Có phải thực hiện thủ tục pháp lý xuất hóa đơn cho người mua khi người mua hoàn trả lại hàng hóa không?

Nội dung chính

• Có phải thực hiện thủ tục pháp lý xuất hóa đơn cho người mua khi người mua hoàn trả lại hàng hóa không?
• Hóa đơn trả lại hàng hóa được doanh nghiệp kê khai như thế nào theo quy định hiện nay?
• Thủ tục pháp lý về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế ra sao?

Có phải thực hiện thủ tục pháp lý xuất hóa đơn cho người mua khi người mua hoàn trả lại hàng hóa không?

Việc hàng hóa bị hoàn trả lại cho đơn vị sản xuất (người bán) là việc thường xuyên xảy ra trong quá trình kinh doanh sản xuất.

Hàng hóa bị hoàn trả lại cho doanh nghiệp có thể là do mặt hàng đó chưa đáp ứng được chất lượng sản phẩm, chủng loại hoặc quy cách hàng hóa,...và nhiều lý do khác có thể xuất hiện trong kinh doanh.

Vậy trong trường hợp hàng hóa bị trả lại thì doanh nghiệp có phải thực hiện thủ tục pháp lý là xuất hóa đơn cho bên mua hay không?

Nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ được quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

...

Bên cạnh đó, tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 có nêu như sau:

…

Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.

Đối với trường hợp hàng hóa đã mua trước 01/01/2023 thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT 8%.

...

Từ quy định vừa nêu thì có thể thấy nếu mặt hàng bị hoàn trả vì bất kì lý do nào (không đáp ứng được về chất lượng, chủng loại, quy cách sản phẩm,...) thì phía doanh nghiệp phải lập và xuất hóa đơn cho người mua để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập.

Hóa đơn trả lại hàng hóa được doanh nghiệp kê khai như thế nào theo quy định hiện nay?

Căn cứ Công văn 28218/CTHN-TTHT năm 2022 có hướng dẫn về kỳ kê khai đối với hóa đơn trả lại hàng hóa như sau:

...

Trường hợp Công ty có lập hóa đơn trả lại hàng, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế theo quy định tại Điều 4 và Điều 19 tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên thì Công ty thực hiện kê khai thuế GTGT đối với các hóa đơn trên như sau:

- Đối với hóa đơn trả lại hàng: Công ty thực hiện kê khai tại kỳ phát sinh lập hóa đơn trả lại hàng.

- Đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế: Công ty thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh tại kỳ tính thuế có sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

...

Theo đó, đối với trường hợp xuất hóa đơn do hàng hóa bị trả lại thì doanh nghiệp cần thực hiện kê khai hóa đơn đó tại kỳ phát sinh lập hóa đơn trả lại hàng.

Có phải thực hiện thủ tục pháp lý xuất hóa đơn cho người mua khi người mua hoàn trả lại hàng hóa không? (Hình từ Internet)

Thủ tục pháp lý về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế ra sao?

Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế thì doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Cách thứ nhất: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Cách thứ hai: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).