Cửa hàng xăng dầu lập phiếu thu sau khi xuất hóa đơn bán hàng có phải cung cấp phiếu thu cho bên mua không?

Nội dung chính

• Cửa hàng xăng dầu có phải lập phiếu thu khi xuất hóa đơn bán hàng hay không?
• Cửa hàng xăng dầu khi lập phiếu thu sau khi xuất hóa đơn bán hàng có phải cung cấp phiếu thu cho bên mua không?
• Mẫu phiếu thu hiện nay được sử dụng theo mẫu nào? Cách ghi phiếu thu ra sao?

Cửa hàng xăng dầu có phải lập phiếu thu khi xuất hóa đơn bán hàng hay không?

Căn cứ Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về việc lập phiếu thu như sau:

Nguyên tắc kế toán tiền

1. Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

2. Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.

3. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

4. Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

- Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;

- Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

5. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.

Theo quy định thì khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

Như vậy, khi xuất hóa đơn bán hàng thì cửa hàng xăng dầu cần phải lập phiếu thu và có đủ chữ ký theo quy định pháp luật.

Cửa hàng xăng dầu khi lập phiếu thu sau khi xuất hóa đơn bán hàng có phải cung cấp phiếu thu cho bên mua không?

Căn cứ Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 111 như sau:

Tài khoản 111 – Tiền mặt

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”.

b) Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.

c) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.

d) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.

đ) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

...

Theo đó, về nguyên tắc khi thu tiền thì phải lập phiếu thu có đủ chữ ký của các bên. Vì vậy, nếu bên cửa hàng xăng dầu không lập phiếu thu thì được xem vi phạm nguyên tắc kế toán.

Tuy nhiên, hiện không có quy định cụ thể nào là phải cung cấp phiếu thu cho bên mua. Do đó, việc cung cấp phiếu thu sẽ hoàn toàn do thỏa thuận, trao đổi giữa công ty anh và bên phía cửa hàng xăng dầu.

Cửa hàng xăng dầu khi lập phiếu thu sau khi xuất hóa đơn bán hàng có phải cung cấp phiếu thu cho bên mua không? (Hình từ Internet)

Mẫu phiếu thu hiện nay được sử dụng theo mẫu nào? Cách ghi phiếu thu ra sao?

Theo Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tải về quy định về mẫu phiếu thu như sau:

Theo đó, khi lập phiếu thu thì các thông thông tin trên phiếu phải được ghi như sau:

- Góc trên bên trái của Phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.

- Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.

- Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền.

- Dòng “Lý do nộp" ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,...

- Dòng “Số tiền": Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD ...

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.

Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.

Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.

Chú ý:

+ Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ.

+ Liên phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.