Cơ quan, tổ chức nhà nước đã lưu trữ văn bản trên hệ thống điện tử thì có cần phải lưu trữ văn bản giấy nữa hay không?

Nội dung chính

• Cơ quan, tổ chức nhà nước đã lưu trữ văn bản trên hệ thống điện tử thì có cần phải lưu trữ văn bản giấy nữa hay không?
• Quy định về hệ thống quản lý tài liệu điện tử có những nội dung nào?
• Việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần tuân theo những nguyên tắc nào?

Cơ quan, tổ chức nhà nước đã lưu trữ văn bản trên hệ thống điện tử thì có cần phải lưu trữ văn bản giấy nữa hay không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về việc lưu văn bản điện tử như sau:

Lưu văn bản đi

...

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

Như vây, theo quy định trên thì việc lưu văn bản giấy sau khi đã lưu văn bản điện tử được thực hiện như sau;

- Không lưu trữ văn bản giấy: Đối với cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan

- Tạo bản chính văn bản giấy lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc: Đối với cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

Cơ quan, tổ chức đã lưu trữ văn bản trên hệ thống điện tử thì có cần phải lưu trữ văn bản giấy nữa hay không? (Hình từ Internet)

Quy định về hệ thống quản lý tài liệu điện tử có những nội dung nào?

Căn cứ vào nội dung tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

(1) Yêu cầu chung khi thiết kế

- Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả.

- Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác.

- Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.

- Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu.

- Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.

- Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.

- Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng.

- Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.

(2) Yêu cầu về chức năng của hệ thống

- Tạo lập và theo dõi văn bản;

- Kết nối, liên thông

- Lập và quản lý hồ sơ

- Bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ

- Thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ

- Quản lý dữ liệu đặc tả

- Thu hồi văn bản

(3) Yêu cầu về quản trị hệ thống

- Hệ thống cho phép người được giao quản trị Hệ thống thực hiện những nhiệm vụ sau:

+ Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau.

+ Phân quyền cho người sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức.

+ Truy cập vào hồ sơ và dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định của cơ quan, tổ chức.

+ Thay đổi quyền truy cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định của cơ quan, tổ chức.

+ Thay đổi quyền truy cập của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về vị trí công tác của cá nhân đó.

+ Phục hồi thông tin, dữ liệu đặc tả trong trường hợp lỗi hệ thống và thông báo kết quả phục hồi.

+ Khóa hoặc đóng băng các tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả năng di chuyển, xóa hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của người có thẩm quyển.

- Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.

- Thiết lập kết nối liên thông.

(4) Thông tin đầu ra của hệ thống

- Sổ đăng ký văn bản đến

- Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến

- Sổ đăng ký văn bản đi

- Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đi

- Mục lục văn bản trong hồ sơ

- Mục lục hồ sơ.

Việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần tuân theo những nguyên tắc nào?

Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử được quy định tại Mục I Phần I Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP với những nội dung sau:

- Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định.

- Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống.

- Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong Hệ thống.

- Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khi được yêu cầu.

Tải Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Tại đây.