Có những loại sổ kế toán nào? Nguyên tắc khi mở sổ kế toán và các trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử đối với hoạt động xã hội, từ thiện?

Nội dung chính

• Mục đích phải mở sổ kế toán đối với hoạt động xã hội, từ thiện là gì?
• Có những loại sổ kế toán nào?
• Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán như thế nào?
• Nguyên tắc khi mở sổ kế toán và các trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử đối với hoạt động xã hội, từ thiện?

Mục đích phải mở sổ kế toán đối với hoạt động xã hội, từ thiện là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Thông tư 41/2022/TT-BTC quy định mục đích phải mở sổ kế toán như sau:

"Điều 6. Quy định về sổ kế toán

1. Đơn vị phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Việc bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản có liên quan và quy định tại Thông tư này."

Như vậy, mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Có những loại sổ kế toán nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Thông tư 41/2022/TT-BTC quy định về các loại sổ kế toán được quy định như sau:

"Điều 6. Quy định về sổ kế toán

...

2. Các loại sổ kế toán

a) Mỗi đơn vị chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm số kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.

b) Mẫu sổ kế toán tổng hợp:

- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chỉnh đã phát sinh theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.

- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc chỉ chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Số liệu trên Số Cải phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, nợ phải trà, doanh thu, chi phí của đơn vị.

c) Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết:

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để phản ánh, theo dõi các thông tin chi tiết của đơn vị theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính toán, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và bảo cáo khác (nếu có).

Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kẻ toán riêng biệt, đơn vị được bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và báo cáo khác theo yêu cầu quản lý."

Như vậy, hiện nay bao gồm 02 loại mẫu sổ kế toán là: Mẫu sổ kế toán tổng hợp và mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Có những loại sổ kế toán nào? Nguyên tắc khi mở sổ kế toán và các trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử đối với hoạt động xã hội, từ thiện? (Hình từ internet)

Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán như thế nào?

Căn cứ khoản 3 Điều 6 Thông tư 41/2022/TT-BTC quy định về trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán được quy định như sau:

"Điều 6. Quy định về sổ kế toán

...

3. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

a) Sổ kế toán phải được lập kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sộ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán tương ứng dụng để ghi sổ.

b) Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề, đảm bảo liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

c) Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi số, Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về nội dung ghi trong số trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bản giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ, nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận."

Như vậy, trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán được quy định như trên.

Nguyên tắc khi mở sổ kế toán và các trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử đối với hoạt động xã hội, từ thiện?

Căn cứ khoản 4 Điều 6 Thông tư 41/2022/TT-BTC quy định về nguyên tắc và các trường hợp để mở số kế toán như sau:

"Điều 6. Quy định về sổ kế toán

...

4. Mở sổ kế toán.

a) Nguyên tắc mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh từ ngày 01/01 của năm tài chính mới. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

b) Trường hợp mở sổ kế toán thủ công:

Đơn vị phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

- Đối với sổ kế toán đóng thành quyền:

- Ngoài bia (góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị, giữa bia ghi tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá số; họ tên và chữ ký của người lập số, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị kỷ tên, đóng dấu, ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ trang một (01) đến hết trong số cuối cùng, giữa hai trang số phải đóng dấu giáp lai của đơn vị.

+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.

- Đối với số tờ rời:

+ Đẩu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Số đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rơi phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tim.

c) Trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử:

Phải đảm bảo các yếu tố của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kể toán. Nếu lựa chọn lưu trừ sổ kế toán trên phương tiện điện tử thi vẫn phải in số kẻ toán tổng hợp và giây, đồng thành quyền và phải làm đầy đủ các thủ tục quy định nêu tại điểm b, khoản 4 Điều này.

Các sổ kế toán còn lại, nếu không in ra giấy, mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trừ."

Như vậy, hiện nay có 2 phương thức mở sổ kế toán là mở sổ kế toán thủ công, lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử. Trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử đối với hoạt động xã hội, từ thiện phải đảm bảo các yêu cầu nêu trên.

Thông tư 41/2022/TT-BTC có hiệu lực từ 01/9/2022.