) Ngày, tháng, năm, tiếp nhận.
c) Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.
5. Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện
theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg
ngày 22 tháng 7 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của
các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa
phương.
Điều 5. Nộp lưu hồ sơ thủ tục
hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông
tư này và Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01
năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu
vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được
giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư này và
bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ
quan.
4. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu
vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục
hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 6. Kết nối giữa Hệ thống
thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý
tài liệu điện tử
1. Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
cấp bộ, cấp tỉnh được kết nối với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định
tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm
2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước
để đáp ứng yêu cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
2. Người đứng đầu bộ, ngành, địa phương có trách
nhiệm chỉ đạo xây dựng, triển khai thực hiện phương án kết nối giữa hai (02) Hệ
thống để thực hiện thu thập, nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử và chia sẻ
dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phục vụ giải quyết công việc của bộ,
ngành, địa phương.
3. Trong trường hợp hai (02) Hệ thống chưa được kết
nối, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phải được lưu giữ trên Hệ thống thông tin
giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ theo quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều 5 và Điều 7 Thông
tư này.
Điều 7. Hoạt động nghiệp vụ lưu
trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
1. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục
hành chính điện tử, gồm:
a) Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
b) Xác định giá trị tài liệu;
c) Bảo quản tài liệu lưu trữ;
d) Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ;
đ) Thống kê tài liệu lưu trữ;
e) Tiêu hủy tài liệu lưu trữ;
g) Sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ
tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo
quản tài liệu lưu trữ điện tử và Thông tư số 10/2022/TT-BNV
ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản
tài liệu.
Điều 8. Sử dụng hồ sơ thủ tục
hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được sử dụng để
giải quyết thủ tục hành chính và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của cơ
quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu phải
được sử dụng trực tuyến thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống
thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.
3. Lưu trữ cơ quan phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ
thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản quy phạm
pháp luật có liên quan.
4. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ
quan phải bảo đảm tính năng cho phép trích xuất dữ liệu từ hồ sơ thủ tục hành
chính điện tử dưới dạng văn bản điện tử theo định dạng quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư này hoặc in ra văn bản giấy để phục vụ
giải quyết thủ tục hành chính.
Điều 9. Trách nhiệm lưu trữ hồ
sơ thủ tục hành chính điện tử
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi
nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao
hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ
tục hành chính điện tử.
2. Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ
quan đúng quy định.
3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm:
a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn
việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
b) Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo
quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
c) Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá
trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
d) Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết
giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức.
Điều 10. Hiệu lực thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15
tháng 10 năm 2023.
2. Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật viện dẫn
tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp
luật khác thì thực hiện theo quy định tại các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc
thay thế.
Điều 11. Tổ chức thực hiện
1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng
cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương và các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thực hiện Thông tư này.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng
mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân phản ánh về Bộ Nội vụ để
được hướng dẫn hoặc xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Ban Bí thư Trung ương Đảng;
- Thủ tướng Chính phủ;
- Các Phó Thủ tướng Chính phủ;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng;
- Văn phòng Tổng Bí thư;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Chính phủ;
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
- Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia;
- Cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Cục Kiểm tra VBQPPL (Bộ Tư pháp);
- Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;
- Công báo; Cổng thông tin điện tử Chính phủ, Cổng Thông tin điện tử Bộ Nội vụ;
- Lưu: VT, Cục VTLTNN.
|
BỘ TRƯỞNG
Phạm Thị Thanh Trà
|