Thế nào là văn bản điện tử? Văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước khác gì so với với văn bản giấy trong công tác quản lý văn bản?

Thế nào là văn bản điện tử?

Ngày 05/03/2020 Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, trong đó văn bản điện tử được quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Thế nào là văn bản điện tử? Văn bản điện tử khác gì so với với văn bản giấy trong công tác quản lý văn bản? (Hình từ Internet)

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong công tác văn thư của cơ quan nhà nước được quy định thế nào?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức nhà nước như sau:

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Theo đó, văn bản điện tử sẽ có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng điều kiện: Có chữ ký số đúng quy định pháp luật đồng thời được ký bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức.

Chữ ký số trên văn bản điện tử là gì?

Theo khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về giải thích từ ngữ như sau:

Giải thích từ ngữ

...

12. Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.

Theo Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về chữ ký điện tử như sau:

Chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử được phân loại theo phạm vi sử dụng bao gồm:

a) Chữ ký điện tử chuyên dùng là chữ ký điện tử do cơ quan, tổ chức tạo lập, sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó phù hợp với chức năng, nhiệm vụ;

b) Chữ ký số công cộng là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công cộng và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng;

c) Chữ ký số chuyên dùng công vụ là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.

2. Chữ ký điện tử chuyên dùng phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

a) Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;

b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;

c) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;

d) Hiệu lực của chữ ký điện tử chuyên dùng có thể được kiểm tra theo điều kiện do các bên tham gia thỏa thuận.

3. Chữ ký số là chữ ký điện tử đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

a) Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;

b) Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;

c) Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;

d) Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

đ) Phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số. Trường hợp chữ ký số chuyên dùng công vụ phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ. Trường hợp chữ ký số công cộng phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

e) Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; bảo đảm dữ liệu được dùng để tạo chữ ký số chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; không làm thay đổi dữ liệu cần ký.

4. Việc sử dụng các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử để thể hiện sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu mà không phải là chữ ký điện tử thực hiện theo quy định khác của pháp luật có liên quan.

Như vậy, Chữ ký số là chữ ký điện tử đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

- Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;

- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;

- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;

- Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

- Phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số. Trường hợp chữ ký số chuyên dùng công vụ phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ. Trường hợp chữ ký số công cộng phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

- Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; bảo đảm dữ liệu được dùng để tạo chữ ký số chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; không làm thay đổi dữ liệu cần ký.

Quản lý văn bản điện tử được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Chương III Nghị định 30/2020/NĐ-CP về quản lý văn bản thì công tác quản lý văn bản bao gồm cả văn bản đến, văn bản đi của văn bản giấy và văn bản điện tử.

Trong đó trình tự quản lý của văn bản điện tử quy định tại Điều 14 và Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Trình tự quản lý văn bản đi

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Trình tự văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Như vậy, trình tự văn bản đến và đi giữa văn bản giấy và văn bản điện tử không có quá nhiều khác biệt, tuy nhiên văn bản điện tử vẫn có những điểm khác so với với văn bản giấy trong công tác quản lý văn bản như sau:

- Việc cấp số, thời gian ban hành của văn bản điện tử được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

- Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Đối với trường hợp thu hồi văn bản thì khi nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

- Khi lưu văn bản điện tử cần tuân thủ những quy định sau:

+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

- Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư cơ quan cần phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.

Xem thêm: Lịch nộp thuế 2024 quan trọng doanh nghiệp, kế toán cần lưu ý