Cơ quan nhà nước có bắt buộc phải chuyển sang sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy hay không?

Nội dung chính

• Cơ quan nhà nước có bắt buộc phải chuyển sang sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy hay không?
• Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước có giá trị pháp lý thay thế văn bản giấy trước đó hay không?
• Cơ quan nhà nước ứng dụng công nghệ thông tin thông qua văn bản điện tử vào hoạt động của cơ quan mình theo nguyên tắc nào?

Cơ quan nhà nước có bắt buộc phải chuyển sang sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy hay không?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 64/2007/NĐ-CP quy định về vấn đề tăng cường sử dụng văn bản điện tử của cơ quan nhà nước cụ thể như sau:

Tăng cường sử dụng văn bản điện tử

1. Người đứng đầu cơ quan nhà nước ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.

2. Các loại biểu mẫu hành chính cần thiết giải quyết công việc cho người dân, tổ chức từng bước được chuẩn hóa theo quy định tại Điều 19 Nghị định này và công bố công khai trên trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

3. Trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật, mạng nội bộ của cơ quan nhà nước phải kết nối với cơ sở hạ tầng thông tin của Chính phủ để thực hiện việc gửi, trao đổi, xử lý văn bản hành chính trong cơ quan hoặc với các cơ quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng.

4. Cơ quan nhà nước phải xây dựng và ban hành quy chế sử dụng mạng nội bộ, bảo đảm khai thác hiệu quả các giao dịch điện tử trong xử lý công việc của mọi cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin theo quy định tại Điều 41 Nghị định này; tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc.

5. Cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước phải cập nhật đầy đủ hoặc có đường liên kết đến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu trên môi trường mạng của cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chế việc sao chụp văn bản giấy nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

Có thể thấy, pháp luật hiện hành chỉ có quy định yêu cầu người đứng đầu cơ quan nhà nước ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.

Do đó, việc sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy không phải là một yêu cầu bắt buộc thực hiện ngay mà còn cần có thời gian và quá trình, đồng thời có kế hoạch thực hiện sao cho phù hợp với hoạt động của từng cơ quan.

Cơ quan nhà nước có bắt buộc phải chuyển sang sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy hay không?

Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước có giá trị pháp lý thay thế văn bản giấy trước đó hay không?

Căn cứ Điều 35 Nghị định 64/2007/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử được sử dụng trong cơ quan nhà nước như sau:

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước.

2. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.

Theo đó, trường hợp văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước.

Đồng thời, từ Điều 36 đến Điều 40 Nghị định 64/2007/NĐ-CP có một số quy định liên quan đến văn bản điện tử của cơ quan nhà nước như sau:

(1) Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.

2. Cơ quan nhà nước được Chính phủ giao trách nhiệm có nhiệm vụ xây dựng hệ thống thông tin bảo đảm xác định thời điểm nhận và gửi văn bản điện tử. Thời điểm nhận là thời điểm văn bản điện tử nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định.

(2) Thông báo nhận được văn bản điện tử

Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.

(3) Tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ lưu trữ

1. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử.

2. Việc sao lưu hoặc biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử.

3. Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm chính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó.

(4) Xử lý văn bản điện tử

Cơ quan nhà nước có quyền sử dụng các biện pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và để phân loại nhưng bảo đảm không thay đổi nội dung văn bản điện tử đó.

(5) Sử dụng chữ ký điện tử

1. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng.

2. Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Cơ quan nhà nước ứng dụng công nghệ thông tin thông qua văn bản điện tử vào hoạt động của cơ quan mình theo nguyên tắc nào?

Căn cứ Điều 24 Luật Công nghệ thông tin 2006 quy định về nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung như sau:

Nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước

1. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải được ưu tiên, bảo đảm tính công khai, minh bạch nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước; tạo điều kiện để nhân dân thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ công dân.

2. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải thúc đẩy chương trình đổi mới hoạt động của cơ quan nhà nước và chương trình cải cách hành chính.

3. Việc cung cấp, trao đổi thông tin phải bảo đảm chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng.

4.Quy trình, thủ tục hoạt động phải công khai, minh bạch.

5. Sử dụng thống nhất tiêu chuẩn, bảo đảm tính tương thích về công nghệ trong toàn bộ hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước.

6. Bảo đảm an ninh, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả.

7. Người đứng đầu cơ quan nhà nước phải chịu trách nhiệm về việc ứng dụng công nghệ thông tin thuộc thẩm quyền quản lý của mình.